Prompturi Contabilitate și finanțe

Ajută-mă să construiesc previziunea de flux de numerar pe 12 luni pentru [companie], activitate [activitate], cu o cifră de afaceri anuală de aproximativ [cifră]. Date de pornire: disponibilități actuale [sumă], încasări medii lunare [sumă] cu un termen mediu de plată al clienților de [termen] zile, cheltuieli fixe lunare [sumă], scadențe cunoscute: [TVA, contribuții salariale, impozit pe profit, rate credit, salarii].

Construiește un tabel lună de lună: încasări (ținând cont de decalajul de plată), plăți pe categorii mari, sold lunar, trezorerie cumulată. Listează toate ipotezele folosite pentru a le putea corecta.

Adaugă un scenariu pesimist (cifră de afaceri -20%, termene clienți +15 zile) și semnalează lunile în care lichiditatea scade sub [prag de alertă]. Încheie cu 3 pârghii de activat înainte de lunile critice. Acest document va fi validat de expertul meu contabil.

Redactează secvența completă de notificare pentru o factură neplătită de [sumă] RON (cu TVA) emisă de [companie] către [client], scadentă de [număr] zile. Istoricul relației: [context, ex: client vechi punctual / client nou].

Generează 4 documente: Notificarea 1 (ziua +7, cordială, presupunând o omisiune), Notificarea 2 (ziua +21, fermă, reamintirea penalităților de întârziere conform contractului: rată de [procent]% pe zi), Notificarea 3 (ziua +35, anunțarea suspendării serviciilor și recuperarea prin terți), Somația de plată (ziua +45, recomandată cu confirmare de primire, mențiuni obligatorii: referință factură, sumă, termen limită, consecințe juridice).

Fiecare text: scurt, factual, fără agresivitate sau scuze. Adaugă un script pentru un apel telefonic de monitorizare între prima și a doua notificare.

Analizează rentabilitatea [companie] pornind de la aceste date: linii de business sau oferte: [listă activități cu cifră de afaceri și costuri directe], cheltuieli indirecte anuale: [sumă și natură], timp estimat alocat pe activitate: [repartizare].

Calculează pentru fiecare activitate: marja brută, marja pe costuri directe în %, contribuția la cheltuielile fixe și o estimare a marjei nete după alocarea cheltuielilor indirecte (propune o cheie de repartizare și justifică alegerea). Prezintă un tabel comparativ, apoi clasifică activitățile în 3 grupuri: de dezvoltat, de menținut, de regândit sau de scumpit.

Pentru grupul „de regândit”, propune opțiuni concrete (creștere de preț calculată, reducerea costurilor de producție, renunțare) cu impactul estimat al fiecăreia. Semnalează datele lipsă care pot fragiliza analiza.

Conduc [companie], [formă juridică: SRL/PFA] în sectorul [sector], și pregătesc întâlnirea anuală de prezentare a bilanțului cu expertul contabil. Cifre cheie ale exercițiului: CA [sumă] ([evoluție]% vs anul trecut), rezultat [sumă], trezorerie [sumă]. Puncte care mă preocupă: [ex: creșterea cheltuielilor externe, dividende vs salariu, investiții viitoare].

Pregătește: o listă de 10 întrebări clasificate pe teme (analiza bilanțului, fiscalitate, optimizare taxe, finanțare proiecte), documentele și cifrele pe care trebuie să le am la mine, și pentru fiecare întrebare, ce ar trebui să includă un răspuns complet pentru a putea cere detalii dacă explicația rămâne vagă.

Adaugă un glosar de 8 termeni pe care îi pot auzi (EBITDA, flux de numerar, capitaluri proprii, BFR) explicați simplu, aplicați pe cifrele mele unde este posibil.

Concepe tabloul de bord de gestiune lunară pentru [companie], activitate [activitate], [număr] angajați, cifră de afaceri anuală [sumă]. Prioritățile mele anul acesta: [ex: controlul cash flow-ului, îmbunătățirea marjei, reducerea dependenței de clientul principal].

Selectează maximum 8 indicatori direct legați de aceste mize. Pentru fiecare: definiție precisă și formulă de calcul, sursa datelor ([SmartBill, extras bancar, balanță]), frecvența actualizării, valoarea țintă și pragul de alertă justificate de contextul meu.

Organizează tabloul în 3 blocuri: Activitate (vânzări, pipeline), Rentabilitate (marjă, cheltuieli), Trezorerie (sold, facturi neîncasate, întârzieri la plată). Descrie ritualul lunar de analiză în 30 de minute: ordinea citirii, întrebările de pus și semnalul care declanșează o acțiune imediată.

Asistă administratorul [companie], [SRL/PFA], [plătitor sau neplătitor de TVA], care vinde [produse/servicii] către [clienți: B2B, B2C sau ambele]. Iată mențiunile actuale de pe factura mea: [inserează mențiunile].

Stabilește checklist-ul complet al mențiunilor obligatorii conform codului fiscal din România și cerințelor RO e-Factura (date identificare părți, RO, sediu social, număr reg. com., cote TVA, detalii linii, scadență, mențiuni specifice regimului special dacă e cazul). Pentru fiecare mențiune: prezentă / absentă / de corectat, cu formularea exactă de adăugat.

Semnalează mențiunile specifice situației mele ([ex: scutire cu drept de deducere, taxare inversă, vânzare către persoane fizice]). Încheie cu o versiune corectată a subsolului facturii, gata de copiat. Rezultatul final trebuie validat de expertul contabil înainte de utilizare.

Ajută-mă să definesc condițiile de plată pentru ofertele/devizele [companie], care vinde [servicii/produse] cu o valoare medie de [sumă] către [tip clienți]. Situația actuală: [ex: plată la 30 de zile fără avans, întârzieri frecvente].

Propune un set complet de condiții: avans la comandă (procent justificat de ciclul de producție de [durată]), eșalonare pentru sume mai mari de [prag], termen de plată pentru rest, eventual scont pentru plată anticipată, penalități de întârziere (procent pe zi). 

Pentru fiecare alegere: formularea exactă de inserat în ofertă, efectul așteptat asupra fluxului de numerar și riscul comercial asociat. Compară două variante: o versiune standard și o versiune prudentă pentru clienții noi. Încheie cu 3 întrebări pe care să mi le pun înainte de a accepta condiții derogatorii la negociere.

Structurează procesul complet de facturare pentru [companie], activitate [activitate], volum de [număr] facturi pe lună, gestionate în prezent de [cine și cu ce instrumente]. Probleme identificate: [ex: facturi emise cu întârziere, devize semnate dar nefacturate, uitarea notificărilor de plată].

Descrie circuitul țintă pas cu pas: emiterea ofertei, validarea și semnarea, declanșarea facturării (la comandă, la livrare, pe etape), emiterea facturii (inclusiv transmiterea în e-Factura) în termenul maxim legal, trimiterea și confirmarea primirii, încasarea și reconcilierea bancară, declanșarea automată a notificărilor.

Pentru fiecare etapă: responsabil, termen limită, instrument suport și controlul care detectează omisiunile (ex: reconciliere lunară oferte semnate vs facturi emise). Identifică cele 3 puncte critice unde se pierd bani în prezent și soluția pentru fiecare. Format: tabel flux + listă controale lunare.

Ghidează-mă pentru a realiza reconcilierea bancară lunară pentru [companie]. Context: [număr] conturi bancare, contabilitate ținută în [program], aproximativ [volum] tranzacții pe lună. Situație: [ex: reconciliere neformalizată, diferențe neexplicate, întârziere de câteva luni].

Oferă metoda pas cu pas: documente necesare, ordinea operațiunilor, punctarea tranzacțiilor, identificarea diferențelor. Clasifică diferențele tipice: plăți efectuate dar neînregistrate, încasări în tranzit, comisioane bancare necontabilizate, plăți automate necunoscute, dublări de date și tratamentul fiecăreia.

Furnizează un model de proces-verbal de reconciliere: sold bancar, sold contabil, lista elementelor în curs de clarificare, diferența reziduală (care trebuie să fie zero). Adaugă regula de tratament pentru o diferență care persistă (pragul peste care trebuie investigat, cui se raportează). Încheie cu un checklist de 10 minute pentru fiecare lună.

Ajută-mă să reorganizez corelarea încasărilor cu facturile (reglare/punctaj) pentru clienții [companie]. Context: [volum] facturi/lună, încasări prin [metode: transfer, card, numerar], contabilitate în [program]. Simptome: [ex: încasări nealocate, solduri clienți eronate, stornări neimputate, diferențe de câțiva bani peste tot].

Propune un proces de curățare în etape: extragerea soldurilor nepunctate, sortarea după vechime și sumă, reguli de alocare pentru plăți ambigue (lipsă referință, plată globală pentru mai multe facturi), tratamentul diferențelor mici (rotunjiri, comisioane) cu un prag de trecere pe cheltuieli/venituri ce va fi validat de contabil.

Furnizează formatul tabelului de monitorizare: cont client, sumă nepunctată, vechime, cauză identificată, acțiune, status. Încheie cu 3 reguli de introducere a datelor pentru a preveni reapariția problemei (referință factură obligatorie, alocare în ziua încasării, revizuire lunară).

Analizează balanța clienților pe vechime pentru [companie]: [inserează lista: client, sumă, zile întârziere]. Total de încasat: [sumă]. Cifră de afaceri anuală: [sumă]. Termen de plată standard: [zile].

Generează: repartizarea soldului pe intervale (noscadent, 1-30 zile, 31-60, 61-90, peste 90), concentrarea riscului (ponderea celor mai mari 5 întârzieri) și lista situațiilor anormale: clienți peste [prag] zile, clienți a căror întârziere se agravează, sume mici vechi care poluează balanța.

Pentru fiecare categorie, propune acțiunea potrivită: notificare simplă, apel telefonic, oprirea livrărilor, somație, trecerea la clienți incerți (de validat cu contabilul). Încheie cu 3 indicatori de urmărit lunar pentru a gestiona soldul (DSO, ponderea soldului restant, sume în litigiu) cu modul lor de calcul pe datele mele.

Construiește un plan de reducere a termenului mediu de încasare (DSO) pentru [companie]. Date: CA anuală [sumă], sold mediu clienți [sumă], termene contractuale [zile], termen real constatat [zile, dacă se cunoaște]. Organizarea actuală a recuperării: [cine sună, când, cum].

Calculează mai întâi DSO-ul actual și diferența față de termenele contractuale, apoi cifrează ce reprezintă fiecare zi de DSO în numerar blocat.

Analizează pârghiile în ordinea ciclului: calitatea facturării (factură corectă emisă rapid), avansuri, condiții negociate la vânzare, notificare preventivă înainte de scadență, secvență sistematică de recuperare, gestionarea litigiilor care blochează plata, metode de plată oferite. Pentru fiecare pârghie: efort de implementare, câștig estimat în zile pe datele MELE (ipoteze explicite), timp până la apariția efectelor.

Livrează un plan pe 3 luni: ce, cine, când și obiectivul DSO țintă justificat.

Ajută-mă să definesc politica de credit comercial pentru [companie], activitate [activitate], CA [sumă], care a suferit [context: neplăți recente, creștere rapidă cu clienți noi]. Profil clienți: [profil].

Definește reguli simple și aplicabile: verificări înainte de a deschide un cont (informații de la Registrul Comerțului, portalul instanțelor, date financiare publice, semnale de alertă), condiții implicite pentru un client nou (avans, plafon de credit), grilă de credit maxim pe profil de client cu logică de calcul, condiții de deblocare progresivă după un istoric bun, regulă de blocare a comenzilor în caz de depășire sau întârziere.

Precizează cine decide derogările și cum sunt urmărite. Menționează generic instrumentele externe posibile (asigurare de credit, rapoarte de bonitate, factoring) cu întrebările legate de costuri, fără a recomanda un furnizor. Format: politică de o pagină + checklist deschidere cont client.

Pregătește împreună cu mine dosarul de solicitare finanțare pentru [companie]: [obiectul finanțării: utilaje, auto, amenajări, capital de lucru] pentru o sumă de [sumă] pe [durată]. Cifre cheie: CA [sumă] ([evoluție]), rezultat [sumă], trezorerie [sumă], grad de îndatorare actual [rate în curs].

Listează documentele pe care banca le va cere (balanțe, bilanțuri, previziuni, extrase, oferte pentru bunul finanțat) și ordinea de prezentare a dosarului.

Construiește argumentația: la ce servește finanțarea, ce profit aduce sau ce pierderi evită, cum se rambursează (capacitate de rambursare calculată pe cifrele mele cu ipoteze explicite) și garanțiile posibile în termeni generali. Pregătește 8 întrebări probabile ale bancherului cu răspunsurile aferente și cifrele de știut pe de rost. Semnalează punctele slabe ale dosarului și cum să le prezint onest. Previziunile trebuie revizuite de contabil înainte de trimitere.

Calculează și explică nevoia de fond de rulment (BFR) pentru [companie], activitate [activitate]. Date: sold clienți [sumă], stocuri [sumă], datorii furnizori [sumă], CA anuală [sumă], achiziții anuale [sumă]. Context: [ex: creștere care pune presiune pe cash flow, sezonalitate].

Calculează BFR în RON și exprimă fiecare componentă în zile (termen încasare clienți, rotație stocuri, termen plată furnizori), explicând fiecare formulă pentru a putea repeta calculul trimestrial.

Interpretează: ce înseamnă acest BFR concret pentru trezoreria mea, cum va evolua mecanic dacă cifra de afaceri crește cu [procent]% și ce implică asta ca finanțare.

Încheie cu pârghiile de reducere pe componente (clienți, stocuri, furnizori), cu impactul cifrat al unei îmbunătățiri realiste pe datele MELE (ex: clienți care plătesc cu 10 zile mai repede), ipotezele clar exprimate și cu ce pârghie să încep.

Trezoreria [companie] este sub presiune: sold actual [sumă], plafon descoperit de cont [sumă]. Ajută-mă să construiesc un monitor săptămânal pe 13 săptămâni. Încasări estimate: [listă: client, sumă, dată probabilă, grad certitudine]. Plăți planificate: [salarii, contribuții, TVA, furnizori, chirii, rate credit cu date și sume].

Construiește tabelul pe săptămâni: încasări ponderate, plăți clasificate după criticitate (salarii și taxe primele, furnizori strategici, furnizori negociabili), sold proiectat. Semnalează săptămânile în care soldul scade sub [prag].

Pentru săptămânile critice, propune acțiuni în ordine: accelerarea încasărilor (notificări țintite, avansuri), amânări negociabile cu numele fiecărei părți de contactat și cereri de eșalonare posibile la ANAF (în termeni generali). Încheie cu ritualul săptămânal de actualizare în 20 de minute și cele 2 semnale care impun alertarea imediată a contabilului.

Ajută un administrator să pregătească o decizie de plasare a trezoreriei, fără a da sfaturi de investiții: structurează întrebările și criteriile, decizia se va lua cu banca și expertul contabil.

Context: [companie] are un excedent de [sumă] peste rezerva de siguranță. Orizont de timp până la o eventuală nevoie: [orizont, ex: 6 luni, 2 ani]. Proiecte care ar putea consuma acești bani: [proiecte].

Ajută-mă să stabilesc: ce sumă rămâne neatinsă ca rezervă (propune o logică bazată pe cheltuielile lunare de [sumă] și volatilitatea activității), ce sumă poate fi plasată și pe ce termen.

Pregătește grila de întrebări pentru a compara soluțiile băncii: disponibilitatea fondurilor, riscul de pierdere a capitalului, randament net de comisioane, fiscalitate de clarificat cu contabilul, penalități de retragere anticipată. Format: notă de o pagină cu rezerva calculată, sumele pe orizonturi de timp și grila de comparație.

Construiește bugetul pentru anul [an] al [companie], CA previzionată [sumă], [număr] angajați, organizată pe [centre de cost sau echipe]. Date de pornire: realizat anul curent pe categorii mari [cifre], evoluții cunoscute: [angajări, creșteri chirii, proiecte noi].

Structurează bugetul pe centre de cost cu liniile relevante (salarii brute, instrumente, subcontractare, deplasări, marketing). Pentru fiecare linie: suma de anul trecut, ipoteza de evoluție formulată clar, suma bugetată, responsabilul liniei.

Distinge cheltuielile angajate (contractuale, fixe pe termen scurt) de cheltuielile variabile/pilotabile. Adaugă o rezervă pentru neprevăzute dimensionată logic, în loc de marje ascunse în fiecare linie.

Livrează: tabelul bugetar consolidat și pe centre, lista celor 10 ipoteze critice de validat și calendarul de revizuire (ritm, cine prezintă).

Ajută-mă să reestimez prognoza anuală pentru [companie] la finalul lunii [luna curentă]. Buget inițial: CA [sumă], cheltuieli [sumă], rezultat [sumă]. Realizat până acum: CA [sumă], cheltuieli [sumă]. Evenimente apărute: [ex: client pierdut/câștigat, angajare amânată, creștere costuri materii prime].

Construiește forecast-ul: pentru CA, pleacă de la realizat și proiectează restul anului linie cu linie (contracte recurente, oferte semnate, pipeline ponderat cu probabilități: [pipeline]). Pentru cheltuieli, separă ce este deja angajat de ce poate fi încă ajustat.

Prezintă rezultatul sub formă de „bridge”: buget inițial, efecte favorabile, efecte nefavorabile, prognoză actualizată, fiecare diferență explicată scurt. Semnalează ipotezele fragile care ar putea modifica rezultatul cu mai mult de [prag]. Încheie cu deciziile necesare dacă prognoza e sub buget: listă cheltuieli ce pot fi anulate în semestrul doi.

Analizează abaterile buget vs. realizat pentru [companie] pe perioada [perioada]. Date: [tabel: linie bugetară, sumă bugetată, sumă reală]. Context: [evenimente relevante].

Pentru fiecare abatere mai mare de [prag RON sau %], califică natura ei: efect de volum (activitate mai mare/mică), efect de preț sau cost unitar, efect de calendar (cheltuială amânată, nu anulată), eroare de bugetare inițială sau derapaj real ce trebuie corectat. Această calificare este esențială pentru decizie.

Prezintă: tabelul abaterilor calificate (linie, buget, real, abatere, natură, explicație), sinteza celor 3 derapaje reale ce trebuie tratate cu acțiune corectivă și responsabil, abaterile de calendar de reintrodus în forecast și liniile unde bugetul a fost nerealist. Încheie cu impactul acestor abateri asupra rezultatului anual proiectat.

Construiește previziunea cifrei de afaceri pentru [perioada] a [companie] pornind de la datele din teren, nu de la o rată de creștere arbitrară. Date: clienți recurenți și contracte în curs [listă cu sume și scadențe], oferte semnate nefacturate [listă], pipeline comercial [oferte, sume, stadiu, probabilitate], istoric conversie [rate constatate], capacitate de livrare [constrângeri].

Suprapune straturile în ordinea certitudinii: CA certă (recurent și semnat), reînnoiri probabile cu riscul aferent fiecărui client, pipeline ponderat cu probabilitățile furnizate și, la final, o estimare de vânzări noi bazată pe istoricul mediu.

Compară totalul cu capacitatea de producție și semnalează eventualele blocaje. Prezintă: tabelul pe straturi și pe luni/trimestre, lista celor 10 ipoteze sensibile și un scenariu pesimist. Nicio cifră fără ipoteză trasabilă.

Construiește secțiunea financiară pe 3 ani pentru proiectul [proiect: creare firmă, linie nouă, ofertă nouă] al [companie/fondator]. Ipoteze: [preț vânzare, volum estimat an 1, costuri directe unitare, cheltuieli fixe, investiții inițiale, aport propriu].

Construiește în ordine: planul de investiții și finanțare inițială, contul de profit și pierdere previzionat pe ani, planul de cash flow lunar pentru anul 1 (acesta e critic pentru supraviețuire), punctul de echilibru (break-even) în volum și CA cu luna probabilă a atingerii lui.

Reguli: fiecare cifră derivă dintr-o ipoteză listată, creșterea în anul 1 este progresivă și justificată, decalajele de încasare și TVA-ul sunt incluse în cash flow. Semnalează cele 3 ipoteze care, dacă sunt greșite, compromit proiectul, și propune un test ieftin pentru fiecare. Rezultatul va fi validat de un expert contabil.

Calculează punctul de rentabilitate (break-even point) pentru [companie/activitate]. Date: cheltuieli fixe anuale [sumă și detalii], preț mediu vânzare [sumă], cost variabil unitar [sumă] (sau rata marjei brute [procent]), sezonalitate CA: [repartizare].

Calculează: marja brută unitară și procentuală, pragul de rentabilitate în cifră de afaceri și în volum (număr vânzări, zile facturate sau clienți) și data aproximativă din an când este atins, ținând cont de sezonalitate. Explică formulele pentru a putea actualiza calculul singur.

Testează sensibilitatea: efectul asupra pragului la o creștere de preț de [procent]%, o scădere a cheltuielilor fixe cu [procent]% sau o creștere a costurilor variabile. Încheie cu o analiză onestă: ce spune acest prag despre soliditatea modelului meu și care e cea mai realistă pârghie pentru a-l coborî.

Calculează costul de producție/furnizare pentru [produs/serviciu] vândut de [companie]. Date: costuri directe [materii prime, achiziții, subcontractare pe unitate], timp de lucru pe unitate [ore și profiluri], cost salarial complet pentru persoanele implicate, cheltuieli indirecte anuale [sumă: chirie, utilități, admin], volum anual produs/vândut [volum], timp productiv real al echipei [dacă se cunoaște].

Calculează costul direct unitar, apoi costul orei lucrate integrând timpul neproductiv (concedii, admin, vânzări), apoi o cotă parte din cheltuielile indirecte cu o cheie de repartizare justificată.

Prezintă costul complet în cascadă, compară-l cu prețul actual de vânzare de [preț] și calculează marja reală. Semnalează elementele de cost cele mai incerte și efectul unei erori de 10% asupra fiecăruia. Încheie cu 2 piste concrete pentru reducerea costului fără a scădea calitatea.

Ajută-mă să stabilesc prețul pentru [produs/serviciu] al [companie]. Date: cost complet [sumă], prețuri practicate în piață [interval constatat și competitori], valoarea adusă clientului [câștig sau economie cuantificabilă], poziționare dorită [economice, standard, premium], constrângere volum [capacitate producție].

Încrucișează cele trei abordări: prețul minim bazat pe costuri cu marja minimă acceptabilă, prețul de piață conform poziționării și prețul bazat pe valoare unde este demonstrabil.

Propune un preț țintă argumentat și două variante de structură: preț unic sau pachete pe 2-3 niveluri cu conținutul fiecăruia. Calculează pentru fiecare opțiune marja unitară și volumul necesar pentru obiectivele de [CA sau profit]. Încheie cu argumentarul în 3 fraze pentru a apăra prețul în fața unui client și pragul de discount sub care nu trebuie coborât.

Pregătește raportarea lunară a [companie] destinată [asociați/investitori]. Cifrele lunii: CA [sumă] (vs buget [sumă], vs anul trecut [sumă]), marjă [sumă/procent], cheltuieli [sumă], trezorerie final lună [sumă], număr angajați [număr]. Fapte marcante: [evenimente bune și rele].

Structurează pe o pagină: sinteză în 3 fraze (starea generală, punct de atenție, decizie așteptată), tabel indicatori cheie cu buget și anul trecut, comentariul fiecărei abateri semnificative, cash flow și proiecție pe 3 luni, evenimente și termene viitoare.

Reguli: nicio abatere negativă ascunsă, fără optimism nefondat (fără „suntem pe drumul cel bun” fără dovezi), semnalarea cifrelor excepționale. Încheie cu întrebarea la care acest raport trebuie să răspundă pentru asociați și verifică dacă o face.

Organizează închiderea lunară pentru [companie], contabilitate ținută de [intern/extern] în [program]. Obiectiv: cifre fiabile disponibile în [termen] zile lucrătoare după finalul lunii. Situația actuală: [ex: cifre disponibile pe 20, fiabilitate variabilă].

Construiește checklist-ul ordonat: oprirea facturării vânzărilor (cut-off), inventarierea achizițiilor perioadei chiar fără factură primită, reconcilieri bancare, registrul de casă, deconturi, provizioane recurente simplificate (de validat cu contabilul), controale de coerență finale (marja lunii vs istoric, cheltuieli vs buget).

Pentru fiecare sarcină: responsabil, zi țintă (Z+1, Z+3...), sursa datelor și controlul finalizării. Distinge închiderea rapidă lunară (estimări acceptate) de închiderea riguroasă de an. Livrează retroplanificarea tip și 3 direcții pentru a respecta termenul durabil.

Pregătește dosarul de închidere anuală pentru [companie], exercițiu încheiat la [dată], contabilitate [internă/externă]. Obiectivul meu: să vin la întâlnire cu un dosar complet pentru a câștiga timp și a asigura fiabilitatea bilanțului.

Stabilește lista elementelor de adunat și justificat: extrase bancare de confirmare sold, inventar stocuri cu metodă de evaluare, situația creanțelor clienți cu cele incerte documentate, facturi furnizori neprimite, cheltuieli în avans, situația creditelor, registrul de casă, deconturi soldate, litigii în curs.

Pentru fiecare post: documentul așteptat, cine îl pregătește și capcana clasică de evitat. Adaugă lista punctelor de semnalat spontan expertului contabil (evenimente neobișnuite: [evenimente]) în loc să îl las să le descopere singur. Format: checklist pe posturi cu status, de început cu [număr] săptămâni înainte de închidere.

Ajută-mă să pregătesc situația operațiunilor de inventar pentru [companie] la închiderea din [dată]. Nu fac eu înregistrările: pregătesc un dosar curat pentru expertul contabil.

Ghidează-mă pe categorii: facturi de primit (servicii/bunuri primite înainte de închidere, factură după: unde să le caut în activitatea de [activitate], cum să le estimez), facturi de emis pe vânzări (livrat/prestat nefacturat), cheltuieli în avans (abonamente, asigurări, chirii care depășesc anul), venituri în avans dacă am încasat înainte, provizioane de documentat (litigii: [litigii], creanțe incerte cu istoric de recuperare).

Pentru fiecare categorie: definiție simplă, 3 exemple în contextul meu, mod de calcul, document justificativ. Format: tabel pe categorii (element, sumă estimată, justificativ, comentariu) gata de trimis la cabinet.

Ajută un administrator să verifice decontul de TVA înainte de depunere. Nu întocmești declarația și nu dai consultanță fiscală: oferi controale de coerență, validarea finală aparține contabilului.

Context: [companie], regim TVA [lunar/trimestrial], declarație pentru [perioada]. Cifre pregătite: TVA colectată [sumă] la o CA de [sumă], TVA deductibilă [sumă] la achiziții de [sumă]. Elemente particulare: [ex: achiziții intracomunitare, taxare inversă, investiție mare, stornări].

Efectuează controalele: coerența TVA colectată vs CA pe cote (recalcul), coerența TVA deductibilă cu volumul achizițiilor, compararea cu perioadele anterioare și explicarea diferențelor mari, tratamentul elementelor particulare listate (de verificat cu contabilul), corelarea cu balanța (conturile de TVA închise coerent).

Format: checklist de control cu status (trecut/eșuat/de investigat) și lista punctelor de discutat cu expertul contabil.

Ajută un administrator să pregătească discuția despre regimul de TVA cu expertul contabil. Nu recomanzi un regim: clarifici criteriile și pregătești întrebările, decizia se ia cu profesionistul.

Context: [companie], [activitate], CA anuală [sumă] ([evoluție]), clienți [B2B, B2C, export], investiții planificate [investiții], situație actuală [regim actual sau firmă nouă].

Explică simplu logica opțiunilor: scutirea pentru mici întreprinderi și plafoanele ei, TVA la încasare vs TVA la facturare, frecvența (lunar/trimestrial) și ce schimbă fiecare pentru mine: cash flow (plată TVA vs recuperare pe investiții), efort administrativ, imagine în fața clienților B2B.

Pregătește lista de întrebări pentru cabinet, personalizate pe cifrele mele, și informațiile necesare la întâlnire. Semnalează situațiile care merită atenție ([ex: export, clienți externi, mix de activități]). Format: notă de pregătire de o pagină.

Ajută un administrator să pregătească o discuție cu expertul contabil despre TVA pentru tranzacții externe. Rămâi la nivel general: fără cote sau plafoane definitive, acestea vor fi confirmate de profesionist.

Context: [companie] realizează [tipuri flux: vânzări bunuri către persoane fizice UE, servicii B2B UE, vânzări non-UE, achiziții intracomunitare, vânzări prin marketplace]. Volume aprox. pe țări: [repartizare]. Situație actuală: [ex: facturare cu TVA RO, cod special de TVA obținut/nu, înscris în OSS/nu].

Ajută-mă să cartografiez fiecare flux: natură (bun/serviciu), client (B2B/B2C), țară și problema de TVA generată (locul taxării, taxare inversă, ghișeu unic OSS, obligații declarative).

Produse: tabelul fluxurilor cu întrebarea aferentă, lista verificărilor necesare (validitate coduri TVA clienți în VIES, plafoane vânzări la distanță) și întrebările ordonate pentru cabinet. Fără concluzii definitive: doar dosar de pregătire.

Redactează politica de decontare a cheltuielilor (note de subzistență/deplasare) pentru [companie], [număr] angajați, inclusiv [profiluri: agenți vânzări, consultanți, administratori]. Situație actuală: [ex: fără reguli scrise, rambursări haotice, tensiuni pe anumite costuri]. Instrument: [aplicație sau Excel].

Redactează o politică de 1-2 pagini care să acopere: cheltuieli rambursabile pe categorii (masă, cazare, transport, diurnă, indemnizație km conform legii fără a fixa suma), plafoane propuse cu logică justificată, documente cerute (factură pe firmă, menționarea invitaților și scopului pentru mese de protocol), termen limită de depunere, flux de aprobare (cine aprobă pe cine), tratamentul cazurilor speciale.

Ton: clar și neutru, regulile protejează pe toată lumea. Adaugă un chenar „Cele 5 erori care duc la respingerea unui decont”. Tratamentul fiscal și social trebuie validat de expertul contabil.

Implementează controlul deconturilor pentru [companie]: [volum] deconturi pe lună, politică în vigoare: [reguli principale]. Motiv: [ex: volum în creștere, suspiciuni de dublare, bună practică].

Propune un plan de control proporționat: verificări rapide pe 100% din deconturi (prezență document, respectare plafon, calcul) și verificări aprofundate prin eșantionare.

Listează semnalele care justifică o investigație: posibile dublări (aceeași sumă, aceeași dată, doi angajați), cheltuieli repetate fix sub plafon, documente ilizibile, cheltuieli în weekend sau concediu, kilometri necorelați cu agenda, pondere mare a plăților în numerar. Pentru fiecare: cum se detectează în [instrument/Excel], fără a presupune vinovăția.

Descrie procedura în caz de anomalie: cerere neutră de explicații, corecție și escaladare la repetare. Format: checklist lunar + tabel monitorizare anomalii.

Organizează circuitul achizițiilor și validării facturilor furnizor pentru [companie], [număr] angajați, [volum] facturi/lună. Probleme actuale: [ex: facturi fără comandă cunoscută, plăți duble evitate la limită, restanțe din cauza fluxului lent].

Descrie circuitul țintă: cerere de achiziție și validare ÎNAINTE de angajare peste [prag] (cine poate comanda ce, până la ce sumă), confirmarea recepției sau a serviciului prestat de către cel care a primit, corelarea factură-comandă-recepție înainte de plată, calendar de plăți (termene respectate, nici prea devreme, nici prea târziu), arhivare.

Pentru fiecare etapă: responsabil, termen, controlul care blochează anomaliile: factură fără comandă, diferență de sumă peste [toleranță], furnizor nou, modificare cont IBAN (verificare obligatorie pe canal separat – risc fraudă). Adaptează fluxul la dimensiunea mea: simplu, fără birocrație. Format: schemă circuit + tabel praguri validare + 5 controale anti-fraudă.

Pregătește negocierea condițiilor de plată pentru [companie] cu furnizorii săi. Context: [motiv: BFR tensionat, creștere, revizuire anuală]. Furnizori principali: [listă: furnizor, volum achiziții anual, condiții actuale, vechime relație, dependență reciprocă].

Pentru fiecare furnizor, evaluează poziția mea: ponderea achizițiilor mele în cifra lui, alternative credibile, calitatea istoricului meu de plată (un client bun platnic negociază mai bine) și ce pot oferi la schimb (volum garantat, exclusivitate parțială, plata la termen garantată).

Pregătește pentru cele 3 negocieri prioritare: obiectivul (termen țintă, scont pentru plată rapidă dacă am lichiditate, prețuri), scenariul de deschidere, concesii posibile în ordine, punctul de rupere și formularea cererii respectând limitele legale ale termenelor de plată B2B în România. Format: fișă de negociere pe furnizor.

Organizează revizuirea completă a cheltuielilor fixe pentru [companie], [sumă] cheltuieli fixe anuale. Iată lista: [linii: natură, furnizor, sumă anuală, dată scadență/reînnoire]. Obiectiv: [ex: reducere cu X% fără a afecta producția].

Pentru fiecare linie, aplică grila: la ce servește concret, ce se întâmplă dacă o eliminăm, când se reînnoiește contractul (ferestrele ratate costă un an), prețul mai este la nivelul pieței, există alternativă mai ieftină la calitate egală.

Clasifică în 4 decizii: păstrare, renegociere (cu argument și termen), redimensionare (nivel serviciu neadecvat), reziliere (cu data limită preaviz). Cifrează economia anuală pe decizie și totalul, semnalând economiile cu efect întârziat. Format: tabel revizuire + calendar ferestre renegociere pe 12 luni + 3 acțiuni prioritare săptămâna aceasta.

Auditează abonamentele și costurile recurente pentru [companie], [număr] angajați. Surse disponibile: [extrase bancare, facturi, listă instrumente]. Iată ce am identificat: [listă: instrument/serviciu, cost, periodicitate, număr licențe, utilizatori].

Stabilește inventarul complet ajutându-mă să găsesc ce lipsește: plăți recurente neidentificate, abonamente făcute de foști angajați, instrumente plătite dublu de două echipe, reînnoiri anuale uitate.

Pentru fiecare linie, califică: utilizarea reală, dublarea funcțională cu alt instrument, licențe plătite vs active, plan tarifar adaptat. Clasifică în: păstrare, reducere număr licențe, schimbare plan, fuziune cu alt instrument, reziliere. Cifrează economia anuală și dă procedura de reziliere (preaviz, export date). Încheie cu regula de guvernanță: cine poate face un abonament și unde se declară.

Analizează rentabilitatea pe client pentru [companie]. Date: [listă clienți principali cu CA anuală], costuri directe alocabile, și costurile ascunse suspectate: timp de gestionare și comunicare excesivă [clienți cronofagi], termene reale de plată [întârzieri], discounturi acordate, cerințe extra nefacturate.

Calculează pentru fiecare client marja reală: CA net de discounturi, minus costuri directe, minus o valorizare a timpului de gestionare (propune o metodă simplă cu tariful orar de [tarif]), minus costul întârzierii la plată.

Clasifică clienții în 4 grupuri: profitabili de dezvoltat, profitabili de securizat, marjă mică de scumpit/recadrat, distrugători de valoare. Pentru ultimele două grupuri: acțiunea concretă (creștere tarif, facturare extra, limitare domeniu, despărțire) și scriptul conversației. Semnalează datele lipsă care pot influența clasamentul.

Ajută-mă să decid pentru [companie]: e mai bine să fac intern sau să externalizez [funcție/sarcină: ex. contabilitatea primară, producția X, suport clienți]? Volum vizat: [volum]. Opțiuni: angajare/timp intern [cost estimat], furnizor extern [ofertă/estimare].

Compară costurile complete, nu doar cele aparente. Intern: salariu brut complet, echipamente, formare, management, cost înlocuire concedii, curbă învățare. Extern: preț furnizor, timp intern de coordonare (care nu dispare), costuri tranziție, dependență.

Adaugă criterii non-financiare: criticitatea funcției, confidențialitate, reactivitate, reversibilitatea deciziei, riscul pierderii know-how-ului.

Prezintă: tabelul de comparație cost anual complet cu ipoteze listate, punctul de echilibru în volum (de la ce volum internul devine mai ieftin), recomandarea argumentată și condițiile de revizuire a deciziei peste un an.

Evaluează următoarea investiție pentru [companie]: [investiție: utilaj, software, auto] pentru un cost de [sumă] (plus costuri anexe: instalare, instruire, mentenanță). Câștiguri estimate: [timp economisit, capacitate extra, costuri evitate], durată de viață estimată: [ani].

Construiește calculul: cost complet de achiziție și deținere (TCO), câștiguri anuale cifrate pe datele mele ([tarife orare, volume]) cu ipoteze prudente, perioada de recuperare (payback period) și comparația cu scenariul „nu fac nimic” care are și el costuri ([reparații, timp pierdut, plafonare]).

Reguli: fără câștiguri „strategice” necuantificate în calcul, ipoteze prudente, testare sensibilitate dacă câștigurile sunt cu 30% mai mici. Încheie cu: ce sugerează cifrele, modalități de finanțare de explorat cu banca/contabilul (leasing, credit, fonduri) și indicatorul de urmărit după achiziție pentru a verifica rezultatele promise.

Ajută-mă să reorganizez evidența imobilizărilor pentru [companie]. Context: [ex: tabel neactualizat, diferențe între evidența contabilă și realitate, echipamente casate dar încă în scripte]. Active vizate: [IT, utilaje, auto, amenajări].

Construiește registrul de monitorizare: pentru fiecare bun, informațiile de notat (denumire, dată și valoare achiziție, factură, locație, utilizator, stare). Duratele și calculul amortizării rămân la contabil: rolul meu e să îi dau o bază corectă.

Organizează inventarul fizic: cum să fie realizat pe zone, corelarea cu balanța, documentarea diferențelor (bunuri de casat, bunuri prezente neînregistrate, bunuri lipsă).

Format: model registru tabelar, procedura de inventar, procedura de intrare/ieșire (cine declară, cu ce document) și ritualul anual de reconciliere cu cabinetul înainte de bilanț.

Ajută un administrator să analizeze expunerea la riscul valutar, în termeni generali: deciziile de acoperire se iau cu banca și expertul contabil.

Context: [companie] facturează [sume și valute vânzări] și plătește [sume și valute achiziții], cu decalaje între contractare și plată de [zile]. Situație: [ex: nicio gestiune, conversie la cursul zilei, marje afectate de curs].

Ajută-mă să măsor expunerea netă pe valută: fluxuri intrate minus fluxuri ieșite, pe ce orizont, și ce ar însemna o variație de [procent]% a cursului asupra marjei anuale, calculat pe cifrele mele.

Prezintă abordările principale: asumarea riscului, facturarea în RON (transfer risc la client), compensarea naturală (plăți și încasări în aceeași valută), instrumente bancare de explorat (întrebări despre costuri și simplitate). Format: tabel expunere, impact cifrat variație, listă întrebări pentru bancă. Fără recomandări speculative.

Concepe monitorizarea financiară pentru [magazin online], care vinde [produse] prin [canale: site propriu, eMAG Marketplace], [volum] comenzi/lună, coș mediu [sumă]. Instrumente: [vânzare, plată, contabilitate]. Prioritate: [ex: rentabilitate reclame, gestiune stoc].

Definește indicatorii critici: marja pe costuri variabile pe comandă (preț minus produs, transport, ambalaj, comisioane procesator și marketplace, cost reclamă pe comandă), rata de retur și costul ei complet, valoarea clientului în timp (LTV), rotația și acoperirea stocului, cash flow blocat în stoc, ponderea fiecărui canal în marjă (nu doar în CA).

