Промптове за Счетоводство и финанси

Помогнете ми да изготвя 12-месечна прогноза за паричните потоци (cash flow) за [име на компанията], развиваща дейност в [сфера] с годишен оборот около [сума]. Начални данни: текуща наличност по сметки [сума], средни месечни постъпления [сума] при среден срок за плащане от клиентите [брой] дни, месечни фиксирани разходи [сума], известни падежи за: [ДДС, осигуровки, корпоративен данък, кредити, заплати].

Съставете таблица по месеци: постъпления (отчитайки забавянето в плащанията), плащания по основни категории, месечно салдо и натрупани парични средства. Опишете всички приети хипотези, за да мога да ги коригирам.

Добавете песимистичен сценарий (спад на оборота с 20%, забавяне на плащанията от клиенти с 15 дни) и отбележете месеците, в които ликвидността пада под [критичен праг]. Завършете с 3 конкретни мерки за действие преди критичните месеци. Този документ ще бъде представен за финална проверка от обслужващия счетоводител.

Подгответе пълна последователност от съобщения за напомняне за неплатена фактура на стойност [сума] с ДДС, издадена от [вашата фирма] към [клиент], с просрочие от [брой] дни. История на отношенията: [контекст, напр. редовен платец досега / нов клиент].

Създайте 4 документа: Напомняне 1 (7 дни след падежа, любезно, допускане за пропуск), Напомняне 2 (21 дни след падежа, официално, напомняне за неустойките по договор или общи условия: лихва [процент] и административни разходи за събиране), Напомняне 3 (35 дни след падежа, предупреждение за спиране на услугите и предаване към правен отдел), Покана за доброволно изпълнение (45 дни след падежа, за изпращане с обратна разписка, съдържаща: референция към фактурата, точна сума, краен срок за плащане и правни последици).

Всеки текст трябва да е кратък, фактологичен и професионален. Добавете и примерен скрипт за телефонен разговор, който да се проведе между първото и второто напомняне.

Анализирайте рентабилността на [име на компанията] въз основа на следните данни: бизнес линии или продукти: [списък с дейности, оборот и директни разходи за всяка], годишни непреки разходи: [сума и вид], прогнозно време, отделено за всяка дейност: [разпределение].

Изчислете за всяка дейност: брутен марж, марж на директните разходи в %, принос към покриване на фиксираните разходи и оценка на нетния марж след разпределение на непреките разходи (предложете логика за разпределение и я обосновете). Представете сравнителна таблица и класифицирайте дейностите в 3 групи: за развитие, за поддържане, за преразглеждане или промяна на цените.

За групата „за преразглеждане“ предложете конкретни опции (увеличение на цените, оптимизация на производствените разходи или прекратяване) с прогнозен ефект за всяка. Посочете кои липсващи данни биха направили анализа по-точен.

Управлявам [име на компанията], [правна форма, напр. ООД/ЕООД] в сектор [сектор], и подготвям годишната среща за обсъждане на финансовия отчет със счетоводителя. Ключови показатели за годината: Оборот [сума] ([промяна] спрямо предходната година), Финансов резултат [сума], Наличност по сметки [сума]. Теми, които ме вълнуват: [напр. ръст на външните услуги, лични доходи на управителя, предстоящи инвестиции].

Подгответе: списък с 10 въпроса, класифицирани по теми (анализ на баланса, данъчна оптимизация, дивидентна политика, финансиране на [евентуален проект]), списък с необходