專案管理 指令集

請為 [公司名稱] 撰寫 [專案名稱] 的專案定義書。專案目標：[目標]。發起人：[發起人]。團隊成員：[成員組成]。預算：[預算金額]。預計結案日期：[日期]。專案背景：[背景說明]。

結構要求：
1. 背景與待解決問題（3 行內）。
2. 可衡量的具體目標。
3. 納入範疇（Scope In）。
4. 明確排除範疇（Scope Out）：請詳細列出，以防止後期範疇蔓延。
5. 交付物與驗收標準。
6. 關鍵里程碑與日期。
7. 角色與職責分配（誰決策、誰執行、誰諮詢、誰知會）。
8. 已知風險與應對方案（針對 [預期風險]）。
9. 前提假設與外部依賴項。

撰寫原則：每一節的表述應力求精確，確保若有異議能在審閱階段立即浮現，而非專案中途才爆發。最後請列出 3 個在啟動會議前必須由委員會裁決的關鍵問題。

請將我的會議草稿轉換為結構化的會議紀錄。會議主題：[主題]，日期：[日期]，與會者：[名單]。以下是原始筆記：[筆記內容]。

輸出格式：
1. 已達成決策：表述須清晰無歧義，並註明決策者。
2. 行動清單（表格形式）：行動項目、負責人、截止日期。若筆記中缺少其中一項，請標註「待確認」而非自行捏造。
3. 討論重點（未達成決策）：每項最多 2 行。
4. 追蹤事項：下次討論日期。

規則：總長度不超過一頁。嚴禁使用模糊的官腔（如「已達成共識將持續推進」），必須保留原始意圖。最後列出所有標註為「待確認」的項目，以便發送給與會者確認。

請將以下專案拆解為工作包並建立時程表。專案：[專案描述與最終交付物]。截止日期：[日期]。可用人力：[成員與工時，例如：2 位成員各 50% 工時]。已知限制：[如：客戶驗收期、供應商交付期、國定假日]。

執行步驟：
1. 拆解為可驗證的「工作包」（Work Packages），避免「協調」等模糊項目。
2. 將工作包細分為 0.5 至 3 天的具體任務。
3. 識別任務間的依賴關係與關鍵路徑（Critical Path）。
4. 在高風險任務中加入顯性緩衝時間，而非隱藏在每項任務中。

交付內容：結構化的任務清單與預估工時、每週進度里程碑、關鍵路徑標註，以及 3 個必須立即啟動的關鍵任務。若根據人力配置發現 [日期] 無法達成，請以數據說明原因，嚴禁盲目壓縮工時。

請為 [專案名稱] 撰寫一份發送給 [收件人，如：指導委員會] 的週報。本週數據：進度 [實際 vs 預期]、困難 [遭遇問題]、風險變化 [風險動態]、預算執行 [已支用 vs 預算]、待決策事項 [卡關項目及延遲天數]。

嚴格格式要求（單頁）：
1. 專案燈號（綠/黃/紅）：用一句話說明燈號原因。
2. 本週 3 大重點事實。
3. 進度追蹤：每個執行中的工作包各佔一行。
4. 風險與痛點：僅列出與上週相比有變化的部分。
5. 待決策事項：註明決策者姓名與延遲後果。
6. 下週優先事項。

規則：未解決根本問題前，燈號不得轉綠；連續兩週黃燈必須轉為紅燈；待決策事項需標註初始請求日期。

請為 [專案名稱] 準備結案回顧會議規劃。專案結果：[如：準時完成、延遲 X 天、終止]。參與者：[名單與角色]。時長：[如：90 分鐘]。專案亮點與痛點：[發生的好壞事、潛在衝突]。

交付內容：
1. 分鐘級流程（開場需強調「對事不對人」、個人意見收集、集體討論以避免從眾效應、決策）。
2. 具體提問清單：避免空泛問題，例如「我們何時發現進度開始失控？當時是什麼阻礙了我們及時通報？」
3. 針對 [敏感話題] 的引導技巧，確保討論不演變成批鬥大會。

輸出格式：將每個教訓轉化為下個專案的「可執行規則」（例如：從現在起我們必須...），並指派規則維護負責人。規則上限 5 條，以確保能被落實。

你是一位資深專案總監。請協助我為 [公司名稱] 的 [專案名稱] 建立可行性研究。背景：[問題或機會]。預期效益：[效益]。最大預算上限：[金額]。已知替代方案：[如：維持現狀、外包等]。

報告結構：
1. 待解決問題與「不作為」的代價。
2. 可行方案對比（含現狀）：列出優缺點。
3. 粗估成本與時程（以區間表示）。
4. 效益與可衡量指標的關聯。
5. 各方案的主要風險。
6. 最終建議與理由。

限制：每個效益必須對應一個可驗證的指標，否則歸類為「無法衡量的假設」。制定 5 個供委員會核取的 Go/No-Go 決策準則。最後列出目前缺失的資訊及其提供者。

請為一個小型專案撰寫單頁章程。專案描述：[兩句話說明]。發起人：[姓名]。參與人員：[名單與投入工時]。期望截止日：[日期]。預算：[金額或無]。

格式要求（限一頁）：
1. 一句話說明的衡量目標。
2. 最終交付物與驗收標準。
3. 排除範疇（至少 3 行，這是最重要的部分）。
4. 最終裁決者。
5. 里程碑（最多 3 個）。
6. 核心風險與對策。

規則：嚴禁使用專業術語，確保非專案管理人員也能一眼看懂。若輸入資訊不足，請標註「待與 [人員] 確認」而非虛構。最後列出 2 個啟動前必須詢問發起人的關鍵問題。

我正在啟動 [專案名稱]，需要收集需求。訪談對象：[角色名單，如：主管、第一線使用者、IT]。預計交付物：[初步想法]。每場訪談時間：[時長]。

請為每個角色設計訪談指南：包含 8-10 個由淺入深的開放式問題。區分「現狀評估」（痛點、繞道做法、業務量）與「未來需求」。為每個角色設計 2 個「陷阱題」以挖掘潛在需求，例如：「當現有工具無法滿足你時，你具體會怎麼做？」

限制：禁止引導式問題或是非題。提供一個彙整模板：包含已表達需求、隱含需求、角色間的矛盾點，以及關鍵原音紀錄（Verbatim）。

請將以下原始需求轉化為執行團隊可用的 User Stories。專案：[簡述]。使用者角色：[角色]。原始需求：[需求清單]。

針對每項需求輸出：
1. User Story 格式：「身為 [角色]，我想要 [執行動作]，以便於 [獲得價值]」。
2. 3-5 個二元化（是/否）驗收標準，嚴禁使用「快速」、「美觀」等模糊詞彙。
3. 若需求太模糊，請列出需詢問發起人的問題。

限制：每條 Story 應能在數日內完成，否則請建議拆解方案。識別並修正「偽裝成需求的解決方案」。以表格呈現：Story、驗收標準、預估規模 (S/M/L)、開放性問題。最後列出 Story 間的依賴關係。

請協助我為 [專案名稱] 的待辦清單排序。待辦項目：[清單與簡述]。團隊產能：[如：每月 15 人日]。本季首要目標：[目標]。壓力來源：[政治背景或特定主管要求]。

評估維度：
1. 價值（對目標的貢獻、受影響人數、不解決的成本）。
2. 相對投入成本。

分類建議：
- 立即執行（高價值、低成本）。
- 需規劃（高價值、高成本）。
- 填補空隙（低價值、低成本）。
- 明確拒絕或延後（低價值、高成本）。

規則：主管壓力不等於價值，但請單獨列出拒絕這些請求時所需的溝通話術。以表格呈現排序與理由，並針對 3 個最棘手的拒絕請求撰寫簡短、事實導向的說明信件。

請為 [公司名稱] 的 [產品/專案] 建立未來兩季的 Roadmap。年度目標：[目標]。候選項目：[項目清單]。團隊產能：[規模與可用性]。已承諾事項：[不可更動的內外部承諾]。

規劃原則：
1. 以「預期結果」而非功能來描述（例如：寫「縮短申請處理時間」而非「開發 X 模組」）。
2. 每季最多 2-3 個大項目。
3. 註明衡量指標與依賴項。

限制：保留 20% 產能應對突發狀況並明確標註。列出刻意排除的項目及其原因，以應對「為什麼不做 X」的質疑。提供兩個版本：團隊詳細版與管理層 5 行精簡版。標註價值模糊、暫不排入的項目。

請協助我預估 [專案名稱] 的工時。內容：[工作包清單]。團隊：[角色與經驗]。歷史參考：[類似專案的實際耗時，若有]。

針對每個工作包提供：
1. 區間預估（樂觀、可能、悲觀）。
2. 前提假設（預估成立的條件）。
3. 導致悲觀情境發生的關鍵因素。

規則：若有歷史數據，請對比預估值與實際值的落差並解釋原因。必須加入常被遺忘的隱形成本：驗收後的修正、協調溝通、技術學習曲線、預期請假。以 3 種情境呈現總工時，並計算樂觀與悲觀間的百分比差距。若差距超過一倍，請指出哪些資訊能降低不確定性。

請為 [公司名稱] 的 [專案名稱] 建立完整預算表。內部人力：[角色、人日、日薪]。外部採購：[清單]。時長：[時長]。核定總額：[金額]。

輸出內容：
1. 預算明細：內部人力價值、外部服務、授權工具、雜支，以及根據不確定性設定的預備金（Contingency Reserve）。
2. 預算追蹤模板：實支 vs 預算、重新預估的完工尚需成本（ETC）、完工預估總成本（EAC）。
3. 預警機制：設定兩個觸發發起人通報的門檻值。

最後列出此類專案最常見的 3 個超支陷阱及早期識別方法。確保在規劃階段就識別出任何超支風險，而非中途才發現。

請為 [專案名稱] 建立風險登記簿。背景：[描述、截止日、重要性]。已知風險：[清單]。外部依賴：[供應商、跨部門協作]。

請補充我未提到的典型風險，涵蓋四大類：人員（離職、過載、技能缺失）、技術、組織（決策緩慢、範疇蔓延）、外部環境。針對每個風險提供：
1. 具體情境描述。
2. 機率與衝擊（低/中/高）。
3. 關鍵預警指標。
4. 預防措施與緊急應變計畫（Fallback Plan）。
5. 監控負責人。

規則：風險必須描述為具體事件（如「供應商延遲一個月交貨」），而非模糊主題。僅保留前 10 大核心風險。說明審閱頻率與關鍵檢視問題。

請為 [公司名稱] 的 [專案名稱] 進行利害關係人分析。已識別對象：[名單與角色]。專案對其影響：[影響]。目前態度：[支持或阻力]。

分析維度：
1. 影響力（能否阻礙或加速專案）。
2. 支持度（支持、中立、反對）。

針對具影響力的對象：分析其利益得失、可能的反對理由，以及參與策略（如：參與決策、定期通報、私下溝通）。

限制：區分職稱與實質影響力，標註無職位但具話語權的人。以表格呈現參與計畫：對象、現狀、目標位置、行動、負責人、截止日。最後列出本週應優先拜訪的 2 位對象及其原因。

請為 [專案名稱] 制定溝通計畫。目標受眾：[如：發起人、團隊、受影響使用者、其他部門]。專案時長：[時長]。關鍵時刻：[里程碑、系統上線]。可用管道：[LINE、Email、會議、公告欄]。

針對每個受眾定義：核心資訊需求、頻率、管道、格式（短訊、單頁報告、會議）及訊息製作者。區分「例行溝通」（進度）與「事件溝通」（啟動、上線、事故、結案）。

規則：每項溝通必須回答受眾的「這對我有什麼影響？」，否則予以刪除。提供啟動與上線的訊息草稿。以表格呈現計畫，並列出 3 個常見溝通錯誤及此計畫如何規避。

請為 [專案名稱] 建立 RACI 矩陣。主要活動：[清單]。參與者：[人員或職能]。已知模糊地帶：[如：兩個人都認為自己有決定權]。

分配角色：R（執行）、A（負責/決策，每行僅限一人）、C（諮詢）、I（知會）。針對非顯而易見的分配提供一行說明。

品質檢查規則：嚴禁一行出現兩個 A、嚴禁無 R 的行。標註過度諮詢的對象（C 過多可能成為瓶頸）或無角色的對象。以表格呈現，並列出 3 個最可能產生衝突的項目及建議對策，以及在團隊會議中需對齊的問題。

請準備 [專案名稱] 的啟動會議規劃。參與者：[名單]。時長：[如：1 小時]。目前狀態：[定義書已簽核或進行中]。敏感點：[如：過去失敗的陰影、團隊懷疑論]。

交付內容：
1. 分鐘級流程（目標意義、最終成果、範疇外事項、分工、里程碑、團隊運作規則、Q&A）。
2. 與會者離開會議時必須記住的 3 個核心訊息。
3. 處理 [敏感點] 的話術，確保不迴避也不影響士氣。

規則：啟動會議不應只是單向宣導，設計 2 個互動環節（如：現場風險識別、個人限制分享）。提供包含議程的邀請函草稿，以及啟動前必須確認的核取清單。

請準備 [專案名稱] 的指導委員會議程。參與者：[委員名單]。時長：[時長]。專案現況：[進度、困難、預算]。需要的決策：[待決策項與選項]。可能偏離主題的敏感話題：[話題]。

議程設計原則：以「決策」為核心。每個待決策項需分配時間、準備 2-3 個方案（含優缺點與建議），並說明若延遲決策的後果。進度報告限 10 分鐘內，並以會前資料為主。

提供：分鐘級議程、各項決策請求的精確措辭、禮貌中斷 [敏感話題] 離題討論的技巧，以及 24 小時內發送的決策紀錄模板。列出會前 48 小時需發送的資料清單。

請為 [專案名稱] 設計指導委員會簡報大綱。本月數據：進度 [實際 vs 預期]、預算 [實支 vs 預算]、風險變化、待決策事項、本月大事記。

投影片結構（上限 10 頁）：
1. 總結頁（燈號、核心訊息、待決策項）。
2. 各工作包進度與偏差分析。
3. 預算執行趨勢。
4. 風險評級變動。
5. 本月核心痛點深入分析（含方案建議）。
6. 決策請求（一頁一項）。
7. 後續步驟。

撰寫要求：標題必須是「訊息」而非標籤（如：「工作包 2 進度已追回」而非「工作包 2 進度」）。每頁最多 5 個重點。嚴禁重複已知的背景資訊。數據需四捨五入並與上月對比。最後進行測試：若委員只看第一頁，是否能掌握核心？

請為 [專案名稱] 建立變更管理機制。背景：[如：客戶隨意加需求、主管朝令夕改]。現有會議：[現有組織]。可用緩衝：[剩餘時間與預算]。

定義內容：
1. 最簡變更申請單（描述、申請人、理由、緊急度）。
2. 四大評估問題（時程影響、預算影響、對其他模組影響、不做的後果）。
3. 權限劃分（根據影響程度決定誰有權核准）。
4. 變更登記簿追蹤方式。

撰寫 3 種回覆模板：接受並說明影響、延至下期、拒絕並說明理由。規則：流程必須控制在半頁內，嚴禁口頭答應任何變更。最後說明如何向強勢的申請人介紹此機制而不引發反彈。

請協助我準備針對不合理期限的協商。專案：[名稱]。要求日期：[日期]。我的評估：需要 [真實時長]，原因：[工時預估、依賴項、人力]。發起人關注點：[其在意的重點]。日期背後的意義：[若已知，請註明原因]。

內容要求：
1. 事實導向的落差證明（需求 vs 產能，使用簡單數據）。
2. 三種誠實的選項：縮減範疇以保日期（明確列出捨棄項）、維持範疇並延後日期、增加資源（需註明成本與新人的學習曲線限制）。

規則：嚴禁只說「不可能」而不給方案，嚴禁在會議中接受未經數據驗證的折衷方案。準備應對發起人 3 種常見質疑（如：「你自己想辦法」、「到時候再說」）的回答話術。格式：單頁論述加上三種選項的影響對照表。

請為 [專案名稱] 制定趕工計畫。目前進度落後 [天數]，目標日期為 [日期]。延遲原因：[原因]。剩餘工作：[清單與預估]。人力：[配置]。可調用資源：[額外預算、範疇彈性]。

執行步驟：
1. 診斷核心問題：預估過低、範疇蔓延、資源被挪用或外部卡關？
2. 使用真實槓桿制定計畫：縮減非核心範疇、調整任務順序以增加並行度、刪除冗餘任務、僅在關鍵路徑上增援。

規則：嚴禁在無理由的情況下直接壓縮剩餘工時，嚴禁刪除必要的驗收時間。交付內容：新的可靠時程表、為此犧牲的項目、計畫成立的 2 個前提條件，以及向發起人通報延遲且承擔責任的訊息草稿。

請準備 [專案名稱] 的問題呈報訊息。卡關點：[如：決策遲遲未下、資源未到位、跨部門糾紛]。持續時間：[天數]。已嘗試努力：[追蹤紀錄]。呈報對象：[層級]。涉及人員：[相關人與潛在敏感度]。

撰寫要求：
1. 3 行內的事實性描述（含日期）。
2. 不作為的具體後果（損失天數、成本、威脅到的里程碑）。
3. 2-3 個建議方案與我的推薦選項。
4. 明確的決策請求與期限。

規則：不涉及人身攻擊，讓事實與日期說話。確保對象只需閱讀此訊息即可決策，無需額外開會。提供 60 秒口頭報告版本，以及給相關人員的知會訊息，避免其感到被「越級打小報告」。

請為 [專案名稱] 設計會議間的行動追蹤系統。現狀：[如：決策後執行率低、催促被視為監視]。會議頻率：[頻率]。可用工具：[Excel、LINE、專案軟體]。

系統設計：
1. 行動登記簿格式（動詞開頭的任務、唯一負責人、期限、狀態）。
2. 更新機制（誰更新、何時更新、耗時多久）。
3. 階梯式提醒機制：期限前 2 天自動提醒、到期當天事實性私訊、第二次逾期才在會議中點名。

撰寫 3 個層級的提醒訊息模板，要求簡短且不帶指責。規則：拒絕無期限或無唯一負責人的任務；登記簿內容不得超過團隊產能。最後說明如何向團隊介紹此系統，強調其目的是協助而非監控。

請為 [專案名稱] 設計儀表板。專案性質：[類型與交付物]。時長：[時長]。監控重點：[如：時程緊迫、預算吃緊、品質要求]。可用數據：[來源]。

選擇 6-8 個核心指標，分為三大塊：
1. 進度（已完成交付物 vs 預期，嚴禁使用「任務完成 80%」等主觀百分比）。
2. 健康度（逾期行動數、待決策項天數、風險評級上升數）。
3. 資源（預算執行率、團隊負載）。

針對每個指標定義：計算公式、數據源、更新頻率、預警門檻。規則：指標必須對應可執行的動作（若變紅燈該做什麼），否則予以刪除。描述每週 15 分鐘的儀表板檢視流程：閱讀順序、關鍵問題、通報時機。

請為 [專案名稱] 撰寫給 [管理層/委員會] 的月報。本月數據：達成事項、偏差（延遲或超支）、預算、風險動態、已決策項、預警點。

格式要求（限一頁）：
1. 總體趨勢（2 句話說明專案是否能如期如質完成）。
2. 本月達成里程碑（3 個重點）。
3. 偏差說明與對策（嚴禁只有問題沒有方案）。
4. 預算執行與完工預測。
5. 需要管理層介入的預警（明確的決策請求）。

規則：管理層需閱讀多份報告，嚴禁自我表揚或廢話。壞消息與偏差應優先列出，不得隱藏在頁尾。每項預警必須導向具體請求（資源、裁決、決策）。

請協助我在多個競爭專案間進行資源仲裁。專案清單：[名稱、截止日、重要性、進度]。共享資源：[人員名單與目前分配]。衝突點：[描述]。最終裁決者：[角色]。

執行步驟：
1. 建立真實的資源占用圖（百分比表示，標註負載超過 100% 的成員）。
2. 建立仲裁準則：企業策略關聯度、延遲成本、不可逆性（時機窗口）、外部承諾。
3. 針對當前衝突提出 2 種分配情境，並明確列出每種情境下各專案的得失及最終完工日期。

規則：嚴禁透過超時加班或承諾無法達成的兼職來解決衝突。選定的方案必須能向「落選」的專案經理合理解釋。輸出仲裁建議與溝通話術。

請準備 [團隊名稱] 在 [專案名稱] 的下一個 Sprint 計畫。時長：[週數]。產能：[人數、預期請假、常態性瑣事時間]。優先待辦項：[清單與估算]。上個 Sprint 遺留項：[清單]。

流程設計：
1. 計算真實產能（總時數扣除會議與瑣事，使用簡單公式）。
2. 制定 Sprint 目標（一句話描述本階段產出的成果，而非清單）。
3. 根據產能選取項目，優先處理遺留項。
4. 確認每項任務皆定義清晰且可立即執行。

規則：拒絕無驗收標準的項目。若需求方壓力超過產能，必須進行項目取捨，嚴禁默許超載。交付會議流程、目標措辭，以及 3 個顯示承諾可能跳票的早期訊號。

請準備 [團隊名稱] 的 Sprint 回顧會議。時長：[如：45 分鐘]。目前氛圍：[如：大家都不說話、近期有衝突、新團隊]。本期事件：[大事記]。前期行動執行狀況：[真實進度]。

交付內容：
1. 分鐘級流程（先檢視前期行動，若行動未落實，回顧會議將失去意義）。
2. 針對 [目前氛圍] 選擇合適的引導格式（如：Start/Stop/Continue）。
3. 當討論流於表面時的追問技巧。
4. 決策機制：最多選出 2 項改進行動，需有負責人與下個 Sprint 的期限。

規則：嚴禁「加強溝通」等模糊行動，必須是可觀察的改變。超出團隊權限的問題應記錄並呈報，而非反覆抱怨。提供 2 種備選格式以供未來輪替使用。

請優化 [團隊名稱] 在 [專案名稱] 的每日站會。現狀：[如：開太久、變成向主管報告、有人放空]。團隊人數：[人數]。工作模式：[實體/遠端/混合]。

目標格式建議：
1. 嚴格限時與固定時間。
2. 內容聚焦協作：昨天完成什麼、遇到什麼阻礙、需要誰協助。
3. 非協作議題（技術細節、問題解決）記錄後會後討論。

提供：防止變成「報告大會」的引導規則（如：輪流主持）、禮貌中斷離題的話術、針對 [工作模式] 的調整建議，以及 3 個站會失效的訊號與修正對策。最後撰寫一份向團隊宣佈新格式的訊息，說明目的而非否定過去。

請協助 [團隊名稱] 為 [專案名稱] 制定「完成定義」(DoD)。交付物類型：[如：軟體功能、培訓教材、研究報告]。現有問題：[如：宣布完工後又重啟、品質不一、驗收發現漏洞]。

內容要求：
1. 三個層級的標準：核心完成標準（可驗證項：如同儕審閱、測試通過、文件完備）、明確排除項（以保持現實）、例外處理規則。

限制：最多 8 項標準，必須全是「是/否」題。嚴禁設定團隊目前資源無法達成的標準。交付內容：引導團隊達成共識的工作坊方法、對既有工作的追溯規則，以及數週後的審閱機制。

請規劃 [專案名稱] 的使用者驗收測試。交付物：[描述]。測試者：[角色與可用性]。預計時長：[時長]。現有驗收標準：[若有]。

內容要求：
1. 測試計畫：按真實使用者路徑（而非功能模組）設計案例，包含輸入、動作、預期結果。
2. 案例優先級（阻斷級、重要、優化）。
3. 異常分類規則（Bug 分級範例），避免無謂爭論。
4. 修正與複測流程。

交付驗收紀錄 (PV) 模板：測試範圍、各級異常統計、最終決策（接受、附帶條件接受、拒絕）及簽署位。規則：無真實數據的測試無效，說明如何準備測試資料。附帶條件接受必須有負責人與期限。

請為 [專案名稱] 的 [交付物/系統] 準備上線計畫。目標日期：[日期]。受影響使用者：[人數]。作業窗口：[如：週末凌晨]。執行人員：[角色]。是否可回滾：[是/否/部分]。

內容要求：
1. 上線前核取清單（技術前提、簽核、備份驗證、人員就位）。
2. 小時級執行流程：註明負責人與可觀察的成功指標。
3. Go/No-Go 決策點：誰決定、依據為何。
4. 回滾計畫（Rollback）：觸發訊號與具體步驟（需與上線流程同等詳細）。
5. 上線後首日監控計畫。

限制：每步必須有可驗證指標，嚴禁「應該沒問題」等描述。最後撰寫上線前後給使用者的通知訊息。

請規劃 [公司名稱] 從 [舊系統/流程] 遷移至 [新系統/流程] 的業務連續性方案。預計過渡期：[時長]。不可中斷的關鍵業務：[項目]。受影響團隊：[團隊]。已知高風險時段：[如：月底結帳、旺季]。

核心問題處理：
1. 並行期間的資料權威性（Single Source of Truth）：各情境下以哪套系統為準？
2. 如何避免或優化重複輸入？
3. 跨系統未結案單據的處理流程。
4. 最終切換時的資料凍結與同步機制。

交付內容：關鍵業務過渡矩陣、權威性規則表、首週強化支援機制，以及 3 個最可能的事故情境應對預案。

請為 [專案名稱] 準備結案清單。驗收日期：[日期]。專案元素：[廠商、預算、文件、團隊]。遺留問題：[待處理項]。

結案核取清單要求：
1. 合約維度（廠商結案、保固確認、外部權限回收）。
2. 財務維度（停止報帳、實支 vs 預算分析）。
3. 文件維度（歸檔路徑、兩年後仍需被找到的關鍵文件）。
4. 人員維度（團隊解編通報、正式致謝）。
5. 移交維度（維運負責人與支援流程）。

規則：區分「結案必要項」與「後續優化項」。設定強制的結案日期，避免「98% 完成」的專案拖延數月。提供單頁結案報告模板：關鍵數據、成功點、偏差分析、教訓歸檔處。

請規劃 [專案名稱] 在 [離任 PM] 與 [接任 PM] 間的交接。背景：[原因與預告期]。專案狀態：[進度、痛點、近期里程碑]。重疊期：[時長或無]。

交接文件重點：聚焦於「文件中找不到的資訊」，包含決策背後的真實原因、與發起人的口頭承諾、利害關係人的敏感度與政治角力、PM 私下監控的潛在風險、各工作包的真實健康狀況（非官方報告版）。

規劃重疊期：關鍵會議引薦（發起人、客戶、團隊）、資訊傳遞優先順序、對外通報訊息（確保穩定感）。限制：交接必須可驗證，列出接任者在交接結束時應能獨立回答的問題清單。未竟事項需註明緊急聯繫人。

請為加入 [專案名稱] 的新成員 [角色] 準備兩週引導計畫。專案狀態：[進度]。預期職責：[任務]。團隊輔導時間：[限制]。

兩週規劃要求：
1. 首日必讀包（精簡版定義書、最新週報、風險登記簿、術語表）。
2. 4 場關鍵人員訪談及其目標。
3. 首週內可獨立完成的小型貢獻任務。
4. 指定導師（Buddy）與每日 10 分鐘同步。
5. 揭露非正式資訊：決策權力地圖、敏感話題。

規則：嚴禁只有被動參加會議，必須透過執行來學習。提供兩週時程表、閱讀清單，以及第 15 天用來驗證引導成效的自我檢核問題。

請協助我處理 [專案名稱] 團隊中的衝突。事實描述：[雙方衝突點，不帶主觀判斷]。專案影響：[如：資訊斷層、會議氣氛僵化、延遲]。我的角色：[有/無行政隸屬關係的 PM]。衝突歷史：[背景]。

三階段調解建議：
1. 個別面談：如何引導雙方說出版本而不偏袒、避免陷入是非評判的陷阱。
2. 共同面談：開場規則設定、如何將話題導回事實而非人身攻擊、達成 2-3 項具體協作規則。
3. 後續追蹤：如何在不給予壓力的情況下觀察改善狀況。

規則：嚴守 PM 角色，涉及 HR 或考績範疇應明確區分並呈報。確保雙方在團隊面前都不被貼上「犯錯者」標籤。列出必須立即呈報主管的嚴重衝突訊號。

請協助我針對 [專案名稱] 中表現不佳的供應商進行溝通。供應商：[名稱與服務]。偏差事實：[含日期的具體事件：延遲、品質問題、承諾跳票]。合約背景：[交付物、罰則]。依賴度：[是否易於更換]。

階梯式策略：
1. 導正會議：準備事實清單（承諾 vs 實際），要求限期提交改善計畫。
2. 強化監控：縮短里程碑、明確的退場觸發條件、每次溝通後的書面紀錄。
3. 替代方案準備：若依賴度高，需啟動備選方案評估。

規則：所有口頭溝通後必須有書面紀錄以利法律保護。保持事實與合約導向，嚴禁無法執行的威脅。提供偏差清單表格、會議召集信、議程大綱及決策準則。

請為 [公司名稱] 的 [採購標的] 撰寫需求說明書。核心需求：[待解決問題]。技術與組織背景：[現狀與限制]。預算區間：[金額或不公開]。時程：[截止日]。

結構要求：
1. 公司與背景簡介（半頁）。
2. 目標與預期結果（描述「需求」而非「方案」）。
3. 範疇與排除項。
4. 不可協商的限制（技術規格、法規、日期）。
5. 交付物清單。
6. 評選準則與權重。
7. 招標流程與回覆格式。

規則：每項要求必須在驗收時可測試。區分「必須滿足」與「加分項」。最後列出 5 個在提案說明會中能測出供應商是否真正理解需求的關鍵提問。

請為 [採購標的] 建立供應商提案評分表。候選方案：[數量與簡述]。我們重視的指標：[如：時程穩定、售後支援、總持有成本]。觀察到的訊號：[如：報價異常低、回覆過於籠統]。

評分表設計：
1. 維度劃分：需求理解度、方案可行性、實際投入團隊資歷、總持有成本（含隱藏成本）、類似案例實績、合約條款。
2. 權重分配理由。
3. 評分量表定義（降低主觀性）。

分析建議：識別異常低價背後的範疇缺失、確認簡報人員是否為實際執行人員、列出各家需澄清的問題。交付對照表、澄清信件模板及 5 行內的推薦總結。

請為 [公司名稱] 的 [專案名稱] 制定變革管理計畫。受影響群體：[群體名單、人數及改變內容]。預期阻力：[擔憂點]。上線時程：[關鍵日期]。可用資源：[預算、種子人員]。

針對每個群體分析：具體改變（獲得與失去的利益，隱瞞損失會導致後期反彈）、所需支援程度（資訊、培訓、現場指導）、核心溝通訊息。

階段規劃：
- 前期：宣導、建立具公信力的種子人員網絡、培訓。
- 中期：強化支援、收集痛點、快速修正並通報。
- 後期：衡量真實使用率（而非培訓率）、處理殘餘阻力。

規則：嚴禁只有「加強溝通」的空洞計畫。每項行動需有負責人與日期。以表格呈現群體分析與整合時程表。

請為 [公司名稱] 的 [新工具/流程] 設計培訓計畫。使用者：[角色、人數、資訊素養、地理分佈]。核心技能：[各角色需學會的操作]。限制：[產能、預算、上線日]。

計畫要求：
1. 分類培訓而非通用課程：針對各角色挑選 5-10 個核心操作場景（而非功能全覽）。
2. 合適格式建議（小組課、影音教材、現場輔導）。
3. 留存教材設計（單頁式任務卡而非厚手冊）。

規劃原則：培訓應緊鄰上線日，過早培訓會導致遺忘。建立缺席補課機制與種子人員支援網絡。限制：以「上線後真實使用狀況」衡量成功，而非「出席率」。交付培訓矩陣與優先教材清單。

