Kirjoittaminen-kehotteet

Auta minua kirjoittamaan hienovarainen sähköposti. Vastaanottaja: [vastaanottaja ja suhde, esim. tärkeä asiakas, esihenkilö, yhteistyökumppani]. Asia: [vaikea viesti, esim. pyynnöstä kieltäytyminen, viivästyksestä ilmoittaminen, eriävä mielipide, maksun karhuaminen]. Tausta: [hyödyllinen historiatieto]. Mitä haluan varjella: [asiakassuhde, sopimus, uskottavuus...]. Tavoite: [mitä vastaanottajan tulisi tehdä tai ymmärtää].

Kirjoita sähköposti: neutraali mutta tarkka aihe, pääviesti ensimmäisen kolmen lauseen aikana (ei peiteltynä kohteliaisuuksien taakse), faktat ennen tulkintoja, sekä selkeä jatkotoimenpide tai määräaika viestin lopussa.

Ehdota lisäksi suorempaa versiota ja pehmeämpää versiota, ja kerro missä tilanteessa kumpikin toimii parhaiten. Maksimipituus: 12 riviä. Ei tyhjiä korulauseita tai ennakkoon pyytelyä anteeksi.

Tiivistä seuraava asiakirja henkilölle [yhteenvedon lukija, esim. johtaja jolla on 5 minuuttia aikaa], jonka on päätettävä asiasta [päätettävä asia].

Asiakirja: [liitä teksti tähän]

Muotoilu: olennainen enintään 5 rivillä (mitä on muistettava, jos muuta ei ehdi lukea), avainluvut taulukossa (tieto, arvo, lähde asiakirjassa), päätöstä vaativat kohdat ja vaihtoehdot, asiakirjan epäselvyydet tai sisäiset ristiriidat (viittaa suoraan kohtiin) sekä se, mitä asiakirja EI kerro, vaikka se olisi päätöksen kannalta tärkeää.

Säännöt: älä tuo asiakirjan ulkopuolista tietoa, erota selkeästi faktat oletuksista, ja jos jokin osio on ristiriidassa johtopäätöksen kanssa, mainitse se ensimmäisenä.

Kirjoita seuraava teksti uudelleen selkeällä suomen kielellä. Konteksti: tämä teksti on [tekstityyppi, esim. verkkosivun teksti, sisäinen tiedote, asiakaskirje] kohderyhmälle [lukija]. Tavoite: [mitä lukijan pitäisi ymmärtää tai tehdä].

Muokattava teksti: [liitä teksti]

Muokkaussäännöt: yksi asia per lause, lauseen pituus keskimäärin enintään 20 sanaa, aktiivinen muoto, korvaa kapulakieli yleiskielellä ([mahdollinen säilytettävä ammattitermi, jonka lukija tuntee]), poista turhat täytesanat (kuten "puitteissa", "tarkoituksena on", "mahdollistamiseksi"), säilytä kaikki faktat ja luvut.

Toimita: muokattu teksti, lista tehdyistä merkittävistä tiivistyksistä (jotta voin tarkistaa vivahteet) sekä sanamäärä ennen ja jälkeen.

Valmistele puheenvuoroni. Tilaisuus: [tilaisuus, esim. tiimipalaveri, tuotelanseeraus, seminaari]. Kesto: [kesto]. Yleisö: [yleisö ja heidän oletettu asenteensa]. Pääviestit: [enintään 2 tai 3 viestiä]. Oma tyylini: [tyyli, esim. asiallinen, innostunut, huumorintajuinen].

Kirjoita teksti PUHUTTAVAKSI: lyhyitä lauseita, joita on helppo sanoa hengästymättä, selkeitä sanoja, avainviestien toistoa ja selkeät siirtymät osioiden välillä. Rakenne: aloitus, joka ei ole pelkkä kiitos tai kulunut sitaatti (käytä faktaa, anekdoottia [liitettävä kokemus] tai kysymystä), viestien kehittely konkreettisin esimerkein, sekä lopetus, joka toistaa PÄÄVIESTIN ja päättyy mieleenpainuvaan lauseeseen.

Lisää ohjeet rytmitykseen (tauot, kohdat joissa hidastaa) ja tiivistetty versio (50 % kestosta), jos aikataulu pettää.

Sovita seuraava teksti, joka on alun perin kirjoitettu kohderyhmälle [alkuperäinen yleisö], sopivaksi kohderyhmälle [uusi yleisö, esim. johto, tiimi, ei-tekniset asiakkaat, suuri yleisö].

Alkuperäinen teksti: [liitä teksti]

Mitä pitää muuttaa: yksityiskohtien taso (tämä yleisö tarvitsee [odotettu taso: päätös ja vaikutus / tarkka toimintaohje / yleiskuva]), sanasto (selitä tekniset tai sisäiset termit, listaa ne erikseen), esimerkit (vaihda ne tilanteisiin, joita tämä yleisö kohtaa), lähestymistapa (aloita siitä, mikä kiinnostaa TÄTÄ yleisöä: [päähuoli]).

Mitä ei saa muuttaa: faktat, luvut, annetut lupaukset. Toimita sovitettu teksti ja mainitse 3 rivillä, mitä vivahteita tai yksityiskohtia sovituksessa karsittiin.

Lähetin sähköpostin henkilölle [vastaanottaja ja suhde, esim. prospekti, kollega, toimittaja] aiheesta [alkuperäinen aihe] päivämäärällä [pvm], enkä ole saanut vastausta. Mikä on jumissa: [asia joka odottaa vastausta]. Historia: [aiemmat keskustelut].

Kirjoita 3 eri vaiheen muistutusta: 1. Kevyt muistutus (yksi lause kontekstista, helppo suljettu kysymys), 2. Lisäarvoa tuova muistutus (uusi hyödyllinen tieto, pyynnön uudelleenmuotoilu tai vaihtoehtoinen ehdotus), 3. Määräaikaan perustuva muistutus (ilmoita takaraja ja mitä teen, jos vastausta ei kuulu, ilman uhkailua).

Rajoitukset: enintään 6 riviä per viesti, ei syyllistämistä (mieluummin "koska en ole saanut vastausta" kuin "et ole vastannut"), vain yksi kysymys per viesti, säilytä alkuperäinen otsikko vastauksena ketjuun. Ilmoita jokaiselle viestille suositeltu lähetysväli.

Minun täytyy pyytää esihenkilöltäni [pyynnön kohde, esim. budjetti, rekrytointi, valinta kahden projektin välillä, koulutus]. Tausta: [nykyinen tilanne ja miksi pyyntö on ajankohtainen]. Kustannus: [raha, aika tai riski]. Hyöty: [konkreettinen hyöty tiimille tai yritykselle]. Hänen johtamistyylinsä: [esim. faktoihin perustuva, tiivis, yksityiskohtainen].

Kirjoita sähköposti: selkeä aihe, tausta enintään 3 rivillä, pyyntö suoraan (ei vihjailua), harkitut vaihtoehdot ja oma perusteltu suositukseni, sekä päätösaikataulu.

Rajoitukset: enintään 15 riviä, ei valittavaa sävyä, faktat ennen mielipiteitä, ennakoi yhdellä lauseella todennäköisin vastaväite ([odotettu vastaväite]). Ehdota myös 6 rivin versiota nopeaa käsittelyä varten.

Kirjoita kiitosviesti tapaamisen [tapaamisen tyyppi, esim. työhaastattelu, myyntitapaaminen, verkostoitumislounas] jälkeen henkilölle [keskustelukumppani ja titteli]. Keskustelun kohokohdat: [2-3 konkreettista asiaa]. Tavoite: [toivottu jatko, esim. seuraava haastatteluvaihe, uusi tapaaminen].

Viestin tulee: kiittää lyhyesti ilman liiallista imartelua, viitata YHTEEN tarkkaan kohtaan keskustelussa (osoittaa kuuntelua), tarjota jotain hyödyllistä jos mahdollista ([resurssi tai tieto josta oli puhetta]) ja ehdottaa jatkoa konkreettisesti.

Rajoitukset: enintään 8 riviä, älä käytä sanoja kuten "ainutlaatuinen mahdollisuus", älä kertaa koko CV:tä tai tarjousta. Anna asiallinen ja hieman lämpimämpi vaihtoehto.

Sain hyökkäävän tai syyttävän sähköpostin. Lähettäjä ja suhde: [kuka ja suhteen tärkeys]. Saatu viesti: [liitä viesti]. Faktat minun puoleltani: [mitä todella tapahtui, päivämäärät]. Oma vastuuni: [mitä myönnän, tai en mitään].

Kirjoita vastaus, joka: ei vastaa henkilökohtaisiin hyökkäyksiin (ignoraa ne), käy läpi faktat aikajärjestyksessä, myöntää suoraan sen mikä on perusteltua, korjaa rauhallisesti virheelliset väittämät viittaamalla tarkkoihin kohtiin ja ohjaa keskustelun kohti ratkaisua ([ratkaisuehdotus tai tapaaminen]).

Rajoitukset: enintään 12 riviä, ei ironiaa, ei huutomerkkejä tai isoja kirjaimia korostuksena, ei lauseita kuten "ymmärrän turhautumisesi, mutta". Lyhyet lauseet. Jos viesti sisältää sopimusoikeudellisia uhkauksia, huomauta siitä minulle ja suosittele juristin tarkistusta.

Jään [poissaolon tyyppi, esim. loma, työmatka, vanhempainvapaa] ajaksi välille [alkupvm] – [loppupvm]. Keskeneräiset asiat: [lista asioista, niiden tila ja seuraava takaraja]. Sijainen: [henkilö(t) ja vastuualueet]. Mikä voi odottaa: [ei-kiireelliset asiat].

Kirjoita kaksi tuotosta. 1. Automaattinen poissaoloilmoitus: päivämäärät, keneen ottaa yhteyttä (suomeksi ja tarvittaessa englanniksi), ei henkilökohtaisia syitä poissaoloon. 2. Tehtävien siirto kollegoille: taulukko (asia, tila, seuraava toimenpide, takaraja, yhteyshenkilö, dokumenttien sijainti), tunnetut sudenkuopat ja ohje tavoitettavuudestani (ei lainkaan tai vain jos [kiirekriteeri]).

Rajoitukset: poissaoloilmoitus enintään 5 riviä, tehtävien siirto tiivis ja toiminnallinen taulukkomuodossa.

Kirjoita kutsu kokoukseen aiheesta [aihe]. Osallistujat: [lista ja roolit]. Kesto: [kesto]. Tavoite: [mitä pitää päättää tai saada valmiiksi, esim. valinta kahden vaihtoehdon välillä]. Käsiteltävät asiat: [lista asioista].

Rakenne: aihe, joka kertoo kokouksen luonteen (päätös, tiedotus, työpaja), 2 rivin taustoitus, tavoite yhdellä lauseella ("tämän kokouksen lopussa olemme päätöksessä X..."), aikataulutettu esityslista (kohta, kesto, vetäjä, päätös/tiedotus), valmistautumisohjeet nimineen ja maininta asioista, jotka on jätetty pois ajan säästämiseksi.

Rajoitukset: kokouksen on mahduttava aikaan [kesto], joten ehdota sellaisten asioiden siirtämistä sähköpostiin, jotka eivät vaadi kaikkien läsnäoloa. Neutraali sävy.

Kirjoita sähköposti yrityksen [yritys] hinnankorotuksesta. Kohderyhmä: [kaikki asiakkaat tai segmentti]. Korotus: [vanha hinta, uusi hinta tai prosentti], voimassa alkaen [pvm]. Syy: [todellinen syy, esim. kustannusten nousu, palvelun laadun parantaminen, indeksitarkistus]. Vastaantulo: [mahdollinen etu, esim. vanha hinta voimassa tiettyyn asti, tai ei mitään].

Viestin tulee: ilmoittaa korotus heti ensimmäisessä kappaleessa, antaa rehellinen syy 1-2 lauseella ilman dramatisointia, kertoa tarkasti mitä muutos tarkoittaa lukijalle (ennen, jälkeen, milloin), muistuttaa lyhyesti palvelun arvosta ja kertoa keneen ottaa yhteyttä kysymyksissä.

Rajoitukset: enintään 15 riviä, ei kiertelyä, ei teeskentelyä että kyseessä olisi hyvä uutinen. Tee erillinen versio sopimusasiakkaille, joiden hinta muuttuu vasta kauden päättyessä.

Kirjoita tervetuloa-viesti yrityksen [yritys] uudelle asiakkaalle [palvelun tai tuotteen] oston jälkeen. Yhteyshenkilöt meillä: [kuka tekee mitä: myynti, projektipäällikkö, tuki]. Seuraavat vaiheet: [aloituksen vaiheet ja tyypilliset kestot]. Mitä tarvitsemme asiakkaalta: [dokumentit, pääsyt, tiedot].

Rakenne: lyhyt kiitos, kertaus ostetusta palvelusta ja asiakkaan tavoitteesta ([asiakkaan sanoittama tavoite]), seuraavat askeleet listana päivämäärineen, lista odotetuista asioista takarajoineen, oikea yhteystieto eri kysymyksiin ja maininta ensimmäisestä tapaamisesta.

Rajoitukset: enintään 20 riviä, ei ylisanoja, asiakkaan on voitava toimia heti viestin luettuaan. Sisällytä otsikko.

Kirjoita sisäinen tiedote yritykselle [yritys tai osasto]. Aihe: [muutos tai sääntö, esim. uudet työajat, hankintojen hyväksyntäprosessi, työkalun käyttö]. Kohderyhmä: [ketä koskee]. Voimaantulo: [pvm]. Syy: [todellinen peruste]. Mikä muuttuu: [vanha käytäntö, jos on].

Rakenne: asiallinen otsikko, uusi sääntö ensimmäisellä kahdella rivillä, kohderyhmä ja aikataulu, konkreettiset vaikutukset arkeen (ennen / jälkeen -taulukko), poikkeukset ja kuka ne päättää, yhteyshenkilö kysymyksille.

Rajoitukset: enintään yksi sivu, lyhyet lauseet, ei holhoavaa sävyä, rehellinen perustelu. Jos asia koskee työsopimusta tai järjestyssääntöjä, lisää maininta HR:n tai lakiosaston tarkistuksesta.

Muuta seuraavat tiedot kirjalliseksi ohjeeksi tehtävään [dokumentoiva tehtävä, esim. tilauksen käsittely, verkkosivun päivitys, kassan sulkeminen]. Käyttäjä: [lukijan profiili, esim. uusi työntekijä ilman aiempaa tietoa]. Toistuvuus: [kuinka usein]. Työvaiheet: [raaka kuvaus vaiheista]. Työkalut: [ohjelmistot, pääsyt].

Rakenne: tavoite yhdellä lauseella, esivaatimukset (pääsyt, välineet), numeroidut vaiheet (yksi toiminto per vaihe, alkaen verbillä, sisältäen vahvistuksen onnistumisesta), tarkistuspisteet ("jos et näe X, älä jatka"), 3 yleisintä virhettä ja niiden korjaus sekä yhteyshenkilö ongelmatilanteissa.

Rajoitukset: ei oletettuja vaiheita (älä sano "konfiguroi", vaan kerro mistä klikataan), yhtenäinen sanasto. Huomauta, jos kuvaukseni on liian epätarkka jonkin vaiheen kirjoittamiseen.

Muuta puhelinmuistiinpanoni viralliseksi yhteenvedoksi lähetettäväksi vastapuolelle. Yhteyshenkilö: [kuka, yritys, rooli]. Puhelun aihe: [miksi soitettiin]. Muistiinpanot: [liitä raa'at muistiinpanot]. Tavoite: [mitä haluan vahvistaa kirjallisesti, esim. suullinen sopimus, aikataulu, eriävä mielipide].

Kirjoita sähköposti: konteksti (pvm ja aihe), käsitellyt asiat listana, päätökset tai sopimukset selkeästi ("vahvistamme, että...", "sovimme, että..."), kummankin osapuolen tehtävät määräaikoineen ja vahvistuspyyntö ("ellei korjauksia tule [aika] mennessä, etenemme näin").

Rajoitukset: enintään 15 riviä, erota selkeästi se mitä SANOTTIIN siitä mitä PÄÄTELTIIN, neutraali sävy. Tämä on asiakirja, jota voidaan käyttää mahdollisessa riitatilanteessa: vain faktoja.

Kirjoita päätösmuistio aiheesta [päätöksen aihe, esim. toimittajan vaihto, uuden työntekijän palkkaus, tuotteen lopettaminen]. Päättäjä: [kuka päättää]. Vaihtoehdot: [vaihtoehdot ominaisuuksineen: hinta, aikataulu, riskit]. Kriteerit: [tärkeimmät tekijät]. Suositeltu päätös: [valittu vaihtoehto]. Ratkaiseva tekijä: [mikä ratkaisi pelin].

Rakenne: konteksti ja kysymys 4 rivillä, taulukko vaihtoehdoista (vaihtoehto, kustannus, hyöty, pääriski, peruttavuus), päätöskriteerit painotuksineen, päätös ja perustelu yhtenä kappaleena, tietoisesti otetut riskit, seuranta-ajankohta ([pvm]) ja jatkotoimenpiteet.

Rajoitukset: enintään yksi sivu, kirjoitettu niin että sen ymmärtää 6 kuukauden päästä henkilö, joka ei ollut mukana keskusteluissa. Älä vähättele hylättyjä vaihtoehtoja.

Rakenna sisäinen UKK-osio aiheesta [työkalu tai prosessi, esim. uusi CRM, matkalaskut, neuvotteluhuoneiden varaus]. Käyttäjät: [ketkä käyttävät ja heidän osaamistasonsa]. Toistuvat kysymykset: [lista kysymyksistä]. Viralliset säännöt: [rajat, hyväksynnät]. Ohjeet: [linkit tai sijainnit].

Tuota UKK: kysymykset muotoiltuna kuten ihmiset ne kysyvät ("Miten teen, jos...", ei "Hankintaprosessin kulku"), ryhmiteltynä tilanteittain (aloitus, peruskäyttö, ongelmat, erikoistilanteet), vastaus enintään 5 riviä alkaen toimintaohjeella, linkit resursseihin ja viimeisenä kysymyksenä "Jos asia ei selvinnyt: ota yhteys [kuka]".

Rajoitukset: ei "katso ohjeesta" -vastauksia ilman tarkkaa linkkiä. Listaa lopuksi 3 kysymystä, joiden vastaus vaatii sääntöjen selkeyttämistä.

Jätän tehtäväni [tehtävänimike] yrityksessä [yritys] päivänä [pvm]. Kirjoitan siirtodokumentin [seuraaja: tiedossa tai tuntematon]. Vastuualueet: [lista tehtävistä]. Keskeneräiset asiat: [asiat ja niiden tila]. Avainhenkilöt: [sisäiset ja ulkoiset, konteksti]. Rutiinit: [toistuvat tehtävät ja tiheys]. Hiljainen tieto: [sudenkuopat, historia, missä asiat fyysisesti/digitaalisesti ovat].

Rakenne: tehtävän kuvaus 5 rivillä (tavoite, laajuus, raportointi), rutiinikalenteri (päivä, viikko, kuukausi, vuosi kriittisine takarajoineen), keskeneräiset asiat taulukossa (asia, tila, seuraava askel, takaraja, riski jos ei hoideta), kommentoitu yhteystietolista, pääsyt ja työkalut (ei salasanoja) sekä osio "mitä olisin halunnut tietää aloittaessani".

Rajoitukset: faktapohjainen, ei henkilökohtaisia arvosteluja, johdon luettavissa.

Kirjoita sisäinen ohjeistus aiheesta [aihe, esim. tekoälyn käyttö, etätyö, laitteiden käyttö, sosiaalinen media] yritykselle [yritys, koko, toimiala]. Mitä haluamme sallia: [kannustetut tavat]. Mitä haluamme välttää: [pelätyt riskit, esim. tietovuoto, yrityksen maine]. Olemassa olevat rajoitukset: [työsopimus, GDPR, salassapito].

Rakenne: kenelle ohje pätee, periaatteet 3-4 lauseella (tarkoitus ennen sääntöä), säännöt kahtena listana "Sallittu" / "Kielletty" esimerkkeineen, tapaukset jotka vaativat ennakkolupaa, toimintaohjeet epäselvissä tilanteissa tai vahingon sattuessa, sekä päivitysajankohta.

Rajoitukset: enintään 2 sivua, ei epämääräisiä sääntöjä (kuten "käytä maalaisjärkeä"), ei poliisimaista sävyä, jokainen kielto perusteltu riskillä. Mainitse alussa, että dokumentti vaatii juristin tai HR:n tarkistuksen.

Kirjoita raportti seuraavasta häiriöstä. Luonne: [mitä tapahtui, esim. käyttökatko, toimitusvirhe, tietohäviö]. Aikajana: [mitä tiedetään, kellonajat]. Vaikutus: [kuka/mikä kärsi, kuinka kauan]. Välittömät toimet: [mitä tehtiin heti]. Syyt: [varmistetut ja oletetut syyt]. Vastaanottajat: [johto, asiakas, vakuutusyhtiö, tiimi].

Rakenne: yhteenveto 5 rivillä (mitä, milloin, vaikutus, nykytila), aikajana taulukossa, vaikutukset lukuina (jos ei tiedetä, kirjoita "ei vahvistettu"), syyanalyysi erottaen faktat oletuksista, korjaavat toimenpiteet vastuuhenkilöineen ja takarajoineen sekä toimet toistumisen estämiseksi.

Rajoitukset: ei henkilönimiä syyllisinä (kuvaa prosessivikoja, ei yksilövirheitä), ei dramatisointia, jokainen väite lähteistetty ("lokien mukaan", "henkilön X mukaan"). Jos tapauksella on juridisia seurauksia, suosittele juristin tarkistusta.

Auta minua rakentamaan tekninen kuvaus tarjoukseen [hankinnan kohde], jonka on julkaissut [tilaaja]. Yrityksemme: [toimiala, koko, referenssit]. Pisteytyskriteerit: [kriteerit ja painotukset]. Vaatimukset: [tärkeimmät kohdat]. Vahvuutemme: [erottautumistekijät]. Heikkoutemme: [kohdat joissa meitä haastetaan].

Tuota: teknisen kuvauksen runko, joka noudattaa pisteytyskriteereitä (oma osio jokaiselle kriteerille samassa järjestyksessä ja sanastolla kuin tilaajalla), jokaisen osion alle tarvittavat todisteet (referenssit, CV:t, menetelmät) ja vältettävät sudenkuopat, sekä rehellinen tapa käsitellä heikkoutemme (kompensointi, kehityssuunnitelma).

Rajoitukset: ei yleishinnoittelua tai korulauseita ("asiakas on keskiössä"), jokainen väite vaatii todisteen. Älä keksi lukuja, käytä paikkamerkkejä [täydennä].

Kirjoita esittelyteksti yritykselle [yritys]. Toiminta: [mitä myy, kenelle]. Historia: [perustaminen, virstanpylväät, vain vahvistetut]. Luvut: [henkilöstö, toimipisteet, ikä, asiakasmäärä: vain tarkat tiedot]. Erottautumistekijä: [mikä tekee erilaisen]. Käyttökohde: [verkkosivu, esite, myyntimateriaali, LinkedIn].

Toimita 3 versiota: pitkä (n. 200 sanaa "meistä"-sivulle), keskipitkä (80 sanaa tarjoukseen), lyhyt (25 sanaa profiiliin). Kaikkien on kerrottava: ketä palvelemme, mitä teemme, mikä meidät erottaa ja yksi todiste.

Rajoitukset: kielletyt sanat: "johtava", "edelläkävijä", "innovatiivinen ratkaisu", "ihminen keskiössä". Ei keksittyjä lukuja. Kirjoita preesensissä, lyhyitä lauseita, asiakas vähintään yhden lauseen subjektina (mitä HÄN saa).

Tiivistä myyntiargumenttimme yhden sivun dokumentiksi tapaamisen jälkeen jätettäväksi. Tarjous: [tuote/palvelu, hinta]. Kohderyhmä: [kuka ostaa, kuka päättää]. Ongelma: [ongelma asiakkaan sanoin]. Ratkaisu: [mekanismi selkokielellä]. Todisteet: [referenssit, takuut, luvut]. Päävastaväite: [yleisin este].

Rakenne: otsikko joka kertoo hyödyn (ei tuotteen nimeä), ongelma 3 rivillä, ratkaisu 3 konkreettisena kohtana, todisteet (vahvin ensin), vastaus vastaväitteeseen 2 rivillä nimeämättä sitä raskaasti, hinta/hinnoitteluperuste ja yksi selkeä toimintakehote yhteystietoineen.

Rajoitukset: enintään 250 sanaa, luettavissa 90 sekunnissa, ei yli 20 sanan lauseita. Ehdota myös visuaalista hierarkiaa (mikä korostetaan).

Kirjoita ammatillinen esittelyni. Ura: [tehtävät, yritykset, vuodet, koulutus]. Nykyinen rooli: [tehtävä ja vastuut]. Saavutukset: [2-3 konkreettista asiaa]. Käyttökohde: [esim. yrityksen sivu, konferenssi, koulutus]. Tavoite: [minkä vaikutelman lukijan tulisi saada].

Toimita 3 muotoa: koko teksti (n. 120 sanaa, kolmannessa persoonassa), suullinen esittely juontajalle (60 sanaa, puhekielinen rytmi), yhden lauseen tiivistys (tehtävä + kulma, max 15 sanaa).

Rajoitukset: aloita siitä mikä palvelee käyttöyhteyttä, ei vanhimmasta tutkinnosta; ei tyhjiä sanoja ("intoilija", "guru"); vain toimitetut faktat. Kysy 3 kysymystä, jos tiedot eivät riitä uskottavaan tekstiin.

Kirjoita LinkedIn-profiilini "Tiedot" (About) -osio uudelleen. Toimintani: [tehtävä, yritys tai yrittäjä]. Kohderyhmä: [keneen haluan vaikuttaa, esim. rekrytoijat, asiakkaat]. Tavoite: [mitä haluan heidän tekevän]. Ura ja saavutukset: [faktat]. Tyyli: [asiallinen, suora, lämmin...].

Rakenne: 2 rivin koukku, joka näkyy ennen "näytä lisää" -klikkausta (kenelle olen hyödyksi ja miten), kappale konkreettisesta tekemisestä, kappale todisteista (luvut vain jos toimitettu), lause työtavastani ja kutsu ottaa yhteyttä.

Rajoitukset: enintään 150 sanaa, ensimmäinen persoona, ei buzzword-listoja, ei hymiöitä ellei tyyli vaadi ([kyllä/ei]). Ehdota myös 3 profiiliotsikkoa (max 120 merkkiä).

Kirjoita mediatiedote yritykselle [yritys]. Uutinen: [tapahtuma, esim. lanseeraus, kumppanuus, nimitys, rahoitus]. Faktat: [pvm, paikka, luvut, nimet]. Miksi tämä on uutinen toimittajalle: [ulkoinen kiinnostavuus: alan uutuus, paikallinen vaikutus, trendi]. Puhemies: [nimi, titteli]. Kohdemediat: [paikallismedia, ammattilehdet, valtakunnallinen media].

Rakenne: uutisotsikko (alle 12 sanaa, ei mainosmainen), kärki (kuka, mitä, missä, milloin, miksi), kaksi kappaletta taustoitusta (tärkein ensin), puhemiehen sitaatti joka tuo näkökulmaa (ei "olemme ylpeitä"), yrityksen perustiedot (Boilerplate) ja yhteystiedot.

Rajoitukset: enintään yksi sivu, ei ylisanoja, kirjoitettu kuin uutisartikkeli. Ehdota 2 eri otsikkovaihtoehtoa.

Kirjoita LinkedIn-postaus. Aihe: [aihe, esim. opetus projektista, ilmoitus, näkemys alasta, kokemus]. Materiaali: [faktat, anekdootti tai luvut]. Kohderyhmä: [kuka halutaan tavoittaa]. Tavoite: [näkyvyys, keskustelu, rekrytointi, yhteydenotot]. Tyyli: [asiallinen, suora, henkilökohtainen...].

Rakenne: 1-2 rivin koukku ilman klikkiotsikoita, ilmava teksti (1-3 rivin kappaleet, yksi asia per kappale), lopetus joka ottaa kantaa tai kysyy tarkan kysymyksen (ei yleistä "mitä mieltä olet?").

Rajoitukset: enintään 1300 merkkiä, ei teennäistä tarinankerrontaa, ei elämänohjeita arkisista asioista, max 3 hashtagia loppuun. Toimita kaksi versiota: faktapohjainen ja henkilökohtaisempi.

Valmistele käsikirjoitus viestille, jonka jätän kun [kohdehenkilö, esim. prospekti, asiakas, hakija] ei vastaa. Konteksti: [miksi soitan]. Mitä hän tietää minusta: [aiempi suhde tai kylmäsoitto]. Tavoite: [takaisinsoitto, aika, vahvistus]. Yritykseni: [yritys ja toimiala].

Kirjoita puhuttava teksti: kuka olen, soiton syy HÄNEN hyötynsä kannalta, toimintapyyntö ja puhelinnumeroni sanottuna hitaasti (kahdesti: keskellä ja lopussa) sekä poistumisreitti ("jos asia kuuluu toiselle, kerrothan").

Rajoitukset: 30 sekuntia puhuttuna (n. 75 sanaa), ei teennäistä salaperäisyyttä. Toimita 3 versiota: ensimmäinen soitto, toinen muistutus, viimeinen viesti.

Olemme tehneet virheen asiakkaalle ja minun on kirjoitettava anteeksipyyntö. Virhe: [mitä tapahtui: viivästys, virhe, laatuongelma]. Asiakas: [kuka, tärkeys]. Vaikutus: [mitä se maksoi asiakkaalle]. Vastuumme: [täysi tai osittainen, faktat]. Hyvitys: [alennus, uudelleen tekeminen, hyvityslasku tai ei mitään].

Kirjoita viesti: ongelman myöntäminen heti alussa tarkoin sanoin, faktapohjainen selitys 2-3 rivillä ilman selittelyä tai muiden syyttämistä, konkreettinen hyvitys aikatauluineen, toimenpide toistumisen estämiseksi ja suora yhteystieto keskustelulle.

Rajoitukset: enintään 15 riviä, ei tyhjiä vakuutteluja, ei liiallista itsensä ruoskimista. Jos asiakas vihjaa juridisista toimista, suosittele juristin tarkistusta.

Kirjoita vastaukset yrityksen [yritys] verkkopalveluiden arvosteluihin. Arvostelut: [liitä arvostelut ja tähdet]. Todellinen tausta: [mitä oikeasti tapahtui kussakin tapauksessa]. Allekirjoitus: [kuka vastaa].

Negatiiviset arvostelut: kiitä asiallisesti, toista mainittu ongelma (osoita että luit), kerro faktat jos ne eroavat (syyttämättä asiakasta valehtelijaksi), ehdota keskustelun siirtämistä yksityiseksi ja kirjoita ajatellen seuraavaa asiakasta, joka lukee viestin. Positiiviset arvostelut: lyhyt ja yksilöllinen vastaus, ei kahta samanlaista.

Rajoitukset: enintään 6 riviä per vastaus, ei kopiointia, ei asiakkaan henkilötietojen paljastamista (GDPR). Huomauta jos arvostelu vaikuttaa herjaavalta.

Kirjoita irtisanomisilmoitus sopimuksesta [sopimus, esim. ohjelmistolisenssi, palvelusopimus, vakuutus, toimitilan vuokra] yritykselle [toimittaja]. Viitteet: [sopimusnumero, alkupvm]. Syy: [todellinen syy tai ilman syytä jos mahdollista]. Sopimuksen ehdot: [irtisanomisaika, muotovaatimus]. Toivottu päättymispäivä: [pvm].

Rakenne: aihe viitteineen, ilmoitus irtisanomisesta preesensissä ("irtisanon", ei "haluaisin irtisanoa"), päättymispäivä irtisanomisajan mukaan, pyyntö kirjallisesta vahvistuksesta (päättymispvm, viimeinen veloitus, datan/laitteiden kohtalo) ja asiallinen lopetus.

Rajoitukset: enintään yksi sivu, neutraali sävy vaikka suhde olisi huono. Muistuta tarkistamaan lähetystapa (esim. kirjattu kirje tai asiakasportaali) ja juristin tarve suurissa summissa.

Kirjoita reklamaatio toimittajalle [toimittaja] aiheesta [ongelma: virheellinen toimitus, toistuva viivästys, laskutusvirhe, laatu]. Faktat: [pvm, tilausviitteet, mitä sovittiin, mitä todettiin]. Todisteet: [kuvat, sähköpostit, raportit]. Vaikutus toimintaamme: [konkreettiset seuraukset]. Vaatimus: [vaihto, hyvitys, alennus, toimintasuunnitelma]. Tiukkuus: [ensimmäinen kerta vai toistuva ongelma].

Rakenne: viittaus sopimukseen/tilaukseen, havaitut virheet listana viitaten liitteisiin, poikkeama sovitusta (viittaa sopimuskohtaan), vaikutus, tarkka vaatimus vastausaikoineen ([aika]) ja maininta jatkotoimista jos asia ei korjaannu.

Rajoitukset: enintään 20 riviä, erota faktat arvioista, säilytä asiallisuus. Suosittele juristin tarkistusta, jos kyseessä on suuri summa.

Generoi otsikoita aiheelle [aihe: artikkeli, uutiskirje, verkkosivu, esitys]. Sisältö: [tiivistelmä tai teksti]. Lukija: [kuka lukee ja mitä etsii]. Kanava: [blogi, sähköposti, LinkedIn, sisäinen tiedote]. Lupaus: [mitä sisältö todella tarjoaa].

Toimita 10 otsikkoa ryhmiteltynä: 2 faktapohjaista, 2 hyötyyn keskittyvää, 2 kysymysmuotoista, 2 lukuihin perustuvaa (vain oikeilla luvuilla), 2 haastavaa/yllättävää. Jokaiselle otsikolle luonnollinen aloituslause.

Rajoitukset: max 60 merkkiä jos verkkoon ([kyllä/ei]), ei katteettomia lupauksia, ei väkinäisiä sanaleikkejä. Suosittele lopuksi YHTÄ otsikkoa kanavan ja lukijan perusteella.

Ennen kuin kirjoitan [dokumentti: raportti, artikkeli, muistio], rakenna minulle yksityiskohtainen runko. Aihe: [aihe]. Lukija: [kuka lukee, mitä tietää, mitä odottaa]. Tavoite: [mitä lukijan pitäisi ymmärtää tai tehdä]. Materiaali: [faktat, data, esimerkit]. Tavoitepituus: [pituus].

Tuota runko kolmella tasolla: pääosiot (väitelauseina, ei tyyliin "tausta"), alaosiot, ja jokaisen alaosion alle kappaleiden pääideat ja käytettävä materiaali.

Rajoitukset: lukijan on ymmärrettävä punainen lanka vain lukemalla osioiden otsikot; huomauta jos materiaali ei riitä johonkin kohtaan; ehdota järjestystä lukijan mukaan (esim. johtopäätös ensin kiireiselle johtajalle). Kysy 3 kysymystä ennen aloitusta.

Dokumenttini lopetus on heikko. Dokumentti: [tyyppi ja aihe]. Nykyinen lopetus: [liitä loppuosa]. Lukija: [kuka lukee]. Tavoite: [tarkka toiminto: vastaus, hyväksyntä, tapaaminen]. Määräaika: [pvm].

Kirjoita lopetus kolmessa osassa: lisäarvoa tuova synteesi (yhdistä asiat, älä vain toista sisällysluetteloa), toimintakehote verbillä ja vastuuhenkilöllä varustettuna ("vahvista X mennessä [pvm]"), sekä mieleenpainuva loppulause (konkreettinen kuva tai merkitys, ei latteus).

Rajoitukset: enintään 10 riviä, ei uutta tietoa jota ei ole leipätekstissä, ei sanoja "lopuksi" tai "yhteenvetona". Anna kaksi versiota: asiallinen sisäiseen käyttöön ja myyvämpi kaupalliseen käyttöön.

Tekstini osiot ovat hyviä, mutta ne eivät linkity toisiinsa sujuvasti. Teksti: [liitä teksti tai osioiden loput ja alut]. Tyyppi: [raportti, artikkeli, esitys]. Lukija: [kuka lukee].

Tunnista jokaisen osion väliltä looginen suhde (seuraus, vastakohta, mittakaavan muutos, esimerkki, ongelma-ratkaisu) ja kirjoita 1-2 lauseen siirtymä, joka päättää edellisen ja avaa seuraavan. Jos suhdetta ei löydy, huomauta siitä (rakenteellinen ongelma) ja ehdota osioiden siirtoa.

Rajoitukset: ei tyhjiä sanoja kuten "lisäksi", "huomioitavaa on", "mitä tulee...". Älä tiivistä kaikkea aiempaa. Toimita tulos taulukossa: liitoskohta, looginen suhde, ehdotettu siirtymä.

Muuta tämä todellinen tapaus tarinaksi käytettäväksi [kohde: verkkosivu, myyntiesitys, LinkedIn, uutiskirje]. Faktat: [kuka oli asiakas/tiimi, mikä oli ongelma, mitä tehtiin, mikä oli tulos lukuina]. Pääviesti: [mitä lukijan pitäisi muistaa]. Luottamuksellisuus: [asiakkaan nimi mainittavissa tai anonymisoitava].

Kirjoita tarina neljässä vaiheessa: alkutilanne konkreettisella yksityiskohdalla, este ja sen hinta (kriittinen hetki), toimenpiteet ihmisten näkökulmasta (kuka päätti mitä, ei "ratkaisu otettiin käyttöön") ja tulos lukuina sekä arjen muutoksena.

Rajoitukset: enintään 250 sanaa, ei keksittyjä lukuja tai kaunistelua, asiakas tai tiimi on sankari (emme me). Toimita myös 3 lauseen tiivistys koukuksi.

Selitä [tekninen aihe, esim. mekanismi, teknologia, sääntely] kohderyhmälle [ei-asiantuntijat, esim. asiakkaat, johto, uudet työntekijät]. Materiaali: [liitä tekninen dokumentaatio]. Miksi he tarvitsevat tätä: [päätös tai toiminta joka riippuu ymmärryksestä]. Tavoitepituus: [pituus].

Kirjoita selitys: aloita tutusta tilanteesta tai esineestä, käytä vertauskuvaa (ja hylkää se heti jos se vääristää asiaa), selitä mekanismi vaiheittain yleiskielellä ja kerro mitä se tarkoittaa lukijalle käytännössä.

Rajoitukset: ei teknisiä termejä ilman välitöntä selitystä, max 20 sanan lauseet, ei alentuvaa sävyä. Listaa lopuksi tehdyt yksinkertaistukset, jotta voin varmistaa ettei mikään johda harhaan.

Kirjoita [muoto: henkilökuva tai kysymys-vastaus-haastattelu] henkilöstä [nimi, rooli, kokemus] kanavaan [uutiskirje, urasivu, LinkedIn]. Materiaali: [liitä muistiinpanot tai puhe]. Tavoite: [mitä lukijan pitäisi muistaa, esim. asiantuntijuus, rekrytoinnin edistäminen]. Tyyli: [asiallinen, lämmin, virallinen].

Henkilökuva: koukku todellisesta yksityiskohdasta, lyhyt urapolku, arjen työ konkreettisin esimerkein, valitut sitaatit ja tulevaisuuden näkymä. Haastattelu: 5-7 elävää kysymystä, tiivistetyt vastaukset SILLÄ tavalla kuin henkilö puhuu.

Rajoitukset: enintään 400 sanaa, älä keksi sanomisia, huomauta poistetuista kohdista. Muistuta lopuksi tekstin hyväksyttämisestä haastateltavalla.

Kirjoita teksti kollegan [nimi, rooli, kokemus] lähtiessä. Syy: [eläke, uusi työ, sisäinen siirto]. Suhde: [esihenkilö, läheinen kollega, tuttu]. Muistot ja faktat: [anekdootit, yhteiset projektit, arvostetut piirteet]. Muoto: [puhe, kortti, tiimiviesti]. Tyyli: [asiallinen, huumorilla, lämmin].

Kirjoita teksti: aloita tarkasta muistosta yleisluontoisuuden sijaan, kerro mitä henkilö on todella tuonut tiimiin (2 esimerkkiä), mainitse luonteenpiirre anekdootin kautta (ei noloja asioita) ja toivota onnea jatkoon.

Rajoitukset: puhe max 2 min (n. 250 sanaa), luonnollinen puhekieli; kortti max 80 sanaa. Ei keksittyjä tarinoita, ei huumoria ulkonäöstä tai lähdön syistä.

Kirjoita yrityksen [vuosi] uuden vuoden toivotukset. Vastaanottajat: [asiakkaat, kumppanit, tiimi, toimittajat]. Mitä tänä vuonna tapahtui kunkin kanssa: [virstanpylväät, projektit, haasteet]. Mitä ensi vuonna tapahtuu: [näkymät]. Kanava: [sähköposti, kortti, LinkedIn, puhe]. Allekirjoittaja: [kuka].

Toimita versio jokaiselle ryhmälle. Jokaisessa: aloitus joka välttää kliseet, aito muisto vuoden varrelta (materiaalistani), toivotukset liittyen heidän tavoitteisiinsa, lause tulevasta yhteistyöstä ja allekirjoitus.

Rajoitukset: max 100 sanaa per versio, ei geneerisiä malleja, ei pelkkää omien onnistumisten listausta. Toimita myös 25 sanan lyhytversio.

Lue ja tarkista seuraava teksti [käyttökohde: asiakasviesti, julkaisu, virallinen dokumentti]. Teksti: [liitä teksti]. Toivottu taso: [vain virheiden korjaus tai myös tyyliehdotukset]. Erityishuomiot: [esim. erisnimet, joihin ei saa koskea].

Työskentele kolmessa vaiheessa: 1. Objektiiviset korjaukset: oikeinkirjoitus, kielioppi, välimerkit, typografia (yhdysviivat, lainausmerkit, isot alkukirjaimet) taulukossa: virhe, korjaus, sääntö. 2. Tyylilliset parannusehdotukset: toistot, kankeudet, epäselvyydet perusteluineen. 3. Lopullinen teksti kaikilla kielioppikorjauksilla.

Rajoitukset: älä KOSKAAN muuta merkitystä, lukuja tai nimiä; kysy jos jokin kohta on epäselvä; huomauta kieliopillisesti oikeista mutta monitulkintaisista lauseista.

Tämä dokumentti on usean henkilön kirjoittama ja se näkyy. Dokumentti: [liitä teksti]. Tyyppi ja käyttö: [raportti, tarjous, ohjeistus]. Tavoitetyyli: [referenssiosio tai kuvaus: asiallinen, suora, tekninen].

Työskentele kahdessa vaiheessa: 1. Ristiriitojen analyysi taulukossa: terminologia (sama asia eri nimillä), käytännöt (lyhenteet, numerot kirjaimin/numeroin, pvm, yksiköt, isot alkukirjaimet), sävy, persoona ja aikamuoto (me/passiivi, preesens/imperfekti), listojen ja otsikoiden muotoilu. 2. Yhtenäistetty teksti säilyttäen asiasisältö, luvut ja rakenne.

Rajoitukset: listaa erikseen tekemäsi valinnat (mikä termi voitti) hyväksyttäväksi; huomauta SISÄLLÖLLISISTÄ ristiriidoista (eri luvut samalle asialle) niitä korjaamatta – kirjoittajien on päätettävä ne.

Tämä teksti on tekoälyn tuottamaa ja se tuntuu siltä. Kirjoita se uudelleen niin, että se kuulostaa luonnolliselta ammattilaiselta. Teksti: [liitä teksti]. Käyttö: [missä julkaistaan]. Oma ääneni: [2-3 lausetta omaa tekstiäsi tyylin kalibroimiseksi].

Etsi ja poista: mahtipontiset aloitukset ("Nykypäivän muuttuvassa maailmassa", "Digitaalisella aikakaudella"), mekaaniset rakenteet (kolmen kohdan listat, "Kyse ei ole vain X:stä, vaan Y:stä"), suosikkisanat ("ratkaiseva", "olennainen", "mullistaa", "optimaalinen", "sukeltaa johonkin"), tyhjät lopetukset ("Yhteenvetona voidaan todeta"), turhat luettelomerkit, tasapaksu innostus ja yleistykset ilman esimerkkejä.

Toimita: muokattu teksti ja taulukko löydetyistä maneereista (alkuperäinen, ongelma, korjaus). Rajoitukset: säilytä kaikki tieto, lyhentäminen on suositeltavaa, älä korvaa yhtä maneesia toisella.

Tiivistä tämä teksti pituuteen [pituus: sanamäärä, merkkimäärä tai rivimäärä]. Nykyinen teksti: [liitä teksti]. Miksi raja on olemassa: [lomakekenttä, tarjouspyyntö, tiivistelmä, printtitila, alustan merkkiraja]. Mitä ei saa koskea: [luvut, pakolliset maininnat, nimet].

Menetelmä: poista ensin turha (toistot, täytesanat, adverbiaaliset rakenteet, lukijalle tarpeettomat tarkennukset), tiivistä sitten (lauseiden yhdistäminen, suoremmat ilmaukset) ja vasta viimeisenä karsi sisältöä vähiten tärkeästä alkaen.

Toimita: teksti tarkassa mitassa (merkkimäärä näkyvissä) ja leikkauspäiväkirja kolmessa luokassa (poistettu ilman hävikkiä, tiivistetty, karsittu) selityksineen. Jos raja tekee tekstistä harhaanjohtavan, kerro se.

Tarkista tämän dokumentin SISÄINEN johdonmukaisuus ennen lähetystä (älä tarkista ulkoisia lähteitä). Dokumentti: [liitä teksti]. Tyyppi: [raportti, tarjous, tase, kansio]. Kriittiset kohdat: [summat, päivämäärät, nimet].

Tarkista järjestelmällisesti: luvut (summat jotka eivät täsmää, prosentit, eri luvut samalle asialle), päivämäärät (mahdoton aikajana, vanhentuneet takarajat [lähetyspvm]), nimet ja nimikkeet (sama taho eri nimillä, määrittelemättömät lyhenteet), väitteet (osio joka lupaa jotain minkä toinen kieltää) ja viittaukset (liitteet tai osiot joita ei löydy).

Toimita raportti taulukossa: sijainti (sitaatti), ongelma, vakavuus (kriittinen/korjattava/pieni), ehdotettu korjaus. Älä korjaa tekstiä itse: päätän muutoksista itse.

Muokkaa seuraava sisältö lyhyisiin formaatteihin. Lähdeteksti: [liitä teksti]. Vastaanottaja: [kuka]. Tavoite: [mitä lukijan pitäisi tehdä]. Tarvittavat formaatit: [sähköpostin aihe (50 merkkiä), tekstiviesti (160 merkkiä), sovellusilmoitus (80 merkkiä), lyhyt kuvaus (200 merkkiä), yhden rivin yhteenveto].

Toimita jokaisesta 3 vaihtoehtoa merkkimäärineen: aihe houkuttelee avaamaan valehtelematta, tekstiviesti on heti toiminnallinen (kuka kirjoittaa, mitä tehdä, linkki), ilmoitus menee suoraan asiaan ja lyhyt kuvaus sisältää hakusanat.

Rajoitukset: älä ylitä rajoja, ei tekstiviestilyhenteitä ammattiyhteydessä, tärkein tieto ensin. Kerro mitä kukin formaatti joutuu jättämään pois.

Muotoile seuraava teksti niin, että se puhuttelee kaikkia sujuvasti. Teksti: [liitä teksti, esim. työpaikkailmoitus, sisäinen viesti]. Konteksti: [käyttö]. Yrityksen linja: [esim. suositaanko monikkomuotoja tai passiivia].

Käytä ensisijaisesti: sukupuolineutraaleja termejä ("henkilö", "tekijä", "tiimi" mieluummin kuin sukupuolittuneet nimikkeet), verbiin tai tehtävään perustuvia muotoiluja ("tehtävässä vastaat" mieluummin kuin "vastaava"). Varmista, että työpaikkailmoituksen nimike on avoin kaikille suomalaisen käytännön mukaan.

Toimita: muokattu teksti ja taulukko muutoksista (alkuperäinen, muutos, käytetty tekniikka). Rajoitukset: luettavuus on tärkeintä (kankea lause ei ole hyvä ratkaisu), merkitys on säilytettävä täysin, ei poliittista ylilatausta.

Rakenna sanasto kohteelle [dokumentti, projekti tai toimiala]. Materiaali: [liitä teksti tai lista termeistä]. Lukijat: [kuka käyttää, esim. uudet työntekijät, asiakkaat]. Talon omat termit: [sisäinen sanasto, lyhenteet, tuotenimet].

Jokaiselle termille: termi (lyhenne suluissa), määritelmä yhdellä selkeällä lauseella, esimerkki käytöstä todellisessa yhteydessä ja ristiinviittaukset ("katso myös"). Erota alan yleiset termit puhtaasti sisäisistä termeistä.

Rajoitukset: aakkosjärjestys, yksi lause per määritelmä (max kaksi), ei kehämääritelmiä. Poimi materiaalista myös sellaiset termit, joita en listannut mutta jotka voivat olla vaikeita maallikolle. Huomauta jos samaa termiä käytetään kahdessa eri merkityksessä.