Prompturi Management de proiect

Redactează nota de fundamentare pentru proiectul [nume proiect] al [companie]. Obiectivul proiectului: [obiectiv]. Sponsor: [nume]. Echipa: [componență]. Buet: [buget]. Termen limită vizat: [termen]. Contextul care a declanșat proiectul: [context].

Structură: context și problemă de rezolvat (3 rânduri), obiectiv formulat măsurabil, perimetru inclus, perimetru EXCLUS explicit (detaliat, pentru a evita depășirile), livrabile cu criterii de acceptare, etape (jaloane) datate, roluri și responsabilități (cine decide, cine execută, cine este consultat, cine este informat), riscuri identificate cu măsuri de atenuare pentru fiecare ([riscuri anticipate]), ipoteze și dependențe.

Formulează fiecare secțiune astfel încât eventualele dezacorduri să apară ACUM, la recitire, nu în mijlocul execuției. Încheie cu cele 3 întrebări critice care trebuie tranșate în comitet înainte de lansare.

Transformă notițele mele brute de ședință într-o minută structurată. Ședința: [subiect] din data [dată], participanți: [participanți]. Notițe: [notițe brute].

Format de ieșire: decizii luate (formulate clar, cu mențiunea cine a decis), acțiuni (tabel: acțiune, responsabil, termen limită; dacă lipsește ceva, scrie „DE PRECIZAT” în loc să inventezi), puncte discutate fără decizie (max. 2 rânduri fiecare), puncte amânate cu data următoarei discuții.

Reguli: maxim o pagină, fără reformulări care schimbă sensul, fără limbaj diplomatic care diluează deciziile (exclus „s-a convenit să se analizeze”). Încheie cu lista elementelor „DE PRECIZAT” pentru validare de către participanți.

Împarte următorul proiect în pachete de lucru și construiește planificarea. Proiect: [descriere și livrabil final]. Termen limită: [dată]. Echipa disponibilă: [persoane și disponibilitate, ex. 2 persoane part-time]. Constrângeri cunoscute: [validări client, dependențe furnizori, concedii].

Procedează astfel: împarte în pachete de lucru care produc un livrabil verificabil (fără pachet de „coordonare”), descompune fiecare pachet în sarcini de 0,5 până la 3 zile, identifică dependențele și drumul critic, adaugă o marjă explicită doar pentru sarcinile incerte.

Livrează: lista structurată pachete -> sarcini cu estimări, planificarea pe săptămâni cu jaloane de validare, drumul critic evidențiat și cele 3 sarcini care trebuie începute imediat. Semnalează dacă termenul [dată] este nerealist pentru echipa descrisă, folosind cifre, fără a comprima artificial estimările.

Redactează raportul flash săptămânal pentru proiectul [nume proiect] destinat [destinatari, ex. comitet de direcție]. Datele săptămânii: progres [realizat vs planificat], dificultăți [probleme întâmpinate], riscuri noi [riscuri], buget consumat [consumat vs planificat], decizii așteptate [blocaje în așteptare și de când].

Format strict de o pagină: starea proiectului (verde/galben/roșu) cu O SINGURĂ frază care justifică culoarea, 3 fapte marcante, progres vs plan (o linie per pachet activ), riscuri și puncte critice (doar ce s-a schimbat), decizii așteptate cu numele decidentului și impactul întârzierii, priorități pentru săptămâna viitoare.

Reguli: un proiect nu revine la verde fără a explica ce a rezolvat problema; un punct galben timp de două săptămâni devine roșu; deciziile în așteptare includ data solicitării inițiale.

Pregătește animarea unei retrospective pentru proiectul [nume proiect], finalizat recent [rezultat: la timp, întârziere X, abandonat]. Participanți: [nume și roluri]. Durată: [ex. 90 min]. Momente cheie: [ce a mers bine/rău, tensiuni].

Livrează: desfășurătorul minutat (deschidere cu regula „căutăm cauze, nu vinovați”, colectare individuală de feedback, discuție colectivă, decizii), întrebările exacte pentru a evita generalitățile (ex: „în ce moment am știut că depășim termenul?”), și tehnica pentru a aborda [subiect sensibil] fără a transforma totul într-un proces.

Format pentru lecții învățate: fiecare învățătură devine o regulă acționabilă pentru viitor („de acum înainte vom...”), cu un responsabil. Maxim 5 reguli pentru a fi aplicabile.

Ești un director de proiect experimentat. Ajută-mă să construiesc studiul de oportunitate pentru proiectul [nume proiect] vizat de [companie]. Problema sau oportunitatea inițială: [context]. Beneficii estimate: [beneficii]. Buget maxim: [sumă]. Alternative: [inclusiv varianta de a nu face nimic].

Structurează dosarul în 6 părți: problema și costul inacțiunii, opțiuni posibile (inclusiv status quo) cu avantaje și dezavantaje, estimare brută de costuri și termene (intervale), beneficii legate de indicatori măsurabili, riscuri majore, recomandare argumentată.

Constrângeri: fiecare beneficiu trebuie legat de un indicator verificabil, altfel clasifică-l ca „pariu nemăsurabil”. Formulează 5 criterii de decizie go/no-go. Încheie cu lista informațiilor lipsă care fragilizează studiul și cine trebuie să le furnizeze.