專案 [專案名稱] 發生重大事故：[事故內容，如：上線失敗、資料遺失、服務中斷]。影響範圍：[對象與程度]。處理進度：[已知與未知]。受眾：[管理層、內部團隊、客戶、夥伴]。

撰寫溝通序列：
1. 首報訊息：快速發送，說明已知事實、處理中動作、下次通報時間（承諾通報時間而非修復時間）。
2. 進度更新：即使無新進展也需按時通報。
3. 結案訊息：說明解決方案與預防再發措施。

針對不同受眾調整重點：管理層關注影響與決策，使用者關注替代方案，客戶關注權益保護。規則：嚴禁推測原因、嚴禁指責、嚴禁無法兌現的期限承諾。交付訊息草稿與溝通權責規則。

請協助 [公司名稱] 的 [團隊名稱] 撰寫 [季度] OKR。公司本季優先事項：[事項]。團隊常態職責：[內容]。候選項目：[想法]。團隊人數：[人數]。

輸出要求：
1. 最多 2-3 個目標 (Objectives)：具啟發性但具體，與公司目標掛鉤。
2. 每個目標對應 2-4 個關鍵結果 (Key Results)：必須可衡量（從 X 提升至 Y）、衡量「結果」而非「活動」（如：寫「處理時效縮短至 X」而非「導入 Z 工具」）。

規則：常態營運 (Run) 不納入 OKR，應另行監控；無法衡量其數據來源的 KR 應予捨棄。標註團隊控制力不足的目標。交付 OKR 提案、團隊工作坊討論題，以及 15 分鐘的追蹤儀式建議。

請準備 [團隊名稱] 的季度 OKR 回顧會議。本季 OKR：[目標與達成率]。重大事件：[如：突發狀況、優先級調整]。參與者：[名單]。時長：[時長]。

會議結構：
1. 誠實評分：基於真實數據（未衡量的視為未達成）。
2. 偏差分析：區分執行問題、目標設定過高或外部因素（原因不同，對策就不同）。
3. 下季決策：延續、放棄或重新校準。

規則：回顧會議不是辯解大會，嚴禁背景說明簡報，直接進入數據。100% 達成可能代表野心不足，20% 達成則需檢討執行力。交付會議流程、評分表、分析提問清單及會後總結訊息草稿。

請為 [專案名稱] 在 [日期] 發生的 [事故描述] 準備 Post-mortem。已知時序：[事件流程]。參與人員：[名單]。目前氣氛：[如：有人感到被針對、管理層在找戰犯]。

結構建議：
1. 集體重建事實時序（逐小時記錄，不帶詮釋）。
2. 原因分析：超越個人錯誤，探討系統漏洞（為何錯誤會發生？為何防護機制沒攔截？）。
3. 檢視應變過程中的亮點。
4. 預防行動計畫。

開場規則：明確聲明「對事不對人」，尋找系統漏洞而非戰犯。承認錯誤者應受鼓勵。限制：最多 5 項行動，優先選擇能「從機制上消除錯誤」的方案，而非要求「更加細心」。交付文件模板與會議流程。

請協助我將 [團隊/公司] 累積的經驗教訓轉化為標準運作規範 (SOP)。現有素材：[回顧紀錄、結案報告、事故檢討]。現狀問題：[如：同樣的錯誤反覆發生、報告寫完就沒人看]。

執行步驟：
1. 按主題分類並找出重複出現的教訓（代表優先級最高）。
2. 轉化為「可執行規則」：一句話描述觸發條件與動作（如：「專案啟動時，我們必須執行 X」）。
3. 定義規則存放處：將其整合進現有的文件模板或核取清單中，而非放在獨立的知識庫。

規則：總數不超過 10 條，每條需有負責人。設定每半年審閱一次以刪除過時規則。交付建議規則清單、整合方式建議及團隊公告訊息。

請協助 [專案名稱] 準備由 [審查者：內稽、客戶、認證機構] 於 [日期] 進行的審查。審查範圍：[範圍]。專案實況：[已知優缺點、文件完備度]。重要性：[如：後續撥款、客戶信任、認證]。

準備工作：
1. 建立參考文件包（定義書、決策紀錄、風險追蹤、預算）。
2. 優先補正缺失或過時文件。
3. 預測審查者針對此類專案的常見提問。
4. 針對已知弱點準備誠實的立場：承認問題、展示已識別並受控、提出具日期的行動計畫。

規則：嚴禁造假或倒填日期。誠實面對弱點並輔以計畫，比虛假的外殼更能贏得信任。對參與面談者進行事實導向的簡報。交付文件核取清單、預測提問與回答建議及倒數準備時程。