Prompt Layanan Pelanggan

Tuliskan draf jawaban untuk pesan dari pelanggan [nama perusahaan] berikut: [pesan pelanggan].

Konteks: Masalah berasal dari [sumber masalah: kesalahan internal, pihak ketiga/ekspedisi, kesalahpahaman, atau kesalahan pelanggan]. Solusi yang bisa ditawarkan: [pilihan: pengembalian dana, voucher belanja, penggantian produk, atau kompensasi lainnya]. Batasan: [hal yang tidak bisa dilakukan].

Struktur: Akui masalah secara spesifik (gunakan kata-kata pelanggan, hindari kalimat generik), jelaskan singkat apa yang terjadi tanpa menyalahkan rekan kerja, sampaikan solusi konkret beserta estimasi waktunya, dan jelaskan langkah pencegahan agar tidak terulang jika relevan.

Nada bicara: Manusiawi dan lugas. Hindari: kalimat klise seperti "mohon maaf atas ketidaknyamanannya", penggunaan kata pengandaian yang tidak pasti, permintaan maaf berulang-ulang, atau menjanjikan sesuatu di luar [pilihan solusi].

Buatlah database berisi 10 makro jawaban untuk tim support [nama perusahaan], yang menjual [produk atau layanan] kepada [target pelanggan]. Saluran komunikasi: [email, chat WhatsApp Business, DM media sosial]. Alasan kontak paling sering: [contoh: lacak pesanan, masalah login, pengajuan refund, pertanyaan tagihan].

Untuk setiap makro: berikan nama internal yang jelas, situasi penggunaan, teks lengkap dengan variabel dalam kurung siku ([Nama Depan], [Nomor Pesanan], [Estimasi Waktu]), dan kondisi kapan agen harus berhenti menggunakan makro untuk beralih ke jawaban manual.

Persyaratan: Setiap makro harus menjawab tuntas (jangan hanya bilang "akan kami cek" tanpa kepastian waktu), nada bicara konsisten dengan gaya [formal/santai], dan sediakan versi pendek khusus untuk chat WhatsApp.

Terjadi insiden pada [nama perusahaan]: [jenis insiden, misal: server down, keterlambatan pengiriman massal, kesalahan sistem tagihan]. Dampak: [siapa yang terdampak dan bagaimana]. Penyebab: [diketahui / sedang diinvestigasi]. Estimasi pulih: [waktu atau belum diketahui].

Tuliskan rangkaian pesan lengkap: Pengumuman awal (dikirim dalam 1 jam: apa yang terjadi, siapa yang terdampak, langkah kami, kapan update berikutnya diberikan), update berkala (struktur yang bisa diulang setiap [frekuensi]), pesan resolusi (apa yang sudah diperbaiki, kompensasi jika ada: [kompensasi]), dan pesan penutup untuk pelanggan yang sudah membuka tiket.

Aturan: Jangan meremehkan masalah, berikan waktu pasti untuk update berikutnya meski belum ada info baru. Buat dalam 3 format: Email, banner website (1 kalimat), dan template jawaban cepat untuk tim support.

Pelanggan [nama perusahaan] meminta [permintaan pelanggan, misal: refund di luar periode garansi, fitur yang belum ada, diskon khusus]. Kami harus menolak karena [alasan nyata penolakan]. Profil pelanggan: [loyalitas, nilai transaksi, riwayat]. Alternatif: [solusi lain atau tidak ada].

Tuliskan jawaban: Akui permintaan pelanggan untuk menunjukkan kita paham, sampaikan penolakan dengan jelas di paragraf kedua (jangan menyembunyikan kata 'tidak' di balik basa-basi), berikan alasan logis (aturan yang berlaku untuk semua lebih mudah diterima), tawarkan alternatif jika ada tanpa berlebihan, dan tetap jaga hubungan baik.

Nada bicara: Tegas namun tetap hormat. Hindari: kata "sayangnya" secara berlebihan, memberikan harapan palsu, atau melempar ke divisi lain tanpa kejelasan. Tambahkan variasi jika pelanggan mengancam akan pindah ke [kompetitor].

Analisis alasan kontak layanan pelanggan [nama perusahaan] untuk mengidentifikasi masalah yang bisa dikurangi. Data: [ekspor atau ringkasan tiket: alasan, volume, waktu penanganan, saluran, periode]. Jumlah staf: [jumlah]. Dokumentasi saat ini: [status FAQ / Pusat Bantuan].

Hasilkan: Klasifikasi alasan berdasarkan volume dan biaya (volume × waktu penanganan), lalu untuk top 5 alasan, tentukan akar masalah (root cause) dan tindakan pengurangan yang tepat: perbaikan produk, klarifikasi alur aplikasi/email konfirmasi, pembuatan artikel bantuan, atau pesan proaktif.

Untuk tindakan "artikel bantuan", buatkan kerangka artikelnya. Untuk "pesan proaktif", tuliskan draf pesannya. Akhiri dengan estimasi persentase tiket yang bisa dihindari dan 3 tindakan prioritas minggu ini. Berikan catatan jika ada data yang kurang untuk mengambil kesimpulan.

Tuliskan respons publik dari [nama perusahaan] untuk ulasan negatif di [platform: Google Maps, Play Store, App Store]: [teks ulasan].

Konteks internal: Apa yang sebenarnya terjadi menurut data kami: [versi internal]. Solusi yang bisa ditawarkan: [kompensasi atau tidak ada].

Aturan: Respons ini ditujukan bagi calon pelanggan lain yang membaca; akui poin yang valid tanpa mengakui kesalahan yang belum terbukti; jangan menyerang balik atau meragukan niat baik pelanggan di depan umum; ajak untuk menyelesaikan secara pribadi melalui [email atau nomor WhatsApp khusus]; jangan mencantumkan data pribadi pelanggan dalam jawaban.

Batasan: Maksimal 120 kata, ditandatangani dengan nama depan dan jabatan. Berikan juga variasi jika ulasan mengandung informasi yang tidak akurat (koreksi secara faktual tanpa menyebut pelanggan berbohong).

Buat 5 model respons untuk ulasan positif bagi [nama perusahaan] yang menjual [produk/layanan]. Platform: [Google Maps/Tokopedia/Shopee]. Nada bicara: [santai/formal].

Setiap model untuk tipe ulasan berbeda: Ulasan detail yang menyebut elemen spesifik, ulasan singkat (misal: "Mantap"), ulasan yang menyebut nama staf, ulasan positif tapi ada kritik kecil, dan ulasan dari pelanggan setia.

Aturan: Sebutkan elemen konkret dari ulasan untuk membuktikan dibaca oleh manusia ([elemen yang dikutip]), ucapkan terima kasih secara tulus, jangan menyelipkan promosi jualan, dan tanggapi kritik kecil dengan serius daripada mengabaikannya. Maksimal 50 kata per respons.

Output: 5 model dengan variabel dalam kurung siku, plus aturan internal: ulasan mana yang wajib dijawab dalam 24 jam dan mana yang bisa menunggu.

Anda adalah pelatih layanan pelanggan. Seorang pelanggan [nama perusahaan] bersikap agresif di [saluran: telepon, WhatsApp, chat]: [ringkasan situasi dan nada bicara]. Inti permintaan mereka: [permintaan]. Batas wewenang agen: [apa yang bisa dilakukan].

Berikan metode de-eskalasi dalam 4 langkah: Biarkan pelanggan bicara tanpa memotong, validasi emosi tanpa membenarkan tuduhan (berikan kalimat tepatnya), fokus kembali pada hal yang bisa diselesaikan, dan kunci komitmen waktu.

Tuliskan kalimat per kata untuk: Memotong monolog yang berulang secara sopan, merespons serangan personal terhadap agen, menolak melanjutkan jika ada makian (2 kali peringatan lalu tutup percakapan, tuliskan kalimat tiap tahap), dan memulai kembali percakapan setelah situasi tenang.

Jelaskan perbedaan pendekatan antara telepon dan chat, serta kapan agen harus mengalihkan kasus ke supervisor.

Pelanggan [nama perusahaan] mengancam akan [ancaman: lapor polisi, hubungi pengacara, viral di media sosial, lapor BPKN/YLKI]. Sengketa terkait [objek masalah, nilai nominal]. Riwayat: [ringkasan interaksi].

Bantu tim support menangani pesan ini tanpa bersikap seperti ahli hukum: Tulis jawaban sementara yang mengonfirmasi penerimaan pesan, tetap faktual dan sopan, tidak mengakui kesalahan, tidak menantang hak pelanggan untuk bertindak, dan umumkan waktu pasti untuk jawaban lengkap.

Tambahkan: Checklist internal sebelum membalas (amankan data terkait, kumpulkan kronologi, beri tahu [atasan yang harus dikontak]), 3 kalimat yang dilarang keras (apa pun yang mengakui tanggung jawab hukum atau menjanjikan hasil), dan kriteria kapan kasus harus diserahkan ke manajemen atau penasihat hukum perusahaan. Jangan berikan saran hukum.

Tuliskan draf jawaban pengajuan pengembalian dana (refund) untuk [nama perusahaan] yang menjual [produk/layanan]. Kebijakan kami: [aturan refund: durasi, kondisi, pengecualian]. Permintaan yang diterima: [pesan pelanggan dan alasan].

Hasilkan 3 versi: Refund disetujui (konfirmasi nominal, metode pembayaran yang dikreditkan, estimasi hari kerja, instruksi jika dana belum masuk), refund sebagian atau voucher (jelaskan perhitungan secara sederhana, tawarkan voucher tanpa memaksa), dan penolakan (sebutkan aturan yang berlaku, alasan kebijakan tersebut, dan solusi lain yang masih mungkin).

Aturan umum: Sampaikan keputusan di 2 baris pertama, hindari kata gantung seperti "seharusnya akan cair", jangan gunakan istilah "kebijakan khusus" berulang kali. Format: 3 email lengkap dengan variabel, plus catatan internal untuk log tiket.

Anda adalah Manajer Layanan Pelanggan di [nama perusahaan] ([produk/layanan], rata-rata transaksi [nominal], tingkat margin [level margin]). Saat ini agen memberikan diskon/voucher secara acak tanpa aturan jelas.

Buatlah panduan kompensasi internal: 5 hingga 8 situasi standar ([situasi: keterlambatan, produk cacat, kesalahan sistem, kekecewaan subjektif, pelanggan setia]), dan untuk setiap situasi tentukan kompensasi standar, kompensasi maksimal tanpa persetujuan, dan ambang batas yang butuh persetujuan manajer.

Prinsip: Kompensasi bertujuan memperbaiki kerugian nyata, bukan membeli diamnya pelanggan; pelanggan yang marah tidak boleh mendapat lebih banyak dari pelanggan sopan dalam situasi yang sama; tawarkan voucher/saldo akun sebelum refund tunai jika memungkinkan.

Format: Tabel situasi / kompensasi standar / plafon agen / eskalasi, kalimat untuk menawarkan kompensasi, dan 3 indikator bulanan untuk memantau penggunaan anggaran kompensasi.

Pelanggan [nama perusahaan] menyanggah tagihannya: [masalah: debet ganda, nominal salah, langganan tetap ditagih setelah berhenti, promo tidak masuk]. Verifikasi internal: [hasil cek sistem: kesalahan terbukti, kesalahan sebagian, atau tagihan sudah benar tapi pelanggan bingung].

Tuliskan jawaban sesuai hasil verifikasi. Jika salah: Akui langsung, sebutkan nominal yang dikembalikan, estimasi waktu masuk ke rekening/e-wallet (GoPay/OVO/QRIS), dan langkah perbaikan sistem. Jika benar: Jelaskan rincian tagihan poin demi poin secara edukatif tanpa membuat pelanggan merasa bodoh, dan tunjukkan di mana mereka bisa melihat rincian tersebut secara mandiri nanti.

Batasan: Hindari jargon akuntansi yang rumit, gunakan angka eksak, jangan bilang "akan segera muncul" tanpa tanggal pasti. Tambahkan versi pendek untuk WhatsApp.

Buat template jawaban untuk keterlambatan pengiriman di [nama perusahaan]. Janji pengiriman kami: [durasi]. Kurir: [JNE/J&T/SiCepat/Gojek]. Solusi yang tersedia: [kirim ulang, refund ongkir, kompensasi, investigasi kurir dan durasinya].

Hasilkan 4 tipe jawaban: Keterlambatan ringan (beberapa hari, resi masih bergerak), resi tidak bergerak selama [durasi], paket status terkirim tapi belum diterima (checklist untuk pelanggan: cek tetangga, satpam, atau foto bukti kirim), dan paket terindikasi hilang (proses kirim ulang atau refund tanpa menunggu investigasi kurir selesai jika kebijakan memungkinkan).

Aturan: Jangan menyalahkan kurir sepenuhnya (pelanggan membayar ke kita), berikan tenggat waktu pasti kapan kita akan memberi kabar lagi. Format: 4 email/chat dengan variabel.

Pelanggan [nama perusahaan] melaporkan produk cacat atau tidak sesuai: [deskripsi masalah]. Produk: [nama produk, harga]. Proses kami: [pilihan: retur dengan label prabayar, ganti baru langsung, refund, servis; siapa yang menanggung ongkir balik].

Tulis jawaban pertama: Empati singkat dan tulus (satu kalimat saja), minta 2 atau 3 foto/video unboxing untuk diagnosis (hanya yang perlu, jangan berbelit-belit), dan sampaikan opsi solusi agar pelanggan tenang.

Lalu tulis jawaban solusi setelah cacat terkonfirmasi: Solusi yang dipilih, langkah konkret pelanggan (beri nomor, lampirkan instruksi retur), dan estimasi waktu setiap tahap.

Aturan: Jangan meragukan kejujuran pelanggan secara berlebihan, jangan bebankan biaya kesalahan kita ke pelanggan. Gunakan variabel dalam kurung siku.

Buat template jawaban "di mana pesanan saya" untuk [nama perusahaan]. Alur pesanan: [tahap: validasi, packing, pickup kurir, pengantaran, dengan estimasi waktu masing-masing]. Alat agen: [apa yang terlihat di dashboard admin].

Buat satu jawaban untuk tiap tahap alur, yang berisi: Posisi tepat pesanan, apa yang terjadi selanjutnya, dan kapan estimasi perubahan status berikutnya. Dilarang: Hanya menyalin status mentah kurir (misal: "Departed from Transit") tanpa penjelasan, atau jawaban kosong seperti "pesanan sedang diproses".

Tambahkan: Jawaban untuk pesanan yang tertahan di internal ([penyebab: stok kosong, verifikasi pembayaran, alamat tidak lengkap]): sampaikan alasan jujur, waktu penyelesaian realistis, dan opsi untuk ubah atau batal. Format: Email dan chat WhatsApp.

Anda adalah Manajer Kualitas Layanan. Agen di [nama perusahaan] sering bertanya berulang kali: satu tiket butuh 3 kali chat padahal bisa 1 kali. Masalah terkait: [misal: bug teknis, data tidak lengkap, klaim kurir].

Untuk setiap masalah, buat pesan permintaan informasi yang ideal: Semua pertanyaan dikumpulkan jadi satu, diberi nomor, diformat agar mudah dijawab (pilihan ganda atau ya/tidak daripada pertanyaan terbuka), dan jelaskan alasan kenapa data itu dibutuhkan.

Aturan: Maksimal 5 pertanyan per pesan, jangan tanya data yang sudah ada di akun pelanggan, jelaskan apa yang akan dilakukan setelah data diterima. Format: Satu pesan per kategori masalah dengan checklist internal "apakah semua sudah ditanyakan?".

Tulis urutan pesan follow-up untuk [nama perusahaan] bagi pelanggan yang membuka tiket lalu tidak membalas. Konteks: [alasan tiket]; yang ditunggu: [info atau tindakan]; durasi diam: [waktu].

Buat 3 pesan. Follow-up 1 (setelah [waktu 1]): Pengingat singkat, minimalkan usaha pelanggan (tanyakan kembali dalam satu baris atau beri pilihan jawaban). Follow-up 2 (setelah [waktu 2]): Beri tahu tiket akan ditutup dalam [waktu] jika tidak ada respons, jelaskan bahwa tiket bisa dibuka kembali nanti. Pesan Penutupan: Tutup dengan sopan, ringkas status terakhir, dan beri cara termudah untuk menghubungi kembali.

Aturan: Jangan menyalahkan pelanggan, sesuaikan durasi dengan urgensi masalah (bug sistem vs pertanyaan umum). Gunakan variabel dalam kurung siku.

Buat pesan penutupan tiket untuk support [nama perusahaan]. Alat: [Zendesk/Freshdesk/WhatsApp]. Survei kepuasan dikirim saat tutup: [ya/tidak].

Hasilkan 4 pesan: Penutupan setelah solusi dikonfirmasi pelanggan (ringkas solusi dalam 2 baris), penutupan setelah solusi dianggap selesai tanpa konfirmasi (kalimat yang tidak berasumsi selesai tapi menutup karena tidak ada kabar, dengan opsi buka kembali), penutupan tiket duplikat (arahkan ke tiket utama), dan penutupan permintaan di luar layanan (tolak dengan jelas, arahkan ke [alternatif]).

Aturan: Jangan gunakan kalimat basa-basi "jangan ragu hubungi kami"; berikan link atau cara pasti untuk membuka kembali kasus tanpa harus menjelaskan dari awal. Format: Email dan chat.

Pelanggan [nama perusahaan] meminta fitur yang belum ada: [permintaan]. Status internal asli: [direncanakan kuartal depan, sedang dikaji, ditolak, belum pernah dibahas]. Solusi sementara (workaround): [ada/tidak].

Tulis jawaban sesuai status asli. Jika direncanakan: Beri estimasi kasar tanpa janji tanggal pasti, tawarkan untuk memberi kabar saat rilis. Jika dikaji: Katakan jujur belum ada komitmen, jelaskan bagaimana masukan pelanggan memengaruhi prioritas kami. Jika ditolak: Beri alasan logis (fokus produk, bukan mengabaikan kebutuhan) dan jelaskan solusi sementara. Jika belum dibahas: Terima kasih, akan dicatat, tanpa harapan palsu.

Aturan: JANGAN PERNAH bilang "segera hadir" hanya untuk menyenangkan pelanggan. Format: 4 variasi lengkap dan cara mencatatnya di [alat feedback].

Berikut adalah diagnosis teknis dari tim IT untuk tiket pelanggan [nama perusahaan]: [diagnosis teknis mentah]. Profil pelanggan: [misal: pemilik UMKM, lansia, pengguna mahir]. Pertanyaan asli pelanggan: [pertanyaan].

Terjemahkan diagnosis ini: Mulai dengan dampak konkret bagi mereka (apa yang berfungsi, apa yang tidak, apa yang harus mereka lakukan), jelaskan penyebab dengan analogi sehari-hari jika membantu, berikan langkah perbaikan bernomor dengan estimasi waktu.

Aturan: Jangan merendahkan (hindari "ini sangat mudah"), jangan gunakan istilah teknis tanpa penjelasan dalam kurung, jangan terlalu menyederhanakan sampai informasinya salah. Format: Jawaban lengkap, lalu daftar istilah teknis yang disederhanakan.

Tulis artikel Pusat Bantuan untuk [nama perusahaan] tentang: [subjek, misal: cara ganti password, retur produk, cara baca tagihan pertama]. Sumber: [prosedur internal]. Pembaca: [profil pelanggan].

Struktur: Judul berdasarkan kata kunci yang diketik pelanggan di Google, jawaban singkat di 3 baris pertama, langkah detail bernomor (satu tindakan per langkah, sebutkan apa yang diklik dan apa yang muncul), bagian "Masih bermasalah?" dengan 2-3 kendala umum, dan link ke support manusia.

Aturan: Jangan berasumsi ada screenshot (gunakan [Screenshot: deskripsi]), gunakan bahasa pelanggan bukan bahasa internal, kalimat pendek. Berikan 3 variasi judul untuk SEO.

Susun FAQ untuk [produk/layanan] dari [nama perusahaan]. Bahan baku: [pertanyaan nyata dari pelanggan, email, atau komplain]. Alur pelanggan: [tahap: sebelum beli, pemesanan, penggunaan, tagihan, berhenti].

Hasilkan: Daftar 15-20 pertanyaan terpilih, gunakan bahasa yang dipakai pelanggan, kelompokkan per tahap alur, dengan jawaban singkat (maks 80 kata, sertakan data eksak: durasi, harga, syarat: [data]).

Aturan: Berikan jawaban nyata (jangan hanya "hubungi kami"), berani jawab hal sensitif (biaya tambahan, batasan produk) agar tidak jadi tiket di kemudian hari. Jika ada data yang kurang, tandai dengan "perlu dilengkapi". Format: FAQ terorganisir per bagian.

Anda adalah Manajer Pengalaman Pelanggan. Susun struktur Pusat Bantuan untuk [nama perusahaan] ([produk/layanan], target [pelanggan]). Kondisi saat ini: [berantakan/belum ada]. Alasan kontak utama: [berdasarkan volume].

Buat struktur lengkap: 5-7 kategori berdasarkan niat pelanggan (misal: "Pesanan Saya", "Pembayaran & Refund") bukan nama divisi internal. Untuk tiap kategori, buat daftar artikel prioritas (berdasarkan volume tiket yang bisa dikurangi), format artikel (step-by-step, tabel, video singkat), dan judul ramah pencarian.

Tambahkan: 5 artikel yang wajib ditulis pertama kali, aturan pemeliharaan (siapa yang update, kapan, pemicu update), dan posisi tombol chat bantuan manusia agar tidak mengganggu self-care. Format: Daftar berindentasi + rencana aksi.

Tulis skenario chatbot support untuk [nama perusahaan]. Permintaan yang dicakup: [3-5 alasan sering, misal: cek resi, jam operasional, cara retur]. Kemampuan teknis bot: [cek status pesanan, buat tiket, beri link]. Eskalasi manusia: [ketersediaan agen].

Untuk tiap alasan, tulis alur dialog lengkap: Pesan sambutan, pertanyaan bot dengan pilihan tombol (2-4 opsi, jangan pertanyaan terbuka jika bisa pilihan ganda), jawaban akhir, dan titik keluar ke agen manusia.

Aturan: Bot harus mengaku sebagai bot, opsi ke agen manusia harus selalu ada di tiap tahap, bot harus mengirimkan riwayat chat ke agen (pelanggan TIDAK BOLEH mengulang), jika 2 kali bot tidak paham langsung tawarkan agen. Format: Diagram alur teks.

Buat template pesan live chat untuk [nama perusahaan] ([produk/layanan], gaya [santai/formal]). Situasi: Sambutan, minta waktu tunggu (sebutkan durasi, jangan "sebentar" tapi 10 menit), minta info tambahan, solusi, transfer ke rekan (jelaskan kenapa dan beri konteks), penutupan dengan ringkasan, pesan di luar jam kerja.

Batasan chat: Maksimal 2 kalimat per pesan, satu informasi per pesan, beri tahu sebelum diam lebih dari 2 menit, jangan bilang "segera" jika butuh 10 menit.

Untuk tiap template: Teks dengan variabel, situasi penggunaan, dan kesalahan yang dihindari. Tambahkan aturan: 3 tanda kapan harus mengajak telepon daripada lanjut chat.

Pelanggan menegur [nama perusahaan] secara publik di [platform: X, Instagram, Facebook, LinkedIn]: [isi pesan]. Konteks internal: [yang kita ketahui]. Visibilitas: [jumlah view, viral, atau akun besar].

Tuliskan: Respons publik (maks 2 kalimat: akui, tunjukkan sedang ditangani, ajak ke DM agar publik melihat kita responsif), pesan DM pertama (langsung ke inti tanpa membuat pelanggan mengulang), dan respons publik penutup setelah selesai.

Aturan: Balas cepat meski belum ada solusi, jangan umbar data pribadi di publik, jangan defensif atau sarkastik meski pelanggan salah, jangan hapus komentar kecuali ada makian. Kapan harus lapor ke [manajer].

Anda adalah Manajer Support [nama perusahaan] ([volume] tiket per [periode], tim [jumlah staf]). Saat ini tiket diproses berdasarkan urutan masuk, sehingga masalah darurat tertumpuk pertanyaan umum.

Susun sistem prioritas: 3-4 level prioritas berdasarkan dampak nyata pelanggan (terhenti total, terganggu tapi ada solusi, pertanyaan umum), berikan contoh nyata dari [alasan kontak sering], target waktu respons dan resolusi, serta aturan jika semua terasa mendesak.

Tambahkan: Kriteria yang menaikkan prioritas (pelanggan di momen kritis [misal: hari H acara, deadline pajak], masalah berulang, janji waktu yang terlewati), dan kriteria yang TIDAK menaikkan prioritas (pelanggan yang paling berisik, nilai transaksi saja). Format: Tabel + 10 contoh kasus.

Bantu saya menetapkan target waktu (SLA) support [nama perusahaan]. Situasi: [volume tiket per saluran/periode], staf [jumlah dan jam kerja], durasi saat ini [jika tahu]. Ekspektasi pelanggan: [kompetitor atau janji saat ini].

Usulkan: SLA respons pertama dan resolusi per saluran (email, chat, telepon, medsos) dan per prioritas. Beri tahu jika target terlalu ambisius untuk jumlah staf saat ini. 

Bedakan: SLA internal (target tim) dan janji publik (lebih konservatif). Definisikan respons pertama yang BERGUNA (bukan bot otomatis). Tambahkan: Cara ukur (jam kerja), meeting mingguan, dan apa yang dilakukan jika SLA terancam lewat (kabari pelanggan sebelum telat).

Sebuah tiket [nama perusahaan] tidak dijawab selama [durasi], melewati standar kami ([durasi normal]). Penyebab: [lonjakan trafik, tiket terselip, kesalahan manusia]. Permintaan pelanggan: [permintaan].

Tulis jawaban: Minta maaf dalam SATU kalimat, tulus tanpa drama (pelanggan butuh jawaban, bukan curhatan internal), jelaskan jujur penyebabnya dalam satu kalimat saja, lalu SEGERA berikan jawaban lengkap atas permintaannya. Jika belum selesai, beri tahu apa yang sedang dilakukan dan tanggal pasti kabar berikutnya.

Tambahkan: Kompensasi jika keterlambatan merugikan ([kebijakan]), variasi jika pelanggan sudah marah berkali-kali, dan variasi jika keterlambatan karena kita menunggu info dari pelanggan tapi cara minta kita salah. Maks 120 kata.

Buat template eskalasi tiket dari Tier 1 ke Tier 2 (atau [tim IT]) di [nama perusahaan]. Masalah: Tiket eskalasi sering berisi pertanyaan yang sudah dijawab pelanggan, dan tim teknis membuang waktu cek riwayat.

Template harus berisi: Ringkasan masalah 2 baris (gejala, bukan interpretasi), dampak pelanggan (terhenti total/tidak, sejak kapan), lingkungan teknis ([nomor pesanan, versi aplikasi, browser, ID akun]), apa yang sudah dicoba dan hasilnya, data yang sudah dikirim pelanggan (lampiran/screenshot), pertanyaan spesifik untuk Tier 2, dan janji waktu ke pelanggan.

Tambahkan: 3 kriteria objektif untuk eskalasi, pesan ke pelanggan untuk info eskalasi tanpa jargon, dan aturan kepemilikan tiket. Format: Template isian + contoh terisi.

Dokumentasikan prosedur internal refund untuk agen support [nama perusahaan]. Alat: [Payment Gateway/Midtrans/Xendit, Admin Panel, Ticketing]. Kebijakan: [syarat dan limit per level agen].

Tulis langkah lengkap: Verifikasi awal (syarat kebijakan, cek apakah sudah pernah refund, status metode bayar), cara input di [alat] tahap demi tahap, perhitungan nominal (produk saja, ongkir, atau voucher), pesan ke pelanggan dengan estimasi bank yang realistis, dan pencatatan (nominal, alasan, otorisasi).

Tambahkan: 4 kasus sulit ([kartu kadaluarsa, retur sebagian, bayar pakai poin]) dan cara menanganinya, serta tabel batas wewenang agen. Format: Prosedur bernomor, kotak "Penting", dan checklist akhir.

Susun kriteria penilaian kualitas jawaban support [nama perusahaan] ([saluran], gaya [santai/formal]). Penggunaan: Review [jumlah] tiket per agen per bulan oleh [supervisor].

Kriteria berdasarkan kebutuhan pelanggan: Apakah masalah benar-benar dipahami, jawaban lengkap dalam satu kali (semua poin terjawab), akurasi info, kejelasan bahasa, nada bicara sesuai brand, janji waktu jika belum selesai, dan pencatatan sistem yang benar.

Untuk tiap kriteria: Bobot nilai, skala penilaian dengan deskripsi tiap level, contoh baik dan buruk. Aturan: Penilaian untuk pengembangan, bukan hukuman. Format: Tabel skor + panduan reviewer 1 halaman.

Siapkan draf debrief kualitas bulanan untuk [Nama Agen], staf support di [nama perusahaan] sejak [lama bekerja]. Bahan: [hasil skor kualitas bulan ini: poin positif, poin yang perlu diperbaiki dengan referensi tiket]. Konteks: [misal: beban kerja tinggi, sistem baru].

Struktur pertemuan 30 menit: Mulai dengan evaluasi mandiri agen (pertanyaan pembuka), sampaikan poin positif dengan contoh tiket nyata, lalu pilih SATU fokus perbaikan (jangan banyak-banyak) dengan 2 contoh tiket, cari akar masalah bersama (kurang info, prosedur bingung, atau kebiasaan), tentukan aksi nyata dengan deadline, dan apa yang AKAN SAYA perbaiki jika masalahnya ada di alat/dokumentasi.

Tulis kalimat untuk situasi sulit: Masalah berulang meski sudah ditegur, atau agen yang membela diri. Nada: Langsung dan mendukung.

Susun program pelatihan agen support baru di [nama perusahaan] ([produk/layanan], saluran [saluran], alat [alat]). Target mandiri: [durasi]. Mentor: [siapa dan berapa jam per hari].

Bagi per minggu: Minggu 1, kenal produk sebagai pelanggan (coba langsung, pesan, cari masalah) dan shadowing agen senior; Minggu 2, jawab tiket sederhana ([tipe tiket]) dengan review 100% sebelum kirim; Minggu 3, tiket kompleks dengan review sampel; Minggu 4, mandiri dengan pengawasan dan pendampingan kasus sensitif.

Untuk tiap minggu: Target terukur, latihan konkret (termasuk simulasi tiket nyata), syarat lulus ke minggu berikutnya. Tambahkan 10 poin pengetahuan wajib dan format kuis validasi. Format: Jadwal mingguan + checklist.

Tulis panduan gaya bahasa support [nama perusahaan] ([produk/layanan], target [pelanggan], posisi brand [posisi]). Masalah saat ini: Tiap agen punya gaya sendiri, ada yang terlalu kaku, ada yang terlalu santai.

Hasilkan: 4-5 prinsip suara kami (satu kalimat per prinsip, contoh: "Ramah" tapi tanpa spam emoji), pilihan kata baku (kamu/anda/kak, penggunaan emoji, tanda seru, humor), glosarium (kata wajib vs kata terlarang), dan 6 contoh sebelum-sesudah untuk situasi nyata: info delay, penolakan, minta maaf, kabar baik, pelanggan marah, pertanyaan teknis.

Aturan emas: Panduan mengatur gaya, bukan isi; agen boleh menyimpang jika situasi darurat manusiawi. Format: Maks 2 halaman, siap pakai.

Buat survei kepuasan pelanggan (CSAT) pasca-tiket untuk [nama perusahaan] ([saluran], alat: [SurveyMonkey/Typeform/Internal]). Tujuan: Ukur kualitas support dan dapatkan masukan nyata tanpa merepotkan pelanggan.

Produis: Waktu pengiriman (setelah tutup, sesuaikan: langsung untuk tanya jawab, tunda jika butuh cek hasil), pertanyaan utama dengan skala (jelaskan pilihan skala 1-5 atau 1-10), SATU pertanyaan terbuka yang tepat ("apa yang bisa kami tingkatkan?" bukan "ada komentar?"), dan pertanyaan kondisional jika skor rendah (opsi hubungi balik).

Tulis: Email pengantar (maks 40 kata, skor bisa diklik langsung di email), aturan frekuensi agar tidak spam, dan alur internal: siapa yang baca, siapa yang telepon balik pelanggan kecewa, dalam berapa lama. 

Siapkan kampanye NPS untuk [nama perusahaan] ([produk/layanan], basis [jumlah] pelanggan, skor terakhir: [skor atau pertama kali]).

Produis: Email survei (pertanyaan standar "seberapa besar kemungkinan merekomendasikan..." skala 0-10, kalimat pembuka yang kuat, janji hanya butuh 30 detik), satu kali follow-up untuk yang belum jawab (setelah [durasi], sudut pandang berbeda), dan rencana aksi per segmen: Terima kasih untuk Promoters dengan aksi lanjut ([ajak ulas di Google Maps/referral]), pertanyaan untuk Passives (apa yang kurang agar jadi 9?), dan telepon pribadi untuk Detractors dalam [waktu] dengan panduan bicara (dengarkan, jangan membela diri, beri solusi nyata).

Aturan: Jangan minta nilai tinggi, jaga anonimitas jika dijanjikan. Format: Email + panduan telepon + kalender kampanye.

Analisis komentar (verbatim) pelanggan [nama perusahaan] dari [sumber: NPS, CSAT, ulasan, tiket] periode [periode]: [tempel komentar].

Hasilkan: Klasifikasi tema yang muncul dari data (jangan gunakan kategori kaku), sebutkan volume tiap tema, nada dominan, dan 2 kutipan asli (jangan diubah); bedakan antara masalah faktual (sistem error, telat) dan persepsi (terasa mahal, rumit); tandai "sinyal lemah": komentar jarang tapi serius ([ancaman pindah, sebut kompetitor, isu keamanan]).

Akhiri dengan: Top 3 rekomendasi aksi berdasarkan komentar, dan apa yang TIDAK bisa disimpulkan dari data ini (bias sampel, dll). Jangan buat data palsu.

Pelanggan [nama perusahaan] ingin berhenti/cancel [layanan, durasi langganan, nominal]. Alasan: [alasan]. Riwayat: [penggunaan, insiden, interaksi terakhir]. Opsi yang bisa saya berikan: [diskon, ganti paket, pause langganan, pendampingan].

Susun alur percakapan retensi: Akui permintaan TANPA menghalangi (konfirmasi akan diproses jika tetap mau: pelanggan harus merasa bebas), lalu berikan SATU pertanyaan tulus untuk paham alasan asli, dan berikan solusi sesuai alasan: Masalah teknis (selesaikan dulu, baru retensi), paket tidak cocok (tawarkan yang pas meski lebih murah: kejujuran hari ini adalah pelanggan masa depan), harga (diskon satu kali dengan durasi jelas, jangan diskon selamanya), atau memang ingin pergi (proses dengan baik dan beri kesan terakhir yang positif).

Tulis kalimat untuk tiap cabang dan 3 hal terlarang (memaksa, membuat merasa bersalah, mempersulit prosedur).

Desain alur pembatalan online untuk [layanan/langganan] [nama perusahaan]. Aturan: Pembatalan harus semudah pendaftaran (sesuai etika bisnis yang baik), tapi kita boleh mencoba retensi jujur di tengah proses.

Buat alur layar demi layar: Konfirmasi niat dengan ringkasan apa yang hilang jika berhenti (data, riwayat, poin: informatif, bukan ancaman), SATU pertanyaan alasan (pilihan klik + kolom opsional), SATU tawaran sesuai alasan (paket lebih murah jika kemahalan, pause jika tidak dipakai sementara, bantuan jika bingung: jangan lebih dari satu tawaran), lalu konfirmasi akhir satu klik dengan tanggal efektif dan email ringkasan.

Tulis semua teks layar. Dilarang: Tombol menjebak (tombol "batal" disembunyikan), langkah berulang, wajib telepon, atau bahasa yang menyalahkan. Tambahkan email konfirmasi.

Tulis kampanye win-back untuk [nama perusahaan] bagi pelanggan yang sudah berhenti sejak [durasi]. Segmen berdasarkan alasan pergi: [harga, kurang fitur, pengalaman buruk, tidak butuh lagi, tidak tahu]. Perubahan di kami: [perbaikan nyata].

Untuk tiap segmen, tulis satu email spesifik: Akui mereka sudah pergi tanpa drama, umumkan perubahan yang RELEVAN dengan alasan mereka (jika kurang fitur, bahas fitur baru, bukan diskon; jangan janji palsu), berikan penawaran kembali yang simpel ([penawaran]), dan berikan link unsubscribe yang jelas.

Batasan: Maks 90 kata per email, jangan pakai kalimat "kami rindu kamu" yang berlebihan, jangan selalu pakai diskon (agar pelanggan tidak sengaja berhenti demi diskon). Tambahkan urutan pengiriman.

Buat pesan follow-up pasca-resolusi untuk [nama perusahaan] untuk kasus sensitif: [insiden besar, pelanggan hampir berhenti, kompensasi besar, masalah berulang].

Untuk tiap tipe, tulis pesan yang dikirim [misal: 7 hari] setelah tiket tutup: Pastikan solusi masih efektif (tanya spesifik tentang masalahnya, bukan sekadar "apa kabar?"), tunjukkan kita peduli meski tiket sudah tutup, dan buka jalur komunikasi jika masalah muncul lagi.

Aturan: Maks 60 kata, sebutkan referensi masalah ([variabel: ringkasan masalah]), ditandatangani oleh agen yang menangani, jangan ada unsur jualan di sini. Tambahkan aturan kapan pesan ini harus dikirim agar tidak mengganggu.

Kami mendeteksi masalah di [nama perusahaan] sebelum pelanggan sadar: [masalah: telat packing, cacat produksi, salah harga, maintenance gagal]. Pelanggan terdampak: [kriteria]. Perbaikan: [rencana dan waktu].

Tulis pesan proaktif: Umumkan masalah secara jujur sebelum mereka tahu (ini mengubah komplain jadi rasa hormat), jelaskan siapa yang terdampak, apa yang kami lakukan dan kapan selesai, apa yang harus dilakukan pelanggan ([aksi jika ada]), dan kompensasi otomatis jika ada ([kompensasi]) tanpa pelanggan harus minta.

Buat dalam 3 format: Email, template chat support, dan pengumuman di web/aplikasi. Aturan: Jangan meremehkan masalah, jangan pakai jargon, beri waktu update berikutnya.

Anda adalah Manajer Support [nama perusahaan]. Seorang pelanggan melewati batas berulang kali: [perilaku: makian, spam chat, ancaman, permintaan tidak masuk akal]. Riwayat: [fakta dan tanggal]. Nilai bisnis: [konteks, tapi tidak membenarkan perilaku].

Susun langkah tegas bertahap: Tahap 1, teguran sopan saat chat berlangsung (kalimat tepat: bantu masalahnya TAPI sebut perilakunya tidak bisa diterima); Tahap 2, surat peringatan resmi (fakta tanpa emosi, apa yang tetap kami layani, aturan komunikasi baru: satu saluran saja, satu orang kontak, waktu standar); Tahap 3, pemutusan hubungan bisnis jika memungkinkan secara kontrak, sampaikan secara faktual.

Tambahkan: Perlindungan tim (hak menutup chat jika dimaki, dukungan manajemen), dan bedakan: Pelanggan yang marah karena KESALAHAN KITA (perlu diperbaiki) vs pelanggan abusif (perlu dibatasi).

Pelanggan [nama perusahaan] menyanggah pembayaran melalui bank/e-wallet (chargeback) tanpa kontak kami: [konteks: nominal, produk, alasan sanggahan, riwayat]. Posisi kami: [salah kami, salah paham, sudah terkirim, atau indikasi fraud].

Tulis pesan untuk pelanggan: Hubungi tanpa menyalahkan (banyak pelanggan tidak tahu chargeback itu masalah formal), jelaskan pemahaman kita tentang sanggahannya, tawarkan solusi langsung sesuai posisi kita (refund instan jika salah kami: lebih cepat dari proses bank; bukti faktual jika sudah terkirim), dan apa langkah selanjutnya.

Aturan: Jangan mengancam, tetap faktual (pesan ini bisa jadi bukti di bank). Tambahkan catatan internal: Bukti apa yang harus disiapkan untuk memenangkan sanggahan di [Midtrans/Xendit/Bank].

Tulis komunikasi [nama perusahaan] untuk mengumumkan: [perubahan: syarat & ketentuan, fitur, jam operasional support, alur order]. Dampak bagi pelanggan: [apa yang berubah di keseharian mereka]. Tanggal berlaku: [tanggal]. Kewajiban kontrak: [informasi].

Struktur email: Perubahan jelas di subjek dan kalimat pertama, daftar poin apa yang berubah (sebelum vs sesudah), alasan jujur (meski alasan operasional), apa yang harus mereka lakukan ([aksi]), dan ke mana harus bertanya.

Tambahkan: Template jawaban support untuk 3 reaksi pelanggan yang terprediksi, variasi untuk pelanggan yang dirugikan (akui, beri solusi: [kompensasi]), dan kalender pengumuman (info awal, pengingat, hari H).

Tulis pengumuman penghentian [produk/layanan] dari [nama perusahaan], efektif per [tanggal]. Pelanggan terdampak: [jumlah/profil]. Solusi transisi: [produk pengganti, migrasi, refund prorata, atau tidak ada]. Alasan: [alasan asli].

Struktur: Pengumuman jelas di awal (produk berhenti per [tanggal]), kalender lengkap (kapan penjualan berhenti, kapan support berakhir, kapan sistem mati), langkah yang harus diambil pelanggan dan deadline-nya, cara termudah ([migrasi/ekspor data]), urusan biaya (refund, sisa saldo), dan saluran kontak khusus.

Aturan: Beri waktu transisi yang cukup, jangan biarkan data pelanggan hilang tanpa opsi ekspor. Buat: Email pengumuman, 2 pengingat, dan template chat support. Nada: Hormat pada pilihan pelanggan.

Buat template laporan mingguan support [nama perusahaan] untuk [direksi/tim produk]. Data dari [alat]: [volume per saluran, durasi respons/resolusi, kepuasan, backlog].

Struktur laporan 1 halaman: Ringkasan 3 kalimat (tren minggu ini, isu menonjol, keputusan yang diminta), angka kunci dalam tabel vs minggu lalu (hanya data yang tersedia), tren alasan kontak (apa yang naik/turun dan dugaan penyebab), masukan untuk tim produk (3 masalah utama pelanggan minggu ini + kutipan), dan status backlog.

Aturan: Angka tanpa perbandingan tidak berguna, jangan terlalu memuji diri sendiri atau terlalu negatif, harus bisa dibaca dalam 3 menit. Berikan template dan contoh terisi.

Atur ritual rapat bulanan antara tim Support dan Produk di [nama perusahaan]. Masalah: Support tahu masalah pelanggan tapi tidak didengar; Produk tahu masalah dari saluran lain secara terlambat.

Desain ritual: Persiapan tim support (top 5 masalah bulan ini, tiap poin berisi: gejala, volume tiket, kutipan pelanggan, solusi sementara agen), alur rapat 45 menit (tinjau masalah baru, keputusan jelas: perbaikan dijadwalkan, solusi sementara diresmikan, atau ditolak dengan alasan), tinjau keputusan bulan lalu, dan info balik ke agen (agar mereka tahu apa yang harus dijawab ke pelanggan).

Sediakan: Template kartu masalah, agenda rapat, tabel pelacakan keputusan, dan 3 kesalahan yang harus dihindari (rapat saling menyalahkan, daftar terlalu panjang, keputusan tanpa penanggung jawab).

Siapkan rencana support [nama perusahaan] untuk lonjakan trafik [event: Harbolnas 12.12, Lebaran, promo TV], periode [tanggal]. Data lama: [volume, masalah utama, apa yang gagal tahun lalu]. Tim: [staf normal, staf tambahan].

Susun rencana: Prediksi beban per saluran (berdasarkan data lama, jika tidak ada usulkan metode estimasi), mode darurat (janji waktu yang diperpanjang: umumkan DI AWAL di [media] daripada diam), prioritas penanganan (apa yang didahulukan, apa yang ditunda), makro dan artikel bantuan khusus event ([daftar topik]), pelatihan singkat staf tambahan, dan ambang batas krisis: di level berapa kita melakukan [aksi darurat].

Format: Rencana hitung mundur + tabel ambang batas + draf komunikasi pelanggan.