Redactează o cartă de proiect de o pagină pentru un proiect mic. Proiect: [descriere scurtă]. Solicitant: [nume]. Persoane implicate: [nume și timp disponibil]. Termen dorit: [dată]. Buget: [sumă sau zero].

Format impus, max. o pagină: obiectiv într-o frază măsurabilă, livrabil final și cum știm că e gata, ce este exclus din perimetru (min. 3 rânduri), cine decide în caz de arbitraj, jaloane (max. 3), riscul principal și măsura de atenuare.

Constrângeri: fără jargon de management de proiect, limbaj simplu. Dacă lipsesc informații, scrie „DE CLARIFICAT cu [persoana]”. Încheie cu 2 întrebări esențiale pentru solicitant înainte de start.

Încep proiectul [nume proiect] pentru [companie] și trebuie să colectez cerințele. Persoane de intervievat: [listă profiluri, ex. management, utilizatori, IT, suport]. Ce trebuie să producă proiectul: [livrabil]. Durată interviu: [durată].

Pregătește un ghid de interviu adaptat pentru fiecare profil: 8-10 întrebări deschise (de la general la specific), distingând între modul actual de lucru (probleme, soluții temporare) și nevoile viitoare. Adaugă pentru fiecare profil 2 întrebări capcană pentru nevoi nespuse (ex: „ce faceți când unealta actuală nu vă ajută?”).

Constrângeri: fără întrebări sugestive sau cu răspuns DA/NU. Oferă și un șablon de sinteză: nevoi exprimate, nevoi deduse, contradicții între profiluri și citate relevante.

Transformă aceste nevoi brute în user stories pentru echipa de execuție. Proiect: [descriere]. Utilizatori: [profiluri]. Nevoi: [listă nevoi].

Pentru fiecare nevoie, produ: user story în formatul „Ca [profil], vreau [acțiune] pentru ca [beneficiu]”, 3-5 criterii de acceptare binare (verificabile cu DA/NU, fără termeni vagi ca „rapid” sau „intuitiv”), și întrebări pentru solicitant dacă nevoia e prea vagă.

Constrângeri: o story trebuie să fie realizabilă în câteva zile, altfel propune divizarea ei. Semnalează soluțiile deghizate în nevoi și reformulează-le. Prezintă rezultatul sub formă de tabel: story, criterii, mărime estimată (S/M/L), întrebări deschise. Încheie cu dependențele între stories.

Ajută-mă să prioritizez backlog-ul proiectului [nume proiect]. Elemente în așteptare: [listă solicitări]. Capacitatea echipei: [ex. 15 zile-om pe lună]. Obiectiv prioritar trimestrial: [obiectiv]. Context politic: [cine pune presiune].

Evaluează fiecare element pe două axe: valoare (impact obiectiv, nr. utilizatori, costul inacțiunii) și efort estimat. Clasifică în 4 categorii: de făcut acum (valoare mare, efort mic), de planificat (valoare mare, efort mare), de completat (valoare mică, efort mic), de refuzat/amânat (valoare mică, efort mare).

Constrângeri: presiunea solicitantului nu este criteriu de valoare. Listează separat refuzurile care necesită explicații. Produ tabelul cu justificări și redactează cele 3 mesaje de refuz cele mai delicate, scurte și factuale.

Construiește roadmap-ul pentru următoarele 2 trimestre pentru [produs/proiect] la [companie]. Obiective anuale: [obiective]. Proiecte candidate: [listă]. Capacitate echipă: [dimensiune]. Angajamente luate: [contracte/termene interne].

Organizează roadmap-ul pe trimestre, formulând fiecare linie ca un rezultat așteptat, nu ca o funcționalitate (ex: „reducerea timpului de procesare” în loc de „modul X”). Pentru fiecare trimestru: max. 3 proiecte, rezultatul vizat, indicatorul de succes, dependențe.

Constrângeri: păstrează 20% capacitate liberă pentru neprevăzut și menționează asta explicit. Listează ce lipsește voluntar și de ce. Oferă două versiuni: una detaliată pentru echipă și una de 5 rânduri pentru management. Semnalează proiectele cu valoare neclară.

Ajută-mă să estimez resursele pentru proiectul [nume proiect]. Conținut: [listă pachete/sarcini]. Echipa: [experiență]. Istoric: [proiecte similare anterioare, dacă există].

Pentru fiecare pachet: o estimare în interval (optimist, probabil, pesimist), ipotezele care susțin estimarea și factorul care ar declanșa scenariul pesimist.

Constrângeri: dacă există istoric, compară estimarea cu realitatea trecută și explică diferența. Adaugă sistematic sarcinile uitate: testare, coordonare, învățare, concedii. Prezintă totalul în 3 scenarii. Dacă diferența între optimist și pesimist e mai mare de 100%, indică ce informații lipsesc pentru a reduce incertitudinea.

Construiește bugetul complet pentru proiectul [nume proiect]. Resurse interne: [zile-om și cost/zi]. Achiziții/servicii externe: [listă]. Durată: [durată]. Buet aprobat: [sumă].

Produ bugetul pe categorii: costuri interne, servicii externe, licențe, cheltuieli diverse și o rezervă de risc (justifică procentul). Semnalează orice depășire a bugetului aprobat încă din faza de construcție.

Construiește sistemul de monitorizare lunară: tabel consumat vs buget, re-estimare „rest de executat” (nu doar rest de cheltuit), proiecție finală și 2 praguri de alertă pentru sponsor. Încheie cu cele 3 cauze frecvente de depășire a bugetului în acest tip de proiect.

Realizează registrul de riscuri pentru proiectul [nume proiect]. Context: [descriere, termene, mize]. Riscuri anticipate: [listă]. Dependențe externe: [furnizori, alte echipe, validări].

Completează lista cu riscuri tipice pe care nu le-am menționat, din 4 categorii: umane (plecări, supraîncărcare), tehnice, organizaționale (decizii întârziate, perimetru variabil), externe. Pentru fiecare risc: descriere concretă, probabilitate (mică/medie/mare), impact, criticitate, semnal de alarmă, măsură de prevenție, plan B, responsabil.

Constrângeri: formulează riscul ca un eveniment specific (ex: „furnizorul întârzie livrarea cu o lună”), nu ca o temă vagă („întârzieri”). Limitează registrul la cele mai critice 10 riscuri. Precizează frecvența de revizuire.

Cartografiază stakeholderii pentru proiectul [nume proiect] la [companie]. Actori identificați: [listă]. Impactul proiectului asupra lor: [impact]. Susținere/rezistență percepută: [context].

Poziționează fiecare actor pe două axe: influență (poate bloca sau accelera proiectul) și aderență (susținător, neutru, reticent). Pentru actorii influenți: ce au de câștigat/pierdut, obiecția lor probabilă și acțiunea de engagement (implicare în decizii, informare, discuție 1-la-1).

Constrângeri: nu confunda organigrama cu influența reală. Produ planul în tabel: actor, poziție actuală, poziție necesară, acțiuni, responsabil, termen. Încheie cu cei 2 actori prioritari de contactat săptămâna aceasta.

Construiește planul de comunicare pentru proiectul [nume proiect]. Public țintă: [ex. sponsor, echipă, utilizatori, alte departamente]. Durată: [durată]. Momente cheie: [jaloane, lansări]. Canale: [email, ședințe, intranet].

Pentru fiecare public, definește: ce trebuie să știe (și atât), frecvența, canalul, formatul și cine produce mesajul. Distinge între comunicarea recurentă (status) și cea evenimențială (lansare, incident, final).

Constrângeri: fiecare mesaj trebuie să răspundă la „ce se schimbă pentru mine?”, altfel elimină-l. Redactează mesajul de lansare și cel de trecere în producție. Prezintă planul sub formă de tabel și listează 3 erori de comunicare frecvente de evitat.

Construiește matricea RACI pentru proiectul [nume proiect]. Activități principale: [listă]. Actori: [persoane/funcții]. Tensiuni identificate: [ex. două persoane cred că decid același lucru].

Pentru fiecare activitate, alocă rolurile: R (Responsabil execuție), A (Accountable - cine decide și răspunde, unul singur per rând), C (Consultat), I (Informat). Explică scurt alocările neevidente.

Verificări de calitate: niciodată doi A pe un rând, niciun rând fără R, semnalează actorii C pe prea multe rânduri (blocaj) sau actori fără rol. Prezintă matricea în tabel și listează 3 puncte critice care pot genera conflicte, cu recomandări de securizare.

Pregătește ședința de lansare (kick-off) pentru proiectul [nume proiect]. Participanți: [nume și roluri]. Durată: [ex. 1h]. Status: [cadrul validat sau în curs]. Puncte sensibile: [tensiuni, istoric de eșecuri pe subiect].

Livrează: desfășurătorul minutat (de ce acum, rezultatul final, ce este exclus, cine ce face, jaloane, reguli de lucru, întrebări), cele 3 mesaje cheie de reținut și cum să abordăm [punct sensibil] fără a strica atmosfera. 

Constrângeri: kick-off-ul nu este doar informare, include 2 momente interactive (identificare riscuri, feedback pe constrângeri). Oferă invitația cu agenda și ce trebuie pregătit, plus lista elementelor care TREBUIE validate înainte de ședință.

Pregătește următorul comitet de pilotaj pentru proiectul [nume proiect]. Participanți: [membri COPIL]. Durată: [durată]. Situația proiectului: [progres, dificultăți, buget]. Decizii necesare: [listă decizii și opțiuni]. Subiecte riscante: [subiecte sensibile].

Construiește agenda pornind de la decizii, nu de la progres: fiecare decizie devine un punct cu timp alocat, opțiuni pregătite (avantaje/dezavantaje/recomandare) și impactul amânării. Statusul se rezumă în 10 minute pe baza documentului trimis anterior.

Livrează: agenda minutată, formularea exactă a solicitărilor de decizie, tehnica pentru a opri politicos divagațiile pe [subiect sensibil] și modelul de minută a deciziilor. Listează ce trebuie trimis participanților cu 48h înainte.

Structurează prezentarea pentru comitetul de pilotaj al proiectului [nume proiect]. Datele lunii: progres [realizat vs planificat], buget [consumat vs total], riscuri [evoluție], decizii [listă], fapte marcante.

Produ structura slide cu slide, max. 10 slide-uri: sinteză (status, mesaj principal, decizii), progres pe pachete de lucru, traiectorie buget, riscuri modificate, focus pe problema lunii cu opțiuni, decizii solicitate (un slide per decizie), pașii următori.

Pentru fiecare slide: titlu formulat ca mesaj (ex: „Pachetul 2 recuperează întârzierea”), conținut în max. 5 puncte și ce trebuie spus oral. Constrângeri: fără slide-uri de context inutile, cifre rotunjite și comparate. Încheie cu testul: dacă se citește doar slide-ul 1, se înțelege esențialul?

Implementează circuitul de gestionare a schimbărilor pentru proiectul [nume proiect]. Context: [originea cererilor, ex. clientul adaugă cerințe noi, managementul se răzgândește]. Ședințe existente: [comitete]. Marjă disponibilă: [timp/buget rămase].

Definește: formularul minim de cerere (descriere, solicitant, justificare, urgență), cele 4 întrebări de analiză (impact termen, impact buget, impact alte pachete, ce se întâmplă dacă nu facem), cine decide în funcție de impact (praguri valorice) și cum se urmăresc deciziile în registrul de schimbări.

Redactează 3 răspunsuri tip: acceptat cu impact, amânat pentru versiunea următoare, refuzat cu justificare. Constrângeri: procesul trebuie să încapă pe o jumătate de pagină. Nicio cerere nu se acceptă verbal fără a trece prin registru.

Ajută-mă să pregătesc renegocierea unui termen limită imposibil. Proiect: [nume]. Termen cerut: [dată]. Convingerea mea: e nevoie de [durată] pentru că [motive: resurse, dependențe]. Sponsor: [profil]. Miza datei: [de ce s-a ales acea dată].

Construiește: demonstrația factuală a decalajului (capacitate vs efort, cifre simple), apoi 3 opțiuni oneste: respectarea datei prin reducerea perimetrului (ce se elimină), respectarea perimetrului prin amânarea datei, adăugarea de resurse (cu costuri și limite - regula „o persoană nouă nu produce imediat”).

Constrângeri: niciodată „nu se poate” fără alternativă. Pregătește răspunsuri la 3 obiecții probabile: „descurcați-vă” și „vedem pe parcurs”. Format: o pagină de argumente plus tabelul celor 3 opțiuni cu consecințe comparate.

Construiește planul de recuperare pentru proiectul [nume proiect], întârziat cu [durată] față de termenul [dată]. Cauze: [cauze]. Rest de executat: [sarcini rămase]. Echipa: [componență]. Marje de manevră: [buget extra, perimetru negociabil].

Începe cu diagnosticul: întârzierea vine din estimări mici, perimetru umflat, resurse luate sau blocaje externe? Construiește recuperarea folosind pârghii reale: reducere perimetru, paralelizare sarcini, eliminare activități inutile, întăriri doar pe drumul critic.

Constrângeri: interzisă „comprimarea” estimărilor fără justificare, interzisă eliminarea timpului de testare. Livrează: noul calendar fiabil, ce s-a sacrificat, 2 condiții pentru succes și mesajul către sponsor care asumă întârzierea fără a o ascunde.

Pregătește escaladarea unui blocaj la proiectul [nume proiect]. Blocaj: [descriere, ex. decizie întârziată, resurse lipsă]. De când: [dată]. Ce am încercat deja: [acțiuni]. Destinatar: [nume/funcție]. Persoane implicate: [nume].

Redactează mesajul: reamintirea blocajului în 3 rânduri factuale, consecințe concrete ale inacțiunii (zile pierdute, costuri, jaloane amenințate), 2-3 opțiuni de deblocare cu recomandarea mea, decizia cerută și termenul limită.

Constrângeri: fără acuzații personale, faptele și datele vorbesc de la sine; destinatarul trebuie să poată decide citind doar acest mesaj. Pregătește și versiunea orală de 60 de secunde și mesajul de informare pentru cei vizați de escaladare (să nu afle din alte surse).

Organizează urmărirea acțiunilor pentru proiectul [nume proiect]. Situația actuală: [ex. acțiunile se fac pe jumătate, reminderele par control excesiv]. Frecvența ședințelor: [frecvență]. Unelte: [tabel, ticketing, chat].

Propune un sistem complet: formatul registrului (acțiune cu verb și livrabil, responsabil unic, termen, status), ritul de actualizare (cine, când, cât timp) și mecanica de reminder gradat: notificare la T-2, mesaj individual la termen, menționare în ședință doar la a doua depășire.

Redactează șabloane de mesaje pentru cele 3 niveluri, scurte și neutre. Constrângeri: o acțiune fără termen sau fără responsabil unic este refuzată; registrul nu trebuie să depășească capacitatea echipei. Încheie cu modul de prezentare a sistemului către echipă ca pe un ajutor, nu ca pe un control.

Concepe tabloul de bord pentru proiectul [nume proiect]. Natura proiectului: [tip]. Durată: [durată]. Puncte sensibile: [ex. termen strâns, buget limitat]. Date disponibile: [ticketing, pontaj, buget].

Selectează 6-8 indicatori max., împărțiți în 3 blocuri: progres (realizat vs planificat în livrabile gata, nu procente vagi), sănătate (acțiuni întârziate, decizii în așteptare, riscuri în creștere), resurse (consumat vs buget, încărcare echipă).

Pentru fiecare indicator: definiție, sursă, frecvență, prag de alertă. Constrângeri: elimină indicatorii declarativi neverificabili; fiecare indicator trebuie să declanșeze o acțiune când e pe roșu. Descrie lectura săptămânală de 15 minute: ordine, întrebări și când se alertează managementul.

Redactează raportul lunar pentru proiectul [nume proiect] destinat [ex. comitet de direcție]. Datele lunii: realizări [ce s-a livrat], abateri [întârzieri], buget [consumat vs plan], riscuri [evoluție], decizii luate, alerte [puncte critice].

Format impus, o pagină: traiectorie globală în 2 fraze (proiectul va ajunge la timp și în buget? da/nu și ce s-a schimbat), realizări în 3 puncte legate de jaloane, abateri cu cauză și soluție, buget cu proiecție finală, alerte care necesită intervenția conducerii cu solicitare explicită.

Constrângeri: fără autopromovare sau umplutură; fiecare alertă trebuie să ducă la o cerere precisă (arbitraj, resurse). Abaterile și veștile proaste apar primele, nu la finalul paginii.

Ajută-mă să arbitrez resursele între mai multe proiecte concurente. Proiecte: [listă cu termene, mize și progres]. Resurse partajate: [persoane și alocare actuală]. Conflict actual: [descriere]. Cine decide: [instanță/persoană].

Construiește fotografia reală: cine lucrează pe ce, în procente reale, și unde sunt persoanele peste 100%. Propune o grilă de arbitraj: miza pentru companie, costul întârzierii, ireversibilitate (fereastră de oportunitate), angajamente externe.

Aplică grila și produ 2 scenarii de alocare cu ce câștigă și ce pierde fiecare proiect și noile date de finalizare. Constrângeri: interzisă rezolvarea prin supraîncărcarea oamenilor; scenariul ales trebuie să fie justificabil în fața managerilor de proiect „pierzători”.

Pregătește planificarea următorului sprint pentru echipa [echipă] la proiectul [nume proiect]. Durată sprint: [durată]. Capacitate: [persoane, absențe, timp extra-sprint: suport, ședințe]. Backlog prioritizat: [elemente cu estimări]. Rest din sprintul anterior: [neterminate].

Structurează sesiunea: calculul capacității reale (timp disponibil minus recurent minus neprevăzut), formularea obiectivului de sprint (rezultatul final, nu o listă de tichete), selecția elementelor în limita capacității începând cu restanțele, verificarea înțelegerii fiecărui element.

Constrângeri: refuză elementele fără criterii de acceptare; dacă se cere mai mult decât capacitatea, soluția e alegerea între elemente, nu acceptarea tacită a volumului. Livrează desfășurătorul, obiectivul și 3 semne că angajamentul nu va fi respectat.

Pregătește animarea retrospectivei de sprint pentru echipa [echipă]. Durată: [ex. 45 min]. Atmosfera: [context, ex. rutină, tensiuni, echipă nouă]. Subiecte curente: [evenimente sprint]. Acțiuni anterioare: [status].

Livrează: desfășurătorul minutat începând cu bilanțul acțiunilor anterioare, un format adaptat atmosferei cu instrucțiuni, întrebări de relance și metoda de selecție: max. 2 acțiuni de îmbunătățire cu responsabil și termen în sprintul următor.

Constrângeri: fără acțiuni vagi ca „să comunicăm mai bine”, doar schimbări observabile; subiectele care depășesc echipa sunt notate pentru escaladare, nu rumegate la infinit. Propune 2 formate alternative pentru a menține ritul interesant.

Structurează punctul zilnic (daily) pentru echipa [echipă]. Situația actuală: [ex. durează 30 min, e raport către șef, unii nu sunt atenți]. Dimensiune echipă: [număr]. Mod de lucru: [fizic/remote/hibrid].

Propune formatul țintă: durată max., oră fixă, conținut axat pe coordonare: ce e gata de ieri, ce blochează, de ce am nevoie de la ceilalți. Discuțiile tehnice sau rezolvarea de probleme se notează și se tratează după daily doar cu cei implicați.

Oferă: regulile de animare (echipa își vorbește, rotația facilitatorului), fraza pentru a opri divagațiile, adaptări pentru [mod de lucru] și 3 semne că daily-ul nu mai e util. Încheie cu mesajul de anunț al noului format către echipă.

Ajută echipa [echipă] să definească „Definition of Done” (DoD) pentru proiectul [nume proiect]. Tip livrabile: [ex. software, cursuri, studii]. Probleme: [ex. livrabile declarate gata dar redeschise, calitate inegală].

Construiește DoD pe 3 niveluri: ce face un element „gata” (criterii: peer review, testat, documentat, validat), ce este exclus explicit pentru realism și excepțiile admise cu regula de urmărire.

Constrângeri: max. 8 criterii binare (DA/NU), toate realizabile cu resursele actuale. Livrează: metoda de adoptare în atelier, regula de aplicare pentru munca în curs și ritul de revizuire după câteva săptămâni.

Organizează testarea de acceptanță (receta) pentru proiectul [nume proiect]. Livrabil: [descriere]. Testers: [profiluri]. Durată: [durată]. Criterii existente: [criterii].

Construiește: planul de testare cu cazuri pe fluxuri reale de utilizator (nu pe ecrane), descriind date de intrare, acțiune, rezultat așteptat; prioritizarea cazurilor (critic, important, cosmetic); regula de clasificare a erorilor cu exemple; circuitul de corecție și re-testare.

Livrează șablonul Procesului-Verbal de recepție: ce s-a testat, erori pe niveluri, decizia (acceptare, acceptare cu rezerve datate, refuz) și semnatari. Constrângeri: testarea fără date reale nu e relevantă; rezervele acceptate trebuie să aibă responsabil și termen, altfel devin definitive.

Pregătește planul de lansare în producție pentru [livrabil] la proiectul [nume proiect]. Data: [dată]. Utilizatori impactați: [cine/câți]. Fereastra de intervenție: [ex. weekend, noapte]. Actori: [roluri]. Rollback posibil: [da/nu/cum].

Construiește: checklist pre-lansare (prerelizi tehnice, validări, comunicare, backup, disponibilitate), desfășurător orar cu responsabili și criterii de succes per pas, puncte de decizie Go/No-Go (cine decide și pe ce bază), plan de rollback (semnale declanșatoare și execuție) și monitorizarea post-lansare.

Constrângeri: fiecare pas are criteriu de succes verificabil; rollback-ul trebuie detaliat la fel ca lansarea (se execută sub stres). Încheie cu mesajele către utilizatori înainte și după lansare.

Organizează continuitatea activității în timpul migrației de la [vechiul sistem] la [noul sistem] la [companie]. Durată tranziție: [durată]. Activități critice: [listă]. Echipe: [echipe]. Perioade de risc: [ex. închidere contabilă, vârf de sezon].

Tratează problemele cheie: în timpul coexistenței, care sistem este sursa adevărului pentru fiecare tip de date (regulă clară), cum evităm dubla introducere (sau cum o organizăm), cine tratează operațiunile începute în vechiul sistem și terminate în noul, și cum înghețăm datele la switch-ul final.

Livrează: tabelul activităților critice cu modul de operare în tranziție, regulile de „sursă de adevăr”, suportul tehnic întărit și 3 scenarii de incident cu reacțiile aferente.

Pregătește închiderea proiectului [nume proiect], livrabil acceptat la [dată]. Elemente: [furnizori, buget, documentație, echipă]. Rezerve rămase: [rezerve].

Construiește checklist-ul complet: contractual (plată furnizori, ridicare rezerve, retragere acces extern), financiar (oprire pontaj, bilanț consumat vs buget, închidere linii bugetare), documentar (arhivare, ce trebuie găsit peste 2 ani și de către cine), uman (re-alocare echipă, mulțumiri), transfer (cine preia livrabilul în operare).

Constrângeri: distinge ce blochează închiderea de ce se poate termina ulterior; un proiect „gata 98%” care trenează 6 luni e costisitor. Oferă șablonul bilanțului pe o pagină: cifre cheie, reușite, abateri și locația lecțiilor învățate.

Organizează predarea proiectului [nume proiect] între [PM actual] și [PM nou]. Context plecare: [motiv/preaviz]. Status: [progres, puncte fierbinți, jaloane viitoare]. Timp de tranziție: [durată].

Construiește dosarul prioritizând ce nu e scris nicăieri: istoricul deciziilor și motivele lor, angajamente verbale cu sponsorul, subiecte sensibile și orgolii, riscuri monitorizate informal, starea reală a pachetelor dincolo de raportarea oficială.

Organizează tranziția: ședințe de introducere (sponsor, client, echipă), ordinea subiectelor de transmis și mesajul de anunț. Constrângeri: predarea se verifică; include o listă de întrebări la care noul PM trebuie să știe să răspundă singur la final. Ce nu s-a putut transmite se listează cu un contact de urgență.

Pregătește integrarea lui [nume, profil] în echipa proiectului [nume proiect] la data [dată]. Status proiect: [context]. Rol: [misiuni]. Timp disponibil echipă: [limitat].

Construiește parcursul pentru primele 2 săptămâni: kit de lectură esențial (notă fundamentare, ultimul flash report, registru riscuri, glosar), 4 interviuri cu persoane cheie, o primă sarcină utilă și limitată din prima săptămână, și un mentor desemnat cu punct zilnic de 10 min.

Constrângeri: fără participare pasivă la 15 ședințe; noul venit învață producând. Explică ce nu se spune oficial: tensiuni, subiecte tabu, circuite reale de decizie. Livrează planificarea, lista de lectură și întrebările de verificare la Z+15.

Ajută-mă să gestionez un conflict în echipa mea. Context: [fapte, fără judecăți] pe proiectul [nume proiect]. Impact: [ex. retenție informație, ședințe tensionate, întârzieri]. Rolul meu: [PM, fără subordonare ierarhică / cu subordonare]. Istoric: [încercări anterioare].

