Prompts Σύνταξη Κειμένων

Βοήθησέ με να συντάξω ένα email για ένα ευαίσθητο θέμα. Παραλήπτης: [παραλήπτης και σχέση, π.χ. σημαντικός πελάτης, προϊστάμενος, συνεργάτης]. Τι πρέπει να πω: [το δύσκολο μήνυμα, π.χ. άρνηση αιτήματος, ανακοίνωση καθυστέρησης, διαφωνία, διεκδίκηση οφειλής]. Πλαίσιο: [χρήσιμο ιστορικό]. Τι θέλω να διασφαλίσω: [τη σχέση, το συμβόλαιο, την αξιοπιστία μου…]. Αναμενόμενο αποτέλεσμα: [τι πρέπει να κάνει ή να καταλάβει ο παραλήπτης].

Σύνταξε το email: ουδέτερο αλλά ακριβές θέμα, το κύριο μήνυμα στις πρώτες 3 γραμμές (όχι θαμμένο μετά από προλογικές ευγένειες), τα γεγονότα πριν από τις ερμηνείες, το αίτημα ή το επόμενο βήμα στο τέλος με συγκεκριμένη προθεσμία.

Στη συνέχεια, πρότεινε μια πιο άμεση εκδοχή και μια πιο ήπια, εξηγώντας για ποιο πλαίσιο ενδείκνυται η καθεμία. Μέγιστη έκταση: 12 γραμμές. Χωρίς κενές εκφράσεις ή προληπτικές συγγνώμες.

Σύνοψε το ακόλουθο έγγραφο για [παραλήπτης της σύνοψης, π.χ. στέλεχος που έχει 5 λεπτά] ο οποίος πρέπει να αποφασίσει για [απόφαση που πρέπει να ληφθεί].

Έγγραφο: [επικόλληση κειμένου]

Μορφή: η ουσία σε μέγιστο 5 γραμμές (τι πρέπει να συγκρατήσει κανείς αν δεν διαβάσει τίποτα άλλο), τα βασικά μεγέθη σε πίνακα (δεδομένο, τιμή, πηγή στο έγγραφο), τα σημεία που απαιτούν απόφαση με τις διαθέσιμες επιλογές, τα ασαφή σημεία ή οι εσωτερικές αντιφάσεις του εγγράφου (παράθεσε τα σχετικά αποσπάσματα), και τι ΔΕΝ αναφέρει το έγγραφο ενώ θα αναμενόταν για τη λήψη απόφασης.

Κανόνες: μην εισάγεις καμία εξωτερική πληροφορία, διαχώρισε σαφώς τι δηλώνει το έγγραφο από τι υπονοεί, και αν μια ενότητα αντιφάσκει με το συμπέρασμά της, ανάφερέ το πρώτο.

Επαναδιατύπωσε το ακόλουθο κείμενο σε απλή και κατανοητή γλώσσα. Πλαίσιο: αυτό το κείμενο είναι [τύπος κειμένου, π.χ. σελίδα ιστοτόπου, εσωτερικό σημείωμα, επιστολή πελάτη] και απευθύνεται σε [αναγνώστης]. Στόχος: [τι πρέπει να καταλάβει ή να κάνει ο αναγνώστης].

Κείμενο προς επεξεργασία: [επικόλληση κειμένου]

Κανόνες: μία ιδέα ανά πρόταση, προτάσεις με μέσο όρο 20 λέξεις, ενεργητική φωνή, αντικατάσταση της ορολογίας με κοινές λέξεις ([ορολογία που πρέπει να διατηρηθεί, π.χ. τεχνικοί όροι που γνωρίζει ο αναγνώστης]), αφαίρεση περιττών εκφράσεων («στο πλαίσιο του», «κρίνεται σκόπιμο να», «προκειμένου να καταστεί εφικτό»), διατήρηση όλων των γεγονότων και αριθμών.

Παράδωσε: το νέο κείμενο, τη λίστα με τις περικοπές που αλλάζουν το νόημα (για έλεγχο) και τον αριθμό λέξεων πριν/μετά.

Προετοίμασε την προφορική μου παρέμβαση. Περίσταση: [περίσταση, π.χ. κοπή πίτας, παρουσίαση προϊόντος, σεμινάριο]. Διάρκεια: [διάρκεια]. Κοινό: [κοινό και πιθανή διάθεση]. Μηνύματα που θέλω να περάσω: [μέγιστο 2 ή 3 μηνύματα]. Το φυσικό μου στυλ: [στυλ, π.χ. σοβαρό, ενθουσιώδες, με χιούμορ].

Γράψε το κείμενο ΓΙΑ ΠΡΟΦΟΡΙΚΟ ΛΟΓΟ: σύντομες προτάσεις, απλές λέξεις, σκόπιμες επαναλήψεις των βασικών μηνυμάτων, σαφείς μεταβάσεις. Δομή: μια εισαγωγή που δεν είναι το τυπικό «ευχαριστώ που είστε εδώ» (ξεκίνα με ένα γεγονός, μια σύντομη ιστορία από [στοιχείο προς ενσωμάτωση] ή μια ερώτηση), ανάπτυξη ανά μήνυμα με ένα συγκεκριμένο παράδειγμα για το καθένα, συμπέρασμα που επαναλαμβάνει ΤΟ κύριο μήνυμα και κλείνει με μια φράση που μένει στη μνήμη.

Πρόσθεσε οδηγίες για το ρυθμό (παύσεις, σημεία επιβράδυνσης) και μια συμπυκνωμένη εκδοχή στο 50% της διάρκειας σε περίπτωση που ο χρόνος πιέζει.

Προσάρμοσε το ακόλουθο κείμενο, που γράφτηκε αρχικά για [αρχικό κοινό], ώστε να είναι κατάλληλο για [νέο κοινό, π.χ. διοίκηση, προσωπικό πεδίου, μη τεχνικούς πελάτες, ευρύ κοινό].

Αρχικό κείμενο: [επικόλληση κειμένου]

Τι πρέπει να αλλάξει: το επίπεδο λεπτομέρειας (αυτό το κοινό χρειάζεται [αναμενόμενο επίπεδο: την απόφαση και τον αντίκτυπο / τη συγκεκριμένη διαδικασία / τη γενική εικόνα]), το λεξιλόγιο (μετάφρασε τεχνικούς ή εσωτερικούς όρους, κατέγραψέ τους ξεχωριστά), τα παραδείγματα (αντικατάστησέ τα με καταστάσεις που βιώνει αυτό το κοινό), η οπτική γωνία (ξεκίνα με αυτό που ενδιαφέρει ΑΥΤΟ το κοινό: [κύριο μέλημα του νέου κοινού]).

Τι δεν πρέπει να αλλάξει: τα γεγονότα, οι αριθμοί, οι δεσμεύσεις. Παράδωσε το προσαρμοσμένο κείμενο και ανάφερε σε 3 γραμμές τι θυσιάστηκε στην προσαρμογή (λεπτομέρειες που παραλείφθηκαν) για να κρίνω αν είναι αποδεκτό.

Έστειλα ένα email στον/στην [παραλήπτης και σχέση, π.χ. υποψήφιο πελάτη, συνάδελφο, προμηθευτή] σχετικά με [θέμα αρχικού email] στις [ημερομηνία], χωρίς απάντηση. Διακύβευμα: [τι έχει κολλήσει όσο δεν έχω απάντηση]. Ιστορικό: [προηγούμενες επαφές].

Σύνταξε 3 υπενθυμίσεις με χρονική απόσταση: η πρώτη ελαφριά (υπενθύμιση πλαισίου σε μία πρόταση, κλειστή ερώτηση), η δεύτερη που προσθέτει ένα νέο στοιχείο (χρήσιμη πληροφορία, επαναδιατύπωση αιτήματος, εναλλακτική πρόταση), η τρίτη που θέτει μια προθεσμία και ανακοινώνει τι θα κάνω χωρίς απάντηση (χωρίς απειλές ή παθητική-επιθετική διάθεση).

Περιορισμοί: μέγιστο 6 γραμμές ανά email, καμία κατηγορία («δεν μου απαντήσατε»), μία μόνο ερώτηση ανά μήνυμα, διατήρηση του θέματος ως απάντηση στην υπάρχουσα αλληλογραφία. Για κάθε υπενθύμιση, πρότεινε το συνιστώμενο διάστημα αποστολής μετά την προηγούμενη.

Πρέπει να ζητήσω από τον προϊστάμενό μου [φύση αιτήματος, π.χ. προϋπολογισμό, πρόσληψη, επιλογή μεταξύ δύο έργων, εκπαίδευση]. Πλαίσιο: [τρέχουσα κατάσταση και γιατί το αίτημα γίνεται τώρα]. Κόστος: [κόστος σε χρήμα, χρόνο ή ρίσκο]. Όφελος: [συγκεκριμένο όφελος για την ομάδα ή την εταιρεία]. Στυλ διοίκησης: [εστιάζει σε αριθμούς, σε συνθέσεις ή στη λεπτομέρεια].

Σύνταξε το email: σαφές θέμα, το πλαίσιο σε μέγιστο 3 γραμμές, το αίτημα διατυπωμένο ρητά, οι επιλογές που εξετάστηκαν με την τεκμηριωμένη πρότασή μου, η αναμενόμενη απόφαση και το χρονοδιάγραμμα.

Περιορισμοί: μέγιστο 15 γραμμές, κανένας παραπονέτικος τόνος, τα γεγονότα πριν από τις απόψεις, πρόβλεψη σε μία πρόταση της κύριας πιθανής αντίρρησης ([αναμενόμενη αντίρρηση]). Πρότεινε επίσης μια εκδοχή 6 γραμμών για γρήγορη ανάγνωση.

Σύνταξε ένα ευχαριστήριο email μετά από [τύπος συνάντησης, π.χ. συνέντευξη για δουλειά, εμπορικό ραντεβού, γνωριμία] με [συνομιλητής και ιδιότητα]. Σημαντικά σημεία της συζήτησης: [2 ή 3 συγκεκριμένα στοιχεία]. Τι θέλω να πετύχω στη συνέχεια: [επόμενο βήμα, π.χ. δεύτερο ραντεβού, σύσταση].

Το email πρέπει: να ευχαριστεί χωρίς υπερβολές, να αναφέρεται σε ΕΝΑ συγκεκριμένο σημείο της συζήτησης (για να δείξει προσοχή), να προσφέρει ένα μικρό χρήσιμο στοιχείο αν είναι δυνατόν ([πόρος ή πληροφορία που υποσχέθηκα]), και να προτείνει τη συνέχεια με συγκεκριμένη διατύπωση.

Περιορισμοί: μέγιστο 8 γραμμές, καμία αναφορά στο ότι στέλνεται εντός 24 ωρών (είναι αρχή, όχι περιεχόμενο), όχι λέξεις όπως «απίστευτη ευκαιρία», όχι επανάληψη όλου του βιογραφικού. Δώσε μια σοβαρή και μια πιο θερμή εκδοχή.

Έλαβα ένα επιθετικό ή κατηγορηματικό email. Αποστολέας και σχέση: [ποιος και η σημασία της σχέσης]. Το μήνυμα που έλαβα: [επικόλληση email]. Τα γεγονότα από την πλευρά μου: [τι συνέβη πραγματικά, με ημερομηνίες]. Το δικό μου μερίδιο ευθύνης: [τι αναγνωρίζω, ή τίποτα].

Σύνταξε μια απάντηση που: δεν απαντά σε καμία προσωπική επίθεση (τις αγνοούμε), παραθέτει τα γεγονότα με τη σειρά, αναγνωρίζει χωρίς περιστροφές ό,τι είναι βάσιμο, διορθώνει ήρεμα ό,τι είναι ανακριβές παραθέτοντας το συγκεκριμένο στοιχείο, και επαναφέρει τη συζήτηση σε ένα συγκεκριμένο επόμενο βήμα ([λύση ή ραντεβού]).

Περιορισμοί: μέγιστο 12 γραμμές, καμία ειρωνεία, όχι κεφαλαία για έμφαση, όχι εκφράσεις τύπου «καταλαβαίνω τον εκνευρισμό σας αλλά». Σύντομες προτάσεις. Αν το μήνυμα περιέχει νομική απειλή, επισήμανέ το μου και πρότεινε έλεγχο από νομικό πριν την αποστολή.

Θα απουσιάσω λόγω [τύπος απουσίας, π.χ. άδεια, επαγγελματικό ταξίδι] από [ημερομηνία έναρξης] έως [ημερομηνία επιστροφής]. Εκκρεμότητες: [λίστα υποθέσεων με την κατάστασή τους και την επόμενη προθεσμία]. Ποιος με αντικαθιστά: [άτομο/α και αρμοδιότητες]. Τι μπορεί να περιμένει την επιστροφή μου: [μη επείγοντα θέματα].

Σύνταξε δύο κείμενα. 1. Το αυτόματο μήνυμα απουσίας: ημερομηνίες, στοιχεία επικοινωνίας αντικαταστάτη ανά τύπο αιτήματος, χωρίς προσωπικές λεπτομέρειες, στα ελληνικά και στα αγγλικά αν [χρειάζεται αγγλική έκδοση: ναι/όχι]. 2. Το email παράδοσης στους αντικαταστάτες: ένας πίνακας ανά υπόθεση (θέμα, κατάσταση, επόμενη ενέργεια, προθεσμία, συνομιλητής, πού βρίσκονται τα έγγραφα), 2-3 γνωστά «αγκάθια» και ο κανόνας για επικοινωνία μαζί μου (ποτέ, ή μόνο αν [κριτήριο επείγοντος]).

Περιορισμοί: μήνυμα απουσίας μέγιστο 5 γραμμές, παράδοση εξαντλητική αλλά χωρίς περιττά λόγια, όλα τα λειτουργικά σε πίνακα.

Σύνταξε την πρόσκληση για μια σύσκεψη με θέμα [θέμα]. Συμμετέχοντες: [λίστα και ρόλος]. Προβλεπόμενη διάρκεια: [διάρκεια]. Επιδιωκόμενο αποτέλεσμα: [τι πρέπει να αποφασιστεί ή να παραχθεί στο τέλος, π.χ. επιλογή μεταξύ δύο λύσεων, επικύρωση πλάνου]. Σημεία προς συζήτηση: [λίστα σημείων].

Δομή: θέμα email που περιλαμβάνει το αντικείμενο ΚΑΙ τη φύση της σύσκεψης (απόφαση, ενημέρωση, εργασία), 2 γραμμές πλαισίου, ο στόχος σε μία πρόταση («στο τέλος αυτής της σύσκεψης, θα έχουμε...»), ημερήσια διάταξη με χρόνο (θέμα, διάρκεια, εισηγητής, αναμενόμενη απόφαση ή απλή ενημέρωση), η προετοιμασία που ζητείται από τον καθένα, και αναφορά σε ό,τι αφαιρέθηκε από την ατζέντα για να τηρηθεί ο χρόνος.

Περιορισμοί: η σύσκεψη πρέπει να χωράει σε [διάρκεια], οπότε πρότεινε να βγουν εκτός τα σημεία που δεν απαιτούν την παρουσία όλων. Ουδέτερος τόνος, χωρίς εταιρική ορολογία.

Σύνταξε το email ανακοίνωσης αύξησης τιμών στους πελάτες της [εταιρεία]. Ποιοι επηρεάζονται: [όλοι ή συγκεκριμένο τμήμα]. Η αύξηση: [παλιά τιμή, νέα τιμή ή ποσοστό], ισχύει από [ημερομηνία]. Πραγματικός λόγος: [αιτία, π.χ. αύξηση κόστους ενέργειας/πρώτων υλών, αναβάθμιση υπηρεσιών, ευθυγράμμιση μετά από χρόνια]. Τι προσφέρουμε για την εξομάλυνση: [τυχόν κίνηση, π.χ. διατήρηση τιμής μέχρι τότε, πρόσθετη παροχή, ή τίποτα].

Το email πρέπει: να ανακοινώνει την αύξηση στην πρώτη παράγραφο, να δίνει την αιτιολογία με ειλικρίνεια σε 1-2 γραμμές, να προσδιορίζει ακριβώς τι αλλάζει για ΤΟΝ πελάτη (πριν, μετά, από πότε), να υπενθυμίζει σύντομα την αξία που λαμβάνει, και να αναφέρει πού να απευθυνθεί για ερωτήσεις ([επαφή]).

Περιορισμοί: μέγιστο 15 γραμμές, όχι αόριστες διατυπώσεις («ενδέχεται να μεταβληθούν»), όχι ψεύτικα ευχάριστα νέα. Δώσε μια εκδοχή για πελάτες με συμβόλαιο των οποίων η τιμή δεν αλλάζει μέχρι τη λήξη.

Σύνταξε το email καλωσορίσματος για έναν νέο πελάτη της [εταιρεία] αμέσως μετά την υπογραφή της [υπηρεσία ή προϊόν]. Υπεύθυνοι από την πλευρά μας: [ποιος κάνει τι: εμπορικός υπεύθυνος, διαχειριστής έργου, υποστήριξη]. Τα βήματα που ακολουθούν: [στάδια έναρξης με συνήθεις προθεσμίες]. Τι χρειαζόμαστε από αυτόν για να ξεκινήσουμε: [έγγραφα, προσβάσεις, πληροφορίες].

Δομή: ένα ευχαριστώ σε μία πρόταση, υπενθύμιση του τι αγοράστηκε και του στόχου του πελάτη με δικά του λόγια ([στόχος πελάτη]), τα επόμενα βήματα σε λίστα με ημερομηνίες, η λίστα με ό,τι περιμένουμε από αυτόν με προθεσμία, το σωστό άτομο επικοινωνίας ανά τύπο ερώτησης, και μια αναφορά στο πρώτο ραντεβού ([ημερομηνία ή πρόταση ωρών]).

Περιορισμοί: μέγιστο 20 γραμμές, μηδέν υπερθετικοί βαθμοί, ο πελάτης πρέπει να μπορεί να ενεργήσει αμέσως μετά την ανάγνωση. Συμπερίλαβε θέμα email.

Σύνταξε μια εσωτερική εγκύκλιο για [εταιρεία ή τμήμα]. Θέμα: [η αλλαγή ή ο κανόνας, π.χ. νέο ωράριο, διαδικασία έγκρισης δαπανών, κανόνες χρήσης εργαλείου]. Ποιοι αφορά: [ποιοι]. Ημερομηνία έναρξης ισχύος: [ημερομηνία]. Λόγος αλλαγής: [πραγματικό κίνητρο]. Τι αντικαθιστά τι: [παλιός κανόνας αν υπάρχει].

Επιβεβλημένη δομή: πραγματικός τίτλος, ο νέος κανόνας στις πρώτες 2 γραμμές, ποιοι αφορά και από πότε, τι αλλάζει στην καθημερινότητα (πριν / μετά, σε πίνακα αν υπάρχουν πολλές περιπτώσεις), προβλεπόμενες εξαιρέσεις και ποιος τις εγκρίνει, υπεύθυνος επικοινωνίας για ερωτήσεις.

Περιορισμοί: μέγιστο μία σελίδα, σύντομες προτάσεις, καμία υποτιμητική διατύπωση, ο λόγος εξηγημένος με ειλικρίνεια. Αν το θέμα αφορά τη σύμβαση εργασίας ή τον εσωτερικό κανονισμό, πρόσθεσε τη σημείωση ότι απαιτείται έγκριση HR ή νομικού τμήματος πριν τη διάχυση.

Μετάτρεψε τις ακόλουθες πληροφορίες σε γραπτή διαδικασία για [εργασία, π.χ. επεξεργασία παραγγελίας, δημοσίευση στο site, κλείσιμο ταμείου]. Ποιος θα την εκτελεί: [προφίλ αναγνώστη, π.χ. νεοπροσληφθείς]. Συχνότητα: [συχνότητα]. Τι γνωρίζω για τη ροή: [ακατέργαστη περιγραφή του πώς γίνεται]. Εργαλεία: [λογισμικά, απαραίτητες προσβάσεις].

Δομή εξόδου: στόχος της διαδικασίας σε μία πρόταση, προαπαιτούμενα (προσβάσεις, υλικά, πληροφορίες), αριθμημένα βήματα (μία ενέργεια ανά βήμα, ξεκινώντας με ρήμα, με το ορατό αποτέλεσμα που επιβεβαιώνει την επιτυχία), σημεία ελέγχου («αν δεν βλέπετε το Χ, μην συνεχίσετε»), τα 3 πιο πιθανά λάθη και τι να κάνετε, και ποιον να καλέσετε αν κολλήσετε.

Περιορισμοί: κανένα αυτονόητο βήμα (όχι «ρυθμίστε το εργαλείο», πες πού να κάνει κλικ), σταθερό λεξιλόγιο. Επισήμανέ μου τα σημεία όπου η περιγραφή μου είναι πολύ ασαφής για να γραφτεί το βήμα.

Μετάτρεψε τις σημειώσεις της κλήσης μου σε πρακτικά για αποστολή στον συνομιλητή μου. Συνομιλητής: [ποιος, εταιρεία, θέση]. Πλαίσιο κλήσης: [γιατί μιλήσαμε]. Σημειώσεις: [επικόλληση σημειώσεων]. Διακύβευμα: [τι θέλω να κατοχυρώσω γραπτώς, π.χ. προφορική συμφωνία, προθεσμία, διαφωνία].

Σύνταξε το email: μια πρόταση πλαισίου (ημερομηνία και θέμα κλήσης), τα σημεία που συζητήθηκαν σε σύντομη λίστα, οι αποφάσεις ή συμφωνίες διατυπωμένες χωρίς ασάφειες («επιβεβαιώνετε ότι...», «συμφωνούμε ότι...»), οι δεσμεύσεις κάθε πλευράς με την προθεσμία τους, και αίτημα επιβεβαίωσης («εκτός αν υπάρξει διόρθωση από πλευράς σας έως [προθεσμία], προχωράμε σε αυτή τη βάση»).

Περιορισμοί: μέγιστο 15 γραμμές, διαχωρισμός αυτού που ΕΙΠΩΘΗΚΕ από αυτό που ΣΥΜΠΕΡΑΙΝΩ, τίποτα εκτός σημειώσεων, ουδέτερη διατύπωση. Είναι ένα έγγραφο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε περίπτωση διαφωνίας: μόνο γεγονότα.

Σύνταξε ένα σημείωμα απόφασης για [θέμα απόφασης, π.χ. αλλαγή παρόχου, άνοιγμα θέσης εργασίας, διακοπή προϊόντος]. Αποφασίζων: [ποιος αποφασίζει]. Επιλογές που μελετήθηκαν: [επιλογές με χαρακτηριστικά: κόστος, χρόνο, ρίσκα]. Κριτήρια που μετράνε: [κριτήρια και βαρύτητα]. Η απόφαση που ελήφθη ή προτείνεται: [επιλογή]. Τι έκρινε το αποτέλεσμα: [καθοριστικό στοιχείο].

Δομή: πλαίσιο και ερώτημα σε 4 γραμμές, πίνακας επιλογών (επιλογή, κόστος, αναμενόμενο όφελος, κύριο ρίσκο, δυνατότητα αναστροφής), κριτήρια απόφασης, η απόφαση και η αιτιολόγησή της σε μία παράγραφο, τα ρίσκα που αναλαμβάνονται εν γνώσει μας, ημερομηνία επανεξέτασης ([προθεσμία]), και ποιος κάνει τι τώρα.

Περιορισμοί: μέγιστο μία σελίδα, γραμμένο για να διαβαστεί μετά από 6 μήνες από κάποιον που δεν ήταν παρών, οι επιλογές που απορρίφθηκαν να αντιμετωπίζονται με ειλικρίνεια.

Δημιούργησε τα εσωτερικά FAQ για [εργαλείο ή διαδικασία, π.χ. το νέο CRM, η διαδικασία εξοδολογίων, η κράτηση αιθουσών]. Χρήστες: [ποιοι το χρησιμοποιούν και επίπεδο]. Ερωτήσεις που επαναλαμβάνονται: [λίστα ερωτήσεων]. Επίσημοι κανόνες: [κανόνες, όρια, εγκρίσεις]. Πού βρίσκεται τι: [σύνδεσμοι ή τοποθεσίες].

Παράξε τα FAQ: ερωτήσεις αναδιατυπωμένες όπως τις θέτουν πραγματικά οι άνθρωποι («πώς κάνω αν...», όχι «ποια είναι η διαδικασία για...»), ομαδοποιημένες ανά κατάσταση (ξεκίνημα, συνήθεις περιπτώσεις, προβλήματα), απάντηση σε μέγιστο 5 γραμμές ανά ερώτηση ξεκινώντας με την ενέργεια που πρέπει να γίνει, και ο κανόνας «έκτακτης ανάγκης» στην τελευταία ερώτηση («η περίπτωσή σας δεν είναι εδώ: επικοινωνήστε με [ποιον]»).

Περιορισμοί: καμία απάντηση «δείτε την τεκμηρίωση» χωρίς να λέει πού ακριβώς. Τελείωσε με τις 3 ερωτήσεις από τη λίστα μου των οποίων η απάντηση με αναγκάζει να αποσαφηνίσω έναν ασαφή κανόνα.

Αποχωρώ από τη θέση [θέση] στην [εταιρεία] στις [ημερομηνία] και πρέπει να γράψω την παράδοση για τον [διάδοχος: γνωστός ή άγνωστος]. Αρμοδιότητες: [λίστα αποστολών]. Εκκρεμότητες: [υποθέσεις με κατάσταση]. Βασικοί συνομιλητές: [εσωτερικοί και εξωτερικοί, με χρήσιμο πλαίσιο σχέσεων]. Ρουτίνες: [επαναλαμβανόμενες εργασίες και συχνότητα]. Τι δεν είναι γραμμένο πουθενά: [άτυπη γνώση: παγίδες, ευαίσθητο ιστορικό, πού βρίσκονται τα πράγματα].

Δόμησε το έγγραφο: η θέση σε 5 γραμμές (αποστολή, εύρος, σε ποιον αναφέρομαι), ημερολόγιο ρουτινών (καθημερινά, εβδομαδιαία, μηνιαία, ετήσια με κρίσιμες προθεσμίες), εκκρεμότητες σε πίνακα (θέμα, κατάσταση, επόμενη ενέργεια, προθεσμία, ρίσκο αν δεν γίνει τίποτα), σχολιασμένος κατάλογος επαφών, προσβάσεις και εργαλεία (χωρίς κωδικούς), και η ενότητα «τι θα ήθελα να ξέρω όταν ήρθα».

Περιορισμοί: αντικειμενικότητα, καμία ονομαστική κρίση για πρόσωπα, κατάλληλο για ανάγνωση από τη διοίκηση.

Σύνταξε έναν εσωτερικό κώδικα για [θέμα, π.χ. χρήση εργαλείων παραγωγικής ΤΝ, τηλεργασία, χρήση εξοπλισμού] για [εταιρεία, μέγεθος, κλάδος]. Τι θέλουμε να επιτρέψουμε: [ενθαρρυνόμενες χρήσεις]. Τι θέλουμε να αποφύγουμε: [πραγματικοί κίνδυνοι, π.χ. διαρροή δεδομένων πελατών]. Υπάρχοντες περιορισμοί: [εσωτερικός κανονισμός, GDPR, επαγγελματικό απόρρητο].

Δομή: σε ποιους εφαρμόζεται, οι αρχές σε 3 ή 4 φράσεις (το πνεύμα πριν το γράμμα), οι κανόνες σε δύο σύντομες λίστες «επιτρέπεται» / «απαγορεύεται» με ένα συγκεκριμένο παράδειγμα ανά κανόνα, οι περιπτώσεις που απαιτούν προηγούμενη έγκριση και από ποιον, τι πρέπει να γίνει σε περίπτωση αμφιβολίας ή περιστατικού, και ημερομηνία αναθεώρησης.

Περιορισμοί: μέγιστο 2 σελίδες, κανένας κανόνας που δεν μπορεί να ελεγχθεί, όχι αστυνομικός τόνος, κάθε απαγόρευση συνδεδεμένη με τον κίνδυνο που αποφεύγει. Διευκρίνισε ότι το έγγραφο πρέπει να ελεγχθεί από νομικό ή HR πριν τη διάχυση.

Σύνταξε την αναφορά για το ακόλουθο περιστατικό. Φύση: [τι συνέβη, π.χ. βλάβη, λάθος παράδοση, απώλεια δεδομένων]. Χρονολόγιο: [τι γνωρίζω, με ώρες]. Αντίκτυπος: [ποιος ή τι επηρεάστηκε, για πόσο χρόνο]. Άμεσες ενέργειες: [τι έγινε αμέσως]. Αίτια: [εντοπισμένα ή υποτιθέμενα, με διαχωρισμό]. Παραλήπτες: [διοίκηση, πελάτης, ασφαλιστική, ομάδα].

Δομή: σύνοψη σε 5 γραμμές (τι, πότε, αντίκτυπος, τρέχουσα κατάσταση), χρονολόγιο με σήμανση ώρας σε πίνακα, ποσοτικοποιημένος αντίκτυπος όπου είναι δυνατόν (χωρίς αυθαίρετες εκτιμήσεις), ανάλυση αιτιών διαχωρίζοντας τα αποδεδειγμένα γεγονότα από τις υποθέσεις, διορθωτικές ενέργειες με υπεύθυνο και προθεσμία, και τι θα εμποδίσει την επανάληψη.

Περιορισμοί: κανένα όνομα ως «φταίχτης» (περιγραφή αστοχιών διαδικασίας, όχι ατομικών λαθών), κανένα δραματοποιημένο επίθετο, κάθε ισχυρισμός συνδεδεμένος με πηγή («σύμφωνα με τα logs», «κατά τον Χ»).

Βοήθησέ με να δομήσω την τεχνική προσφορά για την απάντησή μας στον διαγωνισμό [αντικείμενο] που προκήρυξε ο/η [φορέας, δημόσιος ή ιδιωτικός]. Η εταιρεία μας: [δραστηριότητα, μέγεθος, σχετικές αναφορές]. Κριτήρια αξιολόγησης: [κριτήρια και βαρύτητα]. Απαιτήσεις τεύχους προκήρυξης: [κύρια σημεία]. Τα δυνατά μας σημεία: [πραγματικά πλεονεκτήματα]. Τα αδύνατα σημεία μας: [εκεί που αναμένεται πίεση].

Παράξε: το πλάνο της προσφοράς βασισμένο στα κριτήρια αξιολόγησης (μία ενότητα ανά κριτήριο, με την ίδια σειρά και ορολογία του φορέα), για κάθε ενότητα τα αποδεικτικά στοιχεία που πρέπει να μπούν (αναφορές, βιογραφικά, μέσα, μεθοδολογία) και την παγίδα προς αποφυγή, την προτεινόμενη μέθοδο για την αντιμετώπιση των αδύνατων σημείων μας, και μια λίστα ελέγχου διοικητικής συμμόρφωσης.

Περιορισμοί: απόρριψη γενικοτήτων («η εταιρεία μας βάζει τον πελάτη στο επίκεντρο»), κάθε ισχυρισμός πρέπει να συνοδεύεται από απόδειξη. Μην εφευρίσκεις νούμερα αναφορών: βάλε θέσεις [προς συμπλήρωση].

Γράψε το κείμενο παρουσίασης της [εταιρεία]. Δραστηριότητα: [τι πουλάει, σε ποιους]. Χρήσιμο ιστορικό: [ίδρυση, ορόσημα, μόνο επαληθεύσιμα]. Πραγματικά νούμερα: [προσωπικό, τοποθεσίες, έτη λειτουργίας, πελάτες: μόνο ό,τι είναι ακριβές]. Πραγματική διαφορά από τον ανταγωνισμό: [διαφοροποιός παράγοντας]. Χρήση κειμένου: [ιστότοπος, φυλλάδιο, εμπορικός φάκελος, σελίδα LinkedIn].

Παράδωσε 3 εκδοχές του ίδιου κειμένου: εκτενής (περίπου 200 λέξεις, για τη σελίδα «σχετικά με εμάς»), μεσαία (80 λέξεις, για φάκελο ή υπογραφή προσφοράς), σύντομη (25 λέξεις, για προφίλ ή υποσέλιδο). Και οι τρεις πρέπει να λένε το ίδιο: ποιους υπηρετούμε, τι κάνουμε για αυτούς, τι μας ξεχωρίζει, μια απόδειξη.

Περιορισμοί: απαγορευμένες λέξεις: «ηγέτης», «κορυφαίος παίκτης», «καινοτόμες λύσεις», «ανθρωποκεντρικός», «DNA». Κανένα νούμερο που δεν παρείχα. Γραφή σε ενεστώτα, σύντομες προτάσεις, ο πελάτης ως υποκείμενο σε τουλάχιστον μία πρόταση.

Συμπύκνωσε τα επιχειρήματά μας σε ένα έγγραφο μίας σελίδας για μετά το ραντεβού. Προσφορά: [προϊόν ή υπηρεσία, τιμή ή εύρος]. Στόχος: [ποιος αγοράζει, ποιος αποφασίζει]. Το πρόβλημα που λύνουμε: [πρόβλημα, με τα λόγια του πελάτη]. Πώς το λύνουμε: [μηχανισμός με απλά λόγια]. Διαθέσιμες αποδείξεις: [αναφορές, μαρτυρίες, εγγυήσεις, νούμερα]. Νο1 αντίρρηση: [η αντίρρηση που ακούμε κάθε φορά].

Δομή σελίδας: τίτλος που δηλώνει το κύριο όφελος (όχι το όνομα του προϊόντος), το πρόβλημα σε 3 γραμμές που κάνουν τον πελάτη να πει «αυτοί είμαστε», η λύση σε 3 συγκεκριμένα σημεία, ένα μπλοκ αποδείξεων (η ισχυρότερη πρώτη), η απάντηση στην κύρια αντίρρηση σε 2 γραμμές χωρίς να την κατονομάζεις βαριά, η προσφορά και η τιμή, και το μοναδικό κάλεσμα σε δράση με στοιχεία επικοινωνίας.

Περιορισμοί: μέγιστο 250 λέξεις συνολικά, αναγνώσιμο σε 90 δευτερόλεπτα, καμία πρόταση πάνω από 20 λέξεις. Πρότεινε επίσης την οπτική ιεραρχία (τι πρέπει να είναι έντονο, σε πλαίσιο, σε λίστα).

Σύνταξε την επαγγελματική μου βιογραφία. Διαδρομή: [θέσεις, εταιρείες, έτη, εκπαίδευση]. Τρέχουσα θέση και ρόλος: [τρέχουσα θέση και αρμοδιότητες]. Επαληθεύσιμα επιτεύγματα: [2 ή 3 συγκεκριμένα επιτεύγματα]. Πλαίσιο χρήσης: [πού θα εμφανιστεί, π.χ. ιστότοπος εταιρείας, φάκελος συνεδρίου, φυλλάδιο]. Εντύπωση που θέλουμε να δώσουμε: [π.χ. αξιόπιστος σε αυτό το θέμα, έμπειρος για αυτή την αποστολή].

Παράδωσε 3 μορφές: την πλήρη βιογραφία (περίπου 120 λέξεις, σε τρίτο πρόσωπο), την προφορική παρουσίαση για έναν συντονιστή που με προλογίζει (60 λέξεις, ρυθμός ομιλίας), την υπογραφή σε μία γραμμή (ιδιότητα + οπτική γωνία, μέγιστο 15 λέξεις).

Περιορισμοί: ξεκίνα με ό,τι εξυπηρετεί το πλαίσιο χρήσης, όχι με το παλαιότερο πτυχίο. Κανένας κενός όρος («παθιασμένος», «αναγνωρισμένος ειδικός» χωρίς απόδειξη). Αριθμοί και γεγονότα μόνο αυτά που παρέχω. Συνέπεια μεταξύ των τριών μορφών.

Επαναδιατύπωσε την ενότητα «Πληροφορίες» (About) του προφίλ μου στο LinkedIn. Η δραστηριότητά μου: [θέση ή δραστηριότητα, εταιρεία ή ελεύθερος επαγγελματίας]. Ποιον θέλω να κινητοποιήσω: [αναγνώστης-στόχος, π.χ. υπεύθυνοι προσλήψεων, υποψήφιοι πελάτες]. Τι θέλω να κάνει: [επικοινωνία για ποιο λόγο]. Η διαδρομή μου: [στοιχεία διαδρομής και επιτεύγματα]. Ο τόνος μου: [σοβαρός, άμεσος, φιλικός...].

Δομή: ένα ξεκίνημα 2 γραμμών ορατό ΠΡΙΝ το κλικ «δείτε περισσότερα» που λέει ποιους εξυπηρετώ και για ποιο λόγο, μια παράγραφος για το τι κάνω συγκεκριμένα (τυπικές αποστολές, όχι πομπώδεις τίτλοι), μια παράγραφος αποδείξεων (ποσοτικοποιημένα επιτεύγματα μόνο αν τα παρείχα), μια φράση για τον τρόπο εργασίας μου, και η πρόσκληση για επικοινωνία με νόμιμο κίνητρο.

Περιορισμοί: μέγιστο 150 λέξεις, πρώτο πρόσωπο, καμία λίστα με buzzwords, κανένα emoji εκτός αν το επιτρέπει ο τόνος μου ([ναι/όχι]). Παράδωσε επίσης 3 προτάσεις για τον τίτλο προφίλ (Headline, μέγιστο 120 χαρακτήρες).

Σύνταξε ένα δελτίο τύπου για την [εταιρεία]. Η ανακοίνωση: [το γεγονός, π.χ. έναρξη, συνεργασία, διορισμός, χρηματοδότηση]. Επαληθεύσιμα γεγονότα: [ημερομηνίες, τοποθεσίες, νούμερα, ονόματα, μόνο επιβεβαιωμένα]. Γιατί είναι είδηση για έναν δημοσιογράφο: [η εξωτερική οπτική: καινοτομία κλάδου, τοπικός αντίκτυπος, τάση]. Εκπρόσωπος: [όνομα, ιδιότητα]. Μέσα-στόχοι: [τοπικός τύπος, κλαδικά μέσα, γενικός τύπος].

Δομή: ενημερωτικός τίτλος κάτω από 12 λέξεις (το γεγονός, όχι αυτοπροβολή), εισαγωγή (lead) που απαντά σε ποιος/τι/πού/πότε/γιατί, δύο παράγραφοι ανάπτυξης σε αντίστροφη πυραμίδα (τα ουσιώδη πρώτα), μια δήλωση του εκπροσώπου που δίνει μια οπτική ή πρόθεση (όχι «είμαστε περήφανοι»), η τυπική παράγραφος παρουσίασης της εταιρείας (boilerplate), στοιχεία επικοινωνίας και ημερομηνία.

Περιορισμοί: μέγιστο μία σελίδα, κανένας υπερθετικός, κανένα νούμερο που δεν παρείχα, γραμμένο σαν άρθρο που ο δημοσιογράφος θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει αυτούσιο.

Γράψε μια ανάρτηση στο LinkedIn για [εμένα ή την εταιρεία]. Θέμα: [το θέμα, π.χ. ένα μάθημα από ένα έργο, μια ανακοίνωση, μια άποψη για μια πρακτική του κλάδου, μια εμπειρία]. Το υλικό: [γεγονότα, ιστορία ή νούμερα]. Αναγνώστης-στόχος: [ποιος πρέπει να ενδιαφερθεί]. Στόχος: [ορατότητα, συζήτηση, προσλήψεις, επαφή]. Ο τόνος μου: [σοβαρός, άμεσος, προσωπικός...].

Δομή: ένα ξεκίνημα 1-2 γραμμών που δίνει κίνητρο για κλικ στο «δείτε περισσότερα» χωρίς ψεύτικα clickbaits, ευάερη ανάπτυξη (παράγραφοι 1-3 γραμμών, μία ιδέα η καθεμία), μια κατάληξη που παίρνει θέση ή θέτει μια συγκεκριμένη ερώτηση (όχι γενικό «εσείς τι πιστεύετε;»).

Περιορισμοί: μέγιστο 1300 χαρακτήρες, όχι κατασκευασμένο μελό storytelling, όχι μαθήματα ζωής από ασήμαντα γεγονότα, μηδέν hashtag στη μέση του κειμένου (μέγιστο 3 στο τέλος αν είναι χρήσιμα). Παράδωσε 2 εκδοχές: μία αντικειμενική, μία πιο προσωπική σε πρώτο πρόσωπο.

Προετοίμασε το σενάριο του φωνητικού μηνύματος που αφήνω όταν ο/η [συνομιλητής-στόχος, π.χ. υποψήφιος πελάτης, πελάτης που δεν απαντά, υποψήφιος εργαζόμενος] δεν το σηκώνει. Πλαίσιο: [γιατί καλώ]. Τι γνωρίζει ήδη ο συνομιλητής για μένα: [υπάρχουσα σχέση ή ψυχρή κλήση]. Τι θέλω να πετύχω: [κλήση πίσω, ραντεβού, επιβεβαίωση]. Η εταιρεία μου: [εταιρεία και δραστηριότητα με μία λέξη].

Γράψε το σενάριο για προφορικό λόγο: ποιος είμαι σε μία πρόταση, ο λόγος της κλήσης διατυπωμένος από την πλευρά του ΔΙΚΟΥ ΤΟΥ ενδιαφέροντος, η ζητούμενη ενέργεια με τον αριθμό μου εκφωνημένο αργά (σημείωσέ τον δύο φορές στο σενάριο: στη μέση και στο τέλος), και μια εναλλακτική («αν το διαχειρίζεται ο [άλλο άτομο], πείτε το μου»).

Περιορισμοί: μέγιστο 30 δευτερόλεπτα σε φωναχτή ανάγνωση (περίπου 75 λέξεις), καμία φράση που δεν θα λεγόταν φυσικά στο τηλέφωνο, όχι τεχνητό μυστήριο («έχω κάτι σημαντικό να σας πω»). Παράδωσε 3 παραλλαγές: πρώτη κλήση, δεύτερο μήνυμα μετά από σιωπή, τελευταίο μήνυμα.

Κάναμε ένα λάθος απέναντι σε έναν πελάτη και πρέπει να γράψω μια συγγνώμη. Η αστοχία: [τι συνέβη: καθυστέρηση, λάθος, αθέτηση υπόσχεσης, κακή ποιότητα]. Ο πελάτης: [ποιος, παλαιότητα, σημασία]. Ο αντίκτυπος για αυτόν: [τι του κόστισε συγκεκριμένα]. Το μερίδιο ευθύνης μας: [πλήρες ή μερικό, με γεγονότα]. Τι προτείνουμε για αποκατάσταση: [κίνηση: μερική επιστροφή χρημάτων, επανάληψη εργασίας, πιστωτικό, ή τίποτα].

Σύνταξε το μήνυμα: αναγνώριση του προβλήματος από την πρώτη φράση, με τις ακριβείς λέξεις του προβλήματος (όχι «τυχόν αναστάτωση»), αντικειμενική εξήγηση σε 2-3 γραμμές χωρίς δικαιολογίες σε τρίτους, συγκεκριμένη αποκατάσταση με ημερομηνία, τι άλλαξε για να μην επαναληφθεί (ένα πραγματικό μέτρο, όχι πρόθεση), και πρόσκληση για συζήτηση ([άμεση επαφή]).

Περιορισμοί: μέγιστο 15 γραμμές, καμία κενή διαβεβαίωση («να είστε σίγουροι ότι»), όχι υπερβολική αυτομαστίγωση, καμία μη επαληθεύσιμη υπόσχεση.

Σύνταξε απαντήσεις στις διαδικτυακές κριτικές της [εταιρεία, κλάδος] σε [πλατφόρμα, π.χ. Google Business, TripAdvisor]. Κριτικές προς επεξεργασία: [επικόλληση κριτικών με τη βαθμολογία τους]. Πραγματικό πλαίσιο κάθε περίπτωσης αν το γνωρίζω: [τι συνέβη πραγματικά]. Υπογραφή απαντήσεων: [ποιος υπογράφει, π.χ. ο διευθυντής, η εξυπηρέτηση πελατών].

Για κάθε αρνητική κριτική: ευχαρίστησε χωρίς δουλοπρέπεια, ανάφερε το συγκεκριμένο πρόβλημα (δείξε ότι διάβασες), δώσε την αντικειμενική εκδοχή αν διαφέρει (χωρίς να πεις τον πελάτη ψεύτη), πρότεινε τη μεταφορά της συζήτησης σε ιδιωτικό κανάλι, και γράψε σκεπτόμενος τον υποψήφιο πελάτη που θα διαβάσει τον διάλογο αργότερα. Για κάθε θετική κριτική: μια σύντομη και συγκεκριμένη απάντηση, ποτέ δύο ίδιες απαντήσεις.

Περιορισμοί: μέγιστο 6 γραμμές ανά απάντηση, κανένα copy-paste, καμία αποκάλυψη προσωπικών δεδομένων του πελάτη (GDPR), καμία αντεπίθεση.

Σύνταξε μια επιστολή καταγγελίας/λύσης της [σύμβαση, π.χ. συνδρομή λογισμικού, παροχή υπηρεσιών, ασφάλεια, εμπορική μίσθωση] από την [πάροχος]. Αναφορές: [αριθμός συμβολαίου ή πελάτη, ημερομηνία έναρξης]. Λόγος: [πραγματικός λόγος, ή χωρίς αιτιολογία αν το επιτρέπει η σύμβαση]. Τι λέει η σύμβαση για τη λήξη: [προειδοποίηση, ημερομηνία λήξης, απαιτούμενη μορφή αν είναι γνωστά]. Επιθυμητή ημερομηνία διακοπής: [ημερομηνία].

Δομή: θέμα με την αναφορά της σύμβασης, δήλωση λύσης χωρίς αόριστες διατυπώσεις («καταγγέλλω/διακόπτω», όχι «θα ήθελα να διακόψω»), ημερομηνία ισχύος βάσει της προειδοποίησης, αιτήματα γραπτής επιβεβαίωσης (ημερομηνία οριστικής λήξης, τελευταία χρέωση, τύχη δεδομένων ή εξοπλισμού: [σημεία προς διασφάλιση]), και τυπικό κλείσιμο.

Περιορισμοί: μέγιστο μία σελίδα, ουδέτερος τόνος ακόμα και αν η σχέση ήταν κακή, καμία περιττή επιχειρηματολογία αν η λύση είναι νόμιμο δικαίωμα. Υπενθύμισέ μου να ελέγξω τον τρόπο αποστολής (συστημένο με απόδειξη παραλαβής ή μέσω πλατφόρμας).

Σύνταξε ένα παράπονο προς τον προμηθευτή μας [προμηθευτής] σχετικά με [πρόβλημα: μη συμμορφούμενη παράδοση, επαναλαμβανόμενη καθυστέρηση, εσφαλμένη τιμολόγηση, υποβάθμιση ποιότητας]. Τα γεγονότα: [ημερομηνίες, αναφορές παραγγελιών, τι είχε συμφωνηθεί, τι διαπιστώθηκε]. Έγγραφα που διαθέτω: [δελτία παραγγελίας, φωτογραφίες, email, πρακτικά]. Αντίκτυπος στη δραστηριότητά μας: [συγκεκριμένες συνέπειες]. Τι ζητώ: [αντικατάσταση, πιστωτικό, έκπτωση, πλάνο ενεργειών]. Επίπεδο αυστηρότητας: [πρώτη επισήμανση ή επανειλημμένο πρόβλημα].

Δομή: υπενθύμιση πλαισίου (σύμβαση ή παραγγελία), διαπιστωμένα γεγονότα σε λίστα με παραπομπή στα έγγραφα, απόκλιση από τα συμφωνηθέντα (παράθεση όρου ή υπόσχεσης), αντικειμενικός αντίκτυπος, συγκεκριμένο αίτημα με προθεσμία απάντησης ([διάστημα]), και αναφορά σε επόμενες ενέργειες αν το πρόβλημα παραμείνει.

Περιορισμοί: μέγιστο 20 γραμμές, διαχωρισμός γεγονότων από κρίσεις, διατήρηση τόνου που επιτρέπει τη συνέχιση της συνεργασίας αν ο προμηθευτής διορθώσει το λάθος.

Δημιούργησε τίτλους για [περιεχόμενο: άρθρο, newsletter, ιστοσελίδα, παρουσίαση]. Το περιεχόμενο: [σύνοψη σε λίγες γραμμές ή επικόλληση κειμένου]. Ο αναγνώστης: [ποιος διαβάζει και τι ψάχνει]. Το κανάλι: [πού θα εμφανιστεί ο τίτλος: blog, email, LinkedIn, εσωτερικό έντυπο]. Υπόσχεση: [τι προσφέρει πραγματικά το περιεχόμενο, για να μην είναι παραπλανητικό].

Παράδωσε 10 τίτλους ταξινομημένους ανά οπτική: 2 αντικειμενικούς (το θέμα, ξεκάθαρα), 2 προσανατολισμένους στο όφελος (τι κερδίζει ο αναγνώστης), 2 σε μορφή ερώτησης (μια πραγματική απορία του αναγνώστη), 2 με νούμερα (μόνο με πραγματικά νούμερα του κειμένου), 2 που προκαλούν την κοινή λογική. Για κάθε τίτλο: η πρώτη φράση του κειμένου που συνδέεται φυσικά.

Περιορισμοί: μέγιστο 60 χαρακτήρες ανά τίτλο αν το κανάλι είναι ο ιστός ([ναι/όχι]), μηδέν clickbait που δεν τηρεί την υπόσχεσή του, όχι εκβιαστικά λογοπαίγνια. Τελείωσε προτείνοντας ΕΝΑΝ τίτλο ανάλογα με το κανάλι και τον αναγνώστη, με αιτιολόγηση 2 γραμμών.

Πριν γράψω το [έγγραφο: αναφορά, άρθρο, σημείωμα, φάκελος], φτιάξε μου το λεπτομερές πλάνο. Θέμα: [θέμα]. Αναγνώστης: [ποιος διαβάζει, τι γνωρίζει ήδη, τι περιμένει]. Στόχος: [τι πρέπει να καταλάβει, να πιστέψει ή να κάνει ο αναγνώστης μετά την ανάγνωση]. Διαθέσιμο υλικό: [γεγονότα, δεδομένα, παραδείγματα και πηγές]. Επιθυμητή έκταση: [έκταση].

Παράξε το πλάνο σε τρία επίπεδα: τις ενότητες (με το μήνυμα κάθε ενότητας διατυπωμένο ως πλήρη καταφατική πρόταση, όχι ως αόριστο θέμα τύπου «πλαίσιο»), τις υποενότητες, και για κάθε υποενότητα τη λίστα των προβλεπόμενων παραγράφων με την ιδέα της καθεμιάς σε μία γραμμή και το υλικό που θα χρησιμοποιηθεί.

Περιορισμοί: ο αναγνώστης πρέπει να μπορεί να καταλάβει όλη την επιχειρηματολογία διαβάζοντας μόνο τα μηνύματα των ενοτήτων. Επισήμανε τα σημεία όπου λείπει υλικό. Πρότεινε τη σειρά των ενοτήτων ανάλογα με τον αναγνώστη (π.χ. συμπέρασμα πρώτα για πολυάσχολο στέλεχος).

Το συμπέρασμα του εγγράφου μου είναι αδύναμο και θέλω να το ξαναγράψω. Το έγγραφο: [τύπος και θέμα]. Το πλήρες κείμενο ή το τρέχον τέλος του: [επικόλληση τουλάχιστον του τελευταίου μέρους]. Ο αναγνώστης: [ποιος διαβάζει]. Τι θέλω να κάνει κλείνοντας το έγγραφο: [συγκεκριμένη ενέργεια: να απαντήσει, να εγκρίνει, να κλείσει ραντεβού, να αλλάξει μια πρακτική]. Προθεσμία: [τυχόν διορία].

Ξαναγράψε το συμπέρασμα σε τρία μπλοκ: τη σύνθεση που προσθέτει αξία (σύνδεση των σημείων μεταξύ τους, όχι επανάληψη της σύνοψης), το κάλεσμα σε δράση διατυπωμένο με ρήμα, υπεύθυνο και προθεσμία («εγκρίνετε το Χ πριν τις [ημερομηνία]», όχι «θα ήταν ευκταίο να»), και την τελική φράση που μένει στο μυαλό (μια συγκεκριμένη εικόνα ή διακύβευμα, όχι κοινοτοπία).

Περιορισμοί: μέγιστο 10 γραμμές, καμία νέα πληροφορία που δεν υπάρχει στο κυρίως κείμενο, όχι εκφράσεις «εν κατακλείδι» ή «συμπερασματικά». Παράδωσε 2 εκδοχές: μία σοβαρή για εσωτερικό έγγραφο, μία πιο παρακινητική για εμπορικό έγγραφο.

Το κείμενό μου είναι σωστό ανά ενότητα, αλλά «πηδάει» από το ένα μπλοκ στο άλλο χωρίς σύνδεση. Το κείμενο: [επικόλληση κειμένου, ή το τέλος και την αρχή κάθε ενότητας]. Τύπος εγγράφου: [αναφορά, άρθρο, γραπτή παρουσίαση, ιστοσελίδα]. Αναγνώστης: [ποιος διαβάζει].

Για κάθε σύνδεση μεταξύ δύο ενοτήτων: προσδιόρισε την πραγματική λογική σχέση μεταξύ τους (συνέπεια, αντίθεση, αλλαγή κλίμακας, παράδειγμα που γενικεύει, πρόβλημα και μετά λύση), και στη συνέχεια γράψε τη μετάβαση σε 1 ή 2 προτάσεις που κλείνουν την προηγούμενη ενότητα και ανοίγουν την επόμενη επεξηγώντας αυτή τη σχέση. Αν δύο ενότητες δεν έχουν ΚΑΜΙΑ λογική σχέση, ανάφερέ το: είναι πρόβλημα πλάνου, όχι μετάβασης, και πρότεινε τη μετακίνηση της ενότητας που λύνει το πρόβλημα.

Περιορισμοί: απόρριψη κενών συνδετικών λέξεων στην αρχή της ενότητας («επιπλέον», «αξίζει να σημειωθεί ότι», «σχετικά με»), καμία μετάβαση που συνοψίζει όλα τα προηγούμενα. Παράδωσε το αποτέλεσμα σε πίνακα: σύνδεση, λογική σχέση, προτεινόμενη μετάβαση.

Μετάτρεψε αυτή την πραγματική περίπτωση σε αφήγηση κατάλληλη για [χρήση: ιστοσελίδα, εμπορική παρουσίαση, LinkedIn, εσωτερικό newsletter]. Τα γεγονότα: [η περίπτωση: ποιος ήταν ο πελάτης ή η ομάδα, ποιο ήταν το πρόβλημα, τι έγινε, τι απέδωσε, με πραγματικά νούμερα αν υπάρχουν]. Τι πρέπει να συγκρατήσει ο αναγνώστης: [το μήνυμα]. Περιορισμός εμπιστευτικότητας: [ο πελάτης μπορεί να κατονομαστεί ή πρέπει να μείνει ανώνυμος].

Γράψε την ιστορία σε τέσσερις χρόνους: την αρχική κατάσταση με μια συγκεκριμένη λεπτομέρεια που την κάνει αληθινή, το εμπόδιο και τι κόστιζε (η στιγμή που τα πράγματα δυσκόλεψαν), την ενέργεια που έγινε ιδωμένη από την πλευρά των ανθρώπων (ποιος αποφάσισε τι, όχι «μια λύση εφαρμόστηκε»), το αποτέλεσμα με τα παρεχόμενα νούμερα και τι άλλαξε στην καθημερινότητα.

Περιορισμοί: μέγιστο 250 λέξεις, κανένα νούμερο ή λεπτομέρεια που δεν παρείχα, ο πελάτης ή η ομάδα ως ήρωας της ιστορίας (όχι εμείς), σωστή ανωνυμοποίηση αν ζητηθεί (κλάδος και μέγεθος αντί για όνομα). Παράδωσε επίσης την εκδοχή σε 3 προτάσεις για χρήση ως εισαγωγή.

Εξήγησε το [τεχνικό θέμα, π.χ. ένας μηχανισμός, μια τεχνολογία, ένας κανονισμός, μια εσωτερική διαδικασία] σε [μη ειδικό κοινό, π.χ. πελάτες, διοίκηση, νέοι υπάλληλοι]. Το υλικό μου: [επικόλληση τεχνικής τεκμηρίωσης ή εξηγήσεων]. Γιατί το χρειάζεται αυτό το κοινό: [η απόφαση ή η ενέργεια που εξαρτάται από την κατανόησή του]. Επιθυμητή έκταση: [έκταση].

Σύνταξε την εξήγηση: ξεκίνα από κάτι που το κοινό γνωρίζει (μια βιωμένη κατάσταση ή ένα οικείο αντικείμενο), χρησιμοποίησε μια αναλογία αν βοηθάει (και εγκατάλειψέ την μόλις αρχίσει να παραμορφώνει την πραγματικότητα, λέγοντάς το: «η σύγκριση σταματά εδώ»), εξήγησε τον μηχανισμό βήμα-βήμα με κοινές λέξεις, και ανάφερε τι αλλάζει συγκεκριμένα για τον αναγνώστη.

Περιορισμοί: κανένας τεχνικός όρος χωρίς άμεσο ορισμό σε μία φράση, προτάσεις μέγιστο 20 λέξεων, όχι συγκαταβατικός τόνος («για να το πούμε απλά»). Τελείωσε με την ειλικρινή λίστα των απλουστεύσεων που έγιναν: τι «στρογγύλεψε» η απλουστευμένη εκδοχή σε σχέση με την τεχνική πραγματικότητα.

Σύνταξε [μορφή: γραπτό πορτρέτο ή συνέντευξη ερωτήσεων-απαντήσεων] του/της [άτομο: ιδιότητα, παλαιότητα, ρόλος] για [μέσο: εσωτερικό newsletter, σελίδα καριέρας, σελίδα ομάδας, LinkedIn]. Το υλικό μου: [επικόλληση αυτούσιου λόγου, σημειώσεων ή γραπτών απαντήσεων του ατόμου]. Ο στόχος: [τι πρέπει να συγκρατήσει ο αναγνώστης, π.χ. ανάδειξη ενός επαγγέλματος, προσέλκυση υποψηφίων]. Τόνος μέσου: [σοβαρός, θερμός, θεσμικός].

Για πορτρέτο: ένα ξεκίνημα που βασίζεται σε μια αληθινή λεπτομέρεια από το υλικό (όχι «συνάντηση με τον/την»), η διαδρομή εν συντομία, η καθημερινότητα του επαγγέλματος με συγκεκριμένες καταστάσεις, μια καλά επιλεγμένη άμεση παράθεση ανά ενότητα, ένα κλείσιμο που κοιτάζει το μέλλον. Για συνέντευξη: 5 έως 7 ερωτήσεις αναδιατυπωμένες ώστε να είναι ζωντανές, οι απαντήσεις συμπυκνωμένες ΧΩΡΙΣ αλλαγή του νοήματος ή του επιπέδου λόγου του ατόμου.

Περιορισμοί: μέγιστο 400 λέξεις, μην βάζεις λόγια στο άτομο που δεν υπάρχουν στο υλικό, επισήμανε τα σημεία που κόπηκαν και θα χρειαζόταν να ξαναδιαβάσει. Υπενθύμισε στο τέλος ότι το άτομο πρέπει να εγκρίνει το κείμενο πριν τη δημοσίευση.

Γράψε ένα κείμενο για την αποχώρηση του/της [συνάδελφος: όνομα, θέση, παλαιότητα]. Πλαίσιο αποχώρησης: [συνταξιοδότηση, νέα θέση αλλού, εσωτερική μετακίνηση, τέλος σύμβασης]. Η σχέση μου με το άτομο: [προϊστάμενος, στενός συνάδελφος, συνάδελφος από άλλο τμήμα]. Αναμνήσεις και πραγματικά γεγονότα: [ανέκδοτα, κοινά έργα, εκτιμώμενα χαρακτηριστικά]. Μορφή: [ομιλία σε αποχαιρετιστήριο πάρτι, ομαδική κάρτα, μήνυμα ομάδας]. Ύφος: [σοβαρό, με ελαφρύ χιούμορ, συγκινημένο].

Σύνταξε το κείμενο: ξεκίνα με μια συγκεκριμένη ανάμνηση αντί για γενικότητες, πες τι προσέφερε πραγματικά το άτομο (2 συγκεκριμένα παραδείγματα από το υλικό μου), ένα χαρακτηριστικό της προσωπικότητάς του εικονογραφημένο με μια ιστορία (καλοπροαίρετη, ποτέ ενοχλητική), και ευχές για τη συνέχεια προσαρμοσμένες στο πλαίσιο.

Περιορισμοί: για ομιλία, μέγιστο 2 λεπτά (περίπου 250 λέξεις), προτάσεις που λέγονται φυσικά. Για κάρτα, μέγιστο 80 λέξεις. Καμία εφευρεμένη ιστορία, κανένα χιούμορ για την εμφάνιση, την ηλικία ή τους λόγους αποχώρησης.

Σύνταξε τις επαγγελματικές μας ευχές για το [έτος] για την [εταιρεία]. Παραλήπτες: [κατηγορίες: πελάτες, συνεργάτες, ομάδα, προμηθευτές]. Τι συνέβη πραγματικά φέτος με τον καθένα: [ορόσημα ανά κατηγορία: έργα, δυσκολίες, νέα]. Τι έρχεται την επόμενη χρονιά: [ανακοινώσιμες προοπτικές]. Κανάλι: [email, έντυπη κάρτα, LinkedIn, ομιλία στην ομάδα]. Υπογραφή: [ποιος υπογράφει].

Παράδωσε μια εκδοχή ανά κατηγορία παραληπτών. Κάθε εκδοχή: ένα ξεκίνημα που αποφεύγει το «όλη η ομάδα κι εγώ σας ευχόμαστε», μια ειλικρινής υπενθύμιση μιας στιγμής της χρονιάς που ζήσαμε ΜΑΖΙ με αυτόν τον παραλήπτη (από το υλικό μου), οι ίδιες οι ευχές συνδεδεμένες με τις δικές του προκλήσεις, μια φράση για το τι θα χτίσουμε μαζί τη νέα χρονιά, η υπογραφή.

Περιορισμοί: μέγιστο 100 λέξεις ανά εκδοχή, κανένα γενικό μοντέλο που θα μπορούσε να προέρχεται από οποιαδήποτε εταιρεία, όχι απαρίθμηση εσωτερικών επιτυχιών (οι ευχές αφορούν τον παραλήπτη, όχι εμάς). Παράδωσε επίσης μια σύντομη εκδοχή 25 λέξεων.

Διόρθωσε το ακόλουθο κείμενο που προορίζεται για [χρήση: αποστολή σε πελάτη, δημοσίευση στον ιστό, επίσημο έγγραφο]. Κείμενο: [επικόλληση κειμένου]. Επιθυμητό επίπεδο παρέμβασης: [μόνο διορθώσεις, ή διορθώσεις συν προτάσεις βελτίωσης στυλ]. Σημεία προσοχής: [π.χ. κύρια ονόματα που δεν πρέπει να αλλαχθούν, εσωτερική ορολογία].

Δούλεψε σε τρία στάδια και παράδωσέ τα ξεχωριστά. 1. Αντικειμενικές διορθώσεις: ορθογραφία, γραμματική, συντακτικό, στίξη, τυπογραφία (κενά πριν από σημεία στίξης, εισαγωγικά, κεφαλαία), σε πίνακα: λάθος, διόρθωση, κανόνας σε μία γραμμή. 2. Προτεινόμενες βελτιώσεις στυλ: επαναλήψεις, δυσκίνητες εκφράσεις, ασάφειες, με αιτιολόγηση για κάθε πρόταση. 3. Το τελικό κείμενο με όλες τις αντικειμενικές διορθώσεις εφαρμοσμένες.

Περιορισμοί: ΠΟΤΕ μην αλλάζεις το νόημα, τους αριθμούς, τα ονόματα ή τις παραθέσεις. Σε περίπτωση αμφιβολίας για μια πρόθεση, κάνε ερώτηση αντί να αποφασίσεις. Επισήμανε προτάσεις που είναι γραμματικά σωστές αλλά ασαφείς.

Αυτό το έγγραφο γράφτηκε από πολλά άτομα και αυτό είναι εμφανές. Έγγραφο: [επικόλληση κειμένου]. Τύπος και χρήση: [αναφορά, εμπορική πρόταση, τεκμηρίωση, φάκελος]. Στυλ-στόχος: [η ενότητα που θα χρησιμοποιηθεί ως αναφορά, ή περιγραφή: σοβαρό, άμεσο, τεχνικό].

Δούλεψε σε δύο φάσεις. 1. Διάγνωση ασυνεπειών σε πίνακα: ορολογία (το ίδιο αντικείμενο με διαφορετικά ονόματα), κανόνες (ακρωνύμια που ορίζονται ή όχι, αριθμοί ολογράφως ή με ψηφία, ημερομηνίες, μονάδες, κεφαλαία), τόνος (ενότητες με πλήρες κείμενο έναντι ενοτήτων με λίστες), πρόσωπο και χρόνος (εμείς/παθητική φωνή, ενεστώτας/αόριστος), μορφοποίηση τίτλων. 2. Το εναρμονισμένο κείμενο βασισμένο στο στυλ-στόχο, διατηρώντας πλήρως την ουσία, τους αριθμούς και τη δομή.

Περιορισμοί: κατέγραψε ξεχωριστά τις επιλογές εναρμόνισης που έκανες (ποιος όρος επικράτησε, ποιος κανόνας) για να τις εγκρίνω. Επισήμανε τις ΟΥΣΙΑΣΤΙΚΕΣ αντιφάσεις μεταξύ ενοτήτων (δύο διαφορετικά νούμερα για το ίδιο πράγμα) χωρίς να τα διορθώσεις εσύ: οι συντάκτες πρέπει να αποφασίσουν.

Αυτό το κείμενο παρήχθη ή συντάχθηκε με τη βοήθεια ΤΝ και «φαίνεται». Ξαναγράψε το ώστε να ακούγεται σαν επαγγελματίας που γράφει φυσικά. Κείμενο: [επικόλληση κειμένου]. Χρήση: [πού θα δημοσιευτεί ή θα σταλεί]. Η φωνή μου: [2 ή 3 προτάσεις γραμμένες από εμένα, για ρύθμιση του τόνου, αν υπάρχουν].

Εντόπισε και αφαίρεσε: πομπώδη ξεκινήματα («Σε έναν κόσμο που αλλάζει διαρκώς», «Στην ψηφιακή εποχή»), μηχανικές δομές (συστηματικές τριάδες, «Δεν είναι μόνο Χ, είναι και Ψ», αλλεπάλληλες ρητορικές ερωτήσεις), αγαπημένο λεξιλόγιο της ΤΝ («κρίσιμο», «ουσιώδες», «φέρνει επανάσταση», «βέλτιστο», «εμβαθύνουμε σε», «τοπίο»), κενά συμπεράσματα («Συμπερασματικά, είναι σαφές ότι»), λίστες που δεν προσφέρουν τίποτα παραπάνω από μια πρόταση, ομοιόμορφο ενθουσιασμό χωρίς «γωνίες», και γενικές διαπιστώσεις χωρίς συγκεκριμένο παράδειγμα.

Παράδωσε: το ξαναγραμμένο κείμενο και τον κατάλογο των «ιχνών» που βρέθηκαν σε πίνακα. Περιορισμοί: διατήρηση όλων των πληροφοριών και του αναμενόμενου επιπέδου λόγου, η συντόμευση επιτρέπεται και συχνά επιβάλλεται.

Συντόμευσε αυτό το κείμενο σε [επιβεβλημένη έκταση: αριθμός λέξεων, χαρακτήρων ή γραμμών]. Τρέχον κείμενο: [επικόλληση κειμένου]. Γιατί αυτό το όριο: [περιορισμός: πεδίο φόρμας, διαγωνισμός, επιβεβλημένη σύνοψη, χώρος εντύπου, όριο χαρακτήρων πλατφόρμας]. Τι είναι αδιαπραγμάτευτο: [στοιχεία που πρέπει να διατηρηθούν οπωσδήποτε: νούμερα, υποχρεωτικές αναφορές, ονόματα].

Επιβεβλημένη μέθοδος, με τη σειρά: πρώτα αφαίρεση χωρίς απώλεια (πλεονασμοί, περιφράσεις, περιττά επιρρήματα, διευκρινίσεις που δεν αξιοποιεί ο αναγνώστης), μετά συμπύκνωση (δύο προτάσεις σε μία, άμεσες διατυπώσεις), και μόνο ως έσχατη λύση θυσία περιεχομένου, ξεκινώντας από το λιγότερο χρήσιμο για τον αναγνώστη-στόχο.

Παράδωσε: το κείμενο στην ακριβή έκταση (με ένδειξη καταμέτρησης), και το ημερολόγιο περικοπών σε τρεις κατηγορίες (αφαίρεση χωρίς απώλεια, συμπύκνωση, θυσία) με μια γραμμή επεξήγησης για κάθε θυσία. Αν το όριο καθιστά το κείμενο παραπλανητικό, ανάφερέ το.

Έλεγξε την ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ συνέπεια του ακόλουθου εγγράφου πριν τη διάχυση (χωρίς εξωτερική επαλήθευση: μόνο ό,τι λέει το κείμενο σε σχέση με τον εαυτό του). Έγγραφο: [επικόλληση κειμένου]. Τύπος: [αναφορά, πρόταση, απολογισμός, φάκελος]. Ευαίσθητες ζώνες: [τι πρέπει να είναι ιδιαίτερα αξιόπιστο: ποσά, ημερομηνίες δέσμευσης, ονόματα].

Έλεγξε συστηματικά: τους αριθμούς (σύνολα που δεν βγαίνουν, ποσοστά ασύμβατα, το ίδιο ποσό γραμμένο διαφορετικά σε δύο σημεία), τις ημερομηνίες (αδύνατη χρονολογία, ασυνεπείς προθεσμίες μεταξύ ενοτήτων, ληγμένες ημερομηνίες κατά την αποστολή [προβλεπόμενη ημερομηνία αποστολής]), τα ονόματα και τους προσδιορισμούς (η ίδια οντότητα με πολλά ονόματα, ακρωνύμια που δεν ορίζονται ποτέ), τους ισχυρισμούς (μια ενότητα που υπόσχεται αυτό που μια άλλη αποκλείει, συμπέρασμα που δεν υποστηρίζεται από το σώμα), και τις παραπομπές (παραρτήματα ή ενότητες που αναφέρονται αλλά δεν υπάρχουν).

Παράδωσε την αναφορά σε πίνακα: θέση (σύντομη παράθεση), διαπιστωμένο πρόβλημα, σοβαρότητα (κρίσιμο πριν την αποστολή / προς διόρθωση / δευτερεύον), προτεινόμενη διόρθωση όταν είναι προφανής. Μη διορθώσεις ΤΙΠΟΤΑ μόνος σου στο κείμενο.

Προσάρμοσε το ακόλουθο περιεχόμενο σε σύντομες μορφές. Πηγή: [επικόλληση κειμένου ή μηνύματος]. Παραλήπτης: [ποιος λαμβάνει]. Αναμενόμενη ενέργεια: [τι πρέπει να κάνει ο παραλήπτης]. Μορφές που χρειάζομαι: [επίλεξε μεταξύ: θέμα email (50 χαρακτήρες), επαγγελματικό SMS (160 χαρακτήρες), ειδοποίηση ή μήνυμα εφαρμογής (80 χαρακτήρες), σύντομη περιγραφή για ιστότοπο ή κατάλογο (200 χαρακτήρες), σύνοψη μιας γραμμής για dashboard].

Για κάθε ζητούμενη μορφή, παράδωσε 3 παραλλαγές με καταμέτρηση χαρακτήρων, στο πνεύμα της μορφής: το θέμα email δίνει κίνητρο για άνοιγμα χωρίς να ψεύδεται, το SMS είναι άμεσα λειτουργικό (ποιος γράφει, τι να κάνει, σύνδεσμος ή επαφή), η ειδοποίηση πάει κατευθείαν στο θέμα, η σύντομη περιγραφή περιέχει τις λέξεις που θα έψαχνε ο αναγνώστης.

Περιορισμοί: ποτέ υπέρβαση του ορίου της μορφής, όχι συντομογραφίες τύπου chat σε επαγγελματικό πλαίσιο, όχι κραυγαλέα κεφαλαία, η ουσιώδης πληροφορία πρώτη. Επισήμανε τι θυσιάζει κάθε μορφή από το αρχικό μήνυμα.

Επαναδιατύπωσε το ακόλουθο κείμενο ώστε να απευθύνεται σε όλους χωρίς να είναι δυσκίνητο. Κείμενο: [επικόλληση κειμένου, π.χ. αγγελία εργασίας, εσωτερική επικοινωνία, σελίδα καριέρας]. Πλαίσιο: [χρήση κειμένου]. Πολιτική εταιρείας: [τυχόν προτιμήσεις: χρήση ουδέτερων όρων, αποφυγή έμφυλων καταλήξεων όπου είναι εφικτό].

Εφάρμοσε τις τεχνικές με αυτή τη σειρά προτίμησης: συμπεριληπτικές λέξεις και όροι («η ομάδα», «το άτομο που θα προσληφθεί», «όποιος διαχειρίζεται» αντί για «ο υπεύθυνος»), επαναδιατυπώσεις μέσω του ρήματος ή της λειτουργίας («θα αναλάβετε» αντί για «ο διαχειριστής»), διπλοί τύποι (π.χ. ο/η) μόνο όταν είναι πιο φυσικό. Για αγγελία εργασίας: ο τίτλος της θέσης με την ένδειξη ανοίγματος σε όλους σύμφωνα με τις πρακτικές ([προτίμηση, π.χ. (Α/Γ) ή (Μ/Γ)]).

Παράδωσε: το αναδιατυπωμένο κείμενο και τον πίνακα αλλαγών (αρχική διατύπωση, νέα διατύπωση, τεχνική που χρησιμοποιήθηκε). Περιορισμοί: η αναγνωσιμότητα προηγείται (μια βαριά πρόταση είναι κακή λύση), το νόημα διατηρείται αυστηρά, καμία ακτιβιστική υπερβολή.

Δημιούργησε το γλωσσάριο για [εύρος: ένα συγκεκριμένο έγγραφο, ένα έργο, έναν επαγγελματικό τομέα της εταιρείας]. Υλικό: [επικόλληση εγγράφου, ή λίστα όρων]. Αναγνώστες: [ποιος θα το συμβουλεύεται, π.χ. νεοπροσληφθέντες, πελάτες, συνεργάτες]. Εσωτερικοί όροι: [λεξιλόγιο της εταιρείας, ακρωνύμια, ονόματα προϊόντων ή εργαλείων].

Για κάθε όρο: ο όρος (με την παραλλαγή ή το ακρωνύμιό του σε παρένθεση), ο ορισμός σε μία φράση κατανοητή από τον αναγνώστη-στόχο (όχι ο επιστημονικός ορισμός), ένα παράδειγμα χρήσης σε πραγματικό πλαίσιο από το υλικό που παρείχα, και παραπομπές («δείτε επίσης») σε σχετικούς όρους του γλωσσαρίου. Διαχώρισε με μια σημείωση τους τυπικούς όρους του κλάδου από τους καθαρά εσωτερικούς όρους.

Περιορισμοί: αλφαβητική σειρά, μία φράση ανά ορισμό (μέγιστο δύο), κανένας όρος που ορίζεται από άλλον όρο που δεν υπάρχει στο γλωσσάριο. Εξήγαγε επίσης από το υλικό όρους που δεν κατέγραψα αλλά στους οποίους ένας μη μυημένος αναγνώστης θα «κόλλαγε», και επισήμανε όρους που χρησιμοποιούνται με δύο διαφορετικές έννοιες στο έγγραφο.