Pentru fiecare: formulă, sursa datelor, frecvență, prag de alertă. Semnalează capcanele: CA care maschează marja negativă după reclame, promoții care distrug profitul, stoc care umflă rentabilitatea aparentă. Format: tablou de bord o pagină + ritual săptămânal.

Concepe monitorizarea financiară pentru [agenție/firmă servicii], [număr] angajați din care [număr] productivi, CA [sumă], vânzare prin [abonament, proiect, ore]. Prioritate: [ex: scădere marje, dependență client, vizibilitate].

Definește indicatorii modelului: gradul de încărcare al echipei (timp facturat vs disponibil), tariful mediu zilnic (real vs listă – diferența vine din discounturi și ore nefacturate), marja pe proiect/client, ponderea CA recurent, backlog (comenzi confirmate în luni de muncă), sold clienți și întârzieri, dependența de cel mai mare client (% din CA).

Pentru fiecare: formulă, sursă ([pontaj, facturare, balanță]), frecvență, prag alertă. Explică cele 3 derapaje silențioase: „over-servicing” la proiecte cu preț fix, timp nefacturat seniori, perioade moarte neanticipate. Format: tablou de bord lunar + 3 întrebări de pus în fiecare lună.

Banca solicită o situație intermediară pentru [companie] la data de [dată] pentru [motiv: finanțare, revizuire anuală, prelungire linie]. Pregătește dosarul cu mine. Situația contabilă va fi întocmită de contabil: rolul meu e să pregătesc datele și comentariul.

Listează ce trebuie să adun și să verific înainte de a trimite la cabinet: facturare la zi, facturi furnizori înregistrate, inventar stocuri, reconcilieri bancare făcute, sold clienți curățat de litigii.

Pregătește comentariul de gestiune: activitatea perioadei vs anul trecut cu explicații ([evenimente]), rentabilitate și elemente excepționale, trezorerie și sezonalitate (dacă situația e într-un punct minim sezonier, explică prin cifre), perspective concrete ([contracte noi]).

Format: checklist pregătire + structură comentariu o pagină, ton factual. Bancherul compară cu extrasele pe care le are deja.

Redactează nota financiară lunară a [companie] pentru ședința din [dată]. Public: [participanți, inclusiv non-financiari]. Cifrele lunii: [CA, marjă, cheltuieli, cash flow vs buget și vs anul trecut]. Evenimente: [fapte marcante]. Decizii de luat: [ex: validare angajare, înghețare cheltuială, recuperare client strategic].

Structurează pe o pagină: mesajul esențial în 2 fraze (traiectoria lunii), 3 indicatori cheie cu comparație și explicație scurtă, punctul principal de atenție cu impactul cifrat dacă nu se intervine, și deciziile solicitate formulate clar (opțiunea A, opțiunea B, recomandare).

Reguli: limbaj accesibil (termeni tehnici explicați), fără tabele lungi, nicio cifră fără termen de comparație, nicio constatare fără acțiune propusă. Nota trebuie să poată fi citită în 3 minute înainte de ședință.

Realizează diagnosticul separării sarcinilor pentru [companie], [număr] angajați. Organizarea actuală: [cine face ce: introducere date, validare plăți, acces bancar, creare furnizori, salarii, gestiune numerar, deconturi].

Identifică cumulurile riscante: aceeași persoană care creează un furnizor și validează plata, care introduce date și face reconcilierea bancară, care gestionează salariile fără control secundar, acces bancar fără dublă validare peste un prag.

Într-o structură mică, separarea totală e imposibilă: propune pentru fiecare risc un control compensatoriu realist (ex: dublă validare bancară peste [prag], revizuire lunară de către administrator a listei de furnizori noi și IBAN-uri modificate, verificarea plăților prin sondaj). 

Format: tabel risc, situație actuală, control propus, cine, frecvență. Ton factual: aceste controale protejează și angajații onești de orice suspiciune.

Organizează clasarea și arhivarea documentelor contabile pentru [companie]. Situație actuală: [ex: facturi dispersate în mail, sertare și drive, timp pierdut la solicitările contabilului, acte lipsă]. Volum: [număr] acte/lună, instrumente: [program, drive, mail dedicat].

Propune un plan de clasare simplu: structură pe ani, apoi pe natură (vânzări, achiziții, bancă, salarii, fiscal, juridic, deconturi), regulă de denumire fișiere (dată, furnizor/client, sumă), circuit unic de intrare (o adresă de mail sau un folder unde ajunge tot, inclusiv ce primesc colegii), ritual săptămânal de clasare în [timp].

Precizează regulile de păstrare (termenul legal de 10 ani pentru registre și documente justificative în România) și principiul arhivării electronice. Format: structură foldere, exemplu denumire, checklist ritual săptămânal și procedura pentru a recupera restanțele.

Pregătește un suport pentru a explica contul de profit și pierdere al [companie] către [public: manageri, echipă] cu ocazia [ședință anuală, onboarding]. Cifre de utilizat (reale sau rotunjite): CA [sumă], achiziții și cheltuieli externe [sumă], salarii [sumă], alte cheltuieli [sumă], rezultat [sumă]. Obiectiv: [ex: să înțeleagă unde se duc banii și ce pot influența].

Construiește explicația în cascadă: din 100 lei încasați, cât merge pe achiziții, cât pe salarii, cât pe regie și cât rămâne. Tradu fiecare noțiune în limbaj comun cu o analogie concretă (Profitul nu e Cash-ul: explică diferența cu un exemplu din activitatea noastră).

Corelează fiecare linie cu deciziile zilnice: ce înseamnă un discount prea mare, o oră nefacturată sau o risipă la scara unui an, calculat pe cifrele mele. Format: structură prezentare 8 slide-uri, cascada cifrată, 3 întrebări quiz și răspunsuri la posibile întrebări dificile.