Propune un demers în 3 pași: interviuri individuale (întrebări pentru a înțelege versiunea fiecăruia fără a lua partea cuiva), discuție comună (cadrul de start, cum revenim la fapte când apar atacuri la persoană, acord pe 2-3 reguli de lucru), monitorizare (cum verificăm fără a părea polițiști).

Constrângeri: rămâi în rolul de PM; problemele de HR sau ierarhice se escaladează, nu se tratează aici. Nicio persoană nu trebuie scoasă vinovată în fața echipei. Indică semnalele care impun escaladarea imediată.

Ajută-mă să recadrez un furnizor care nu performează pe proiectul [nume proiect]. Furnizor: [companie/serviciu]. Abateri: [fapte datate: întârzieri, calitate slabă, schimbare interlocutori]. Cadru contractual: [livrabile, termene, penalități]. Dependență: [cât de greu e de înlocuit].

Construiește gradarea: întâlnirea de recadrare (dosar factual al abaterilor vs angajamente, cerință plan de redresare datat), monitorizare strânsă (jaloane scurte, criterii de ieșire din criză, minute scrise), pregătirea alternativei (discret, dacă dependența e mare).

Constrângeri: totul se formalizează în scris după discuții; rămâi factual și contractual, fără amenințări goale. Livrează: tabelul abaterilor, email-ul de convocare, structura ședinței și criteriile obiective pentru reziliere.

Redactează caietul de sarcini pentru selecția de furnizori pentru [obiect, ex. site nou, unealtă software] la [companie]. Nevoie: [descriere problemă]. Context tehnic: [existent, constrângeri]. Buget indicativ: [interval]. Calendar: [termene].

Structură: prezentare companie și context (0.5 pagini), problema de rezolvat și obiective formulate ca rezultate așteptate (descrie nevoia, nu soluția), perimetru și excluziuni, constrângeri nenegociabile (tehnice, legale, calendar), livrabile, criterii de selecție ponderate, desfășurarea selecției și formatul de răspuns impus.

Constrângeri: fiecare cerință trebuie să fie testabilă; distinge între cerințe obligatorii și dorințe. Încheie cu 5 întrebări pentru prezentări care dezvăluie dacă furnizorul a înțeles cu adevărat nevoia.

Construiește grila de comparare a ofertelor pentru [obiect selecție]. Oferte: [număr și rezumat: preț, termen, abordare]. Criterii prioritare: [ex. respectare termene, suport, cost total, stabilitate furnizor]. Semnale de alarmă: [ex. preț prea mic, răspuns generic].

Construiește grila: criterii grupate (înțelegere nevoie, abordare, echipa alocată, preț total pe durata de viață, referințe verificabile, condiții contractuale), ponderare justificată, scală de notare cu descriptori pentru a limita subiectivismul.

Aplică grila și semnalează: diferențe de preț neexplicate (prețul mic ascunde des perimetru redus), resursele din prezentare care nu vor fi pe proiect, costuri ascunse. Livrează tabelul comparativ, întrebările de clarificare și recomandarea argumentată în 5 rânduri.

Construiește planul de management al schimbării pentru [proiect, ex. proces nou] la [companie]. Grupuri impactate: [grupuri, efectiv, ce se schimbă]. Temeri anticipate: [rezistențe]. Calendar: [date cheie]. Resurse: [timp, buget, promotori].

Pentru fiecare grup: ce se schimbă concret în cotidian (câștiguri ȘI pierderi - pierderile nespuse costă scump ulterior), nivelul de suport necesar (informare, training, asistență) și mesajul cheie din punctul lor de vedere.

Structurează planul: Înainte (anunț, rețea de „campioni” interni credibili, training), În timpul (asistență, colectare feedback, corecții vizibile), După (măsurarea utilizării reale, nu doar a prezenței la curs, tratarea rezistențelor). Constrângeri: fără planuri bazate doar pe „comunicare mai multă”; fiecare acțiune are responsabil și dată. Livrează tabelul pe grupuri și calendarul consolidat.

Concepe planul de instruire pentru lansarea [unealtă/proces] la [companie]. Utilizatori: [profiluri, număr, nivel competențe, locații]. Competențe necesare: [sarcini per profil]. Constrângeri: [disponibilitate, buget, termen].

Construiește un dispozitiv pe profiluri: pentru fiecare, cele 5-10 acțiuni esențiale din fluxul lor real (nu turul tuturor butoanelor), formatul adaptat (sesiuni scurte, tutoriale, asistență la post), durata și materialele suport (fișe de o pagină per sarcină, nu manuale groase).

Planifică sesiunile aproape de lansare (ce se învață cu 6 săptămâni înainte se uită). Prevede recuperarea pentru absenți și promotori de proximitate. Constrângeri: măsoară succesul prin utilizarea reală post-lansare și volumul de tichete la suport, nu prin rata de participare. Livrează tabelul pe profiluri și lista materialelor prioritare.

Un incident major afectează proiectul [nume proiect]: [natură incident, ex. eșec lansare, pierdere date, oprire serviciu]. Impact: [cine e afectat și cum]. Status rezolvare: [ce știm, ce nu știm]. Public de informat: [management, echipe, clienți, parteneri].

Redactează secvența: primul mesaj trimis rapid (ce știm, ce nu știm, ce facem, când revenim - promite ora următorului update, nu ora rezolvării), update-uri la ritmul promis chiar și fără noutăți, și mesajul de rezolvare cu măsuri anti-repetiție.

Adaptează mesajul: managementul vrea impact și decizii, utilizatorii vor să știe cum lucrează între timp, clienții vor să știe dacă sunt protejați. Constrângeri: fără speculații despre cauză până nu e sigură, fără vinovați, fără promisiuni de termen nerespectate. Livrează mesajele gata de adaptat și regula „cine vorbește cu cine”.

Ajută echipa [echipă] de la [companie] să redacteze OKR-urile pentru trimestrul [trimestru]. Priorități companie: [priorități]. Activități recurente: [activități]. Proiecte vizate: [idei]. Efectiv: [dimensiune].

Produ max. 3 obiective: fiecare formulat ca o schimbare de stare inspirațională dar concretă, legat de o prioritate a companiei. Pentru fiecare obiectiv, 2-4 rezultate cheie (Key Results): măsurabile cu valoare de start și țintă, care măsoară un rezultat, nu o activitate (ex: „reducerea timpului de la X la Y”, nu „lansarea uneltei Z”).

Constrângeri: activitatea zilnică (run) nu e OKR; un rezultat cheie care nu poate fi măsurat azi se reformulează. Semnalează obiectivele pe care echipa nu le controlează direct. Livrează OKR-urile, întrebările pentru atelier și ritul de monitorizare (15 min, ce facem dacă un KR scade).

Pregătește analiza de final de trimestru pentru OKR-urile echipei [echipă]. OKR-uri trecute: [status atingere]. Evenimente marcante: [context: neprevăzut, schimbări]. Participanți: [nume]. Durată: [durată].

Structurează analiza în 3 timpi: notare onestă pe cifre reale (nemăsurat = neaflat), analiza abaterilor (execuție slabă, ambiție greșită sau extern), decizii pentru trimestrul viitor (ce continuăm, ce abandonăm, ce recalibrăm).

Constrângeri: analiza nu e justificare; fără slide-uri de context, mergi direct la cifre. Un obiectiv atins 100% imediat indică lipsă de ambiție, la fel cum 20% indică probleme de execuție. Livrează desfășurătorul, grila de notare, întrebările de analiză și șablonul mesajului de sinteză.

Pregătește post-mortem-ul pentru incidentul [descriere] din data [dată] la proiectul [nume proiect]. Cronologie: [evenimente și ore]. Persoane: [actori]. Climat: [context, ex. cineva se simte vizat, managementul caută un vinovat].

Structurează documentul și ședința: cronologie factuală colectivă (fără interpretări), analiza cauzelor dincolo de eroarea individuală (eroarea umană e un simptom: ce a permis-o? ce trebuia să o oprească?), ce a funcționat bine în reacție și acțiuni de prevenție.

Reguli: căutăm cum a permis sistemul incidentul, nu cine a greșit. Cine recunoaște o greșeală ajută echipa și nu trebuie pedepsit. Constrângeri: max. 5 acțiuni cu responsabil și termen, prioritizând cele care elimină posibilitatea erorii, nu cele care cer „mai multă atenție”. Livrează structura documentului și desfășurătorul.

Ajută-mă să transform lecțiile învățate de [echipă/companie] în standarde de lucru. Materiale: [minute retrospective, bilanțuri, post-mortems]. Problemă: [ex. aceleași greșeli se repetă, bilanțurile nu sunt citite].

Procedează astfel: grupează învățămintele pe teme și identifică recurențele, transformă-le în reguli acționabile scurte cu declanșator (ex: „la fiecare start de proiect, facem X”), și definește unde „trăiesc” aceste reguli pentru a fi văzute (checklist-uri, șabloane, nu documente separate).

Constrângeri: max. 10 reguli totale, fiecare cu un proprietar. Prevede revizia semestrială pentru a șterge regulile inutile. Livrează regulile propuse pe momente de utilizare, suportul de integrare și mesajul către echipă.

Pregătește proiectul [nume proiect] pentru un audit/revizie de către [auditor: intern, client, direcție] la data [dată]. Perimetru: [ce se examinează]. Status real: [puncte tari/slabe, documente la zi sau nu]. Miză: [finanțare, încredere, certificare].

Organizează pregătirea: dosarul de referință (cadrul, decizii, riscuri, minute, buget) cu lista elementelor lipsă de actualizat prioritar, întrebările probabile ale auditorului și, pentru fiecare punct slab, poziția onestă: recunoaștere, demonstrarea monitorizării și planul de acțiune datat.

Constrângeri: nu falsifica documente și nu antedata nimic; un punct slab asumat cu plan credibil e mai bun decât o fațadă care crapă la interviu. Instruiește echipa pe fapte, nu pe „elemente de limbaj”. Livrează checklist-ul dosarului, întrebările probabile cu răspunsuri și planul de pregătire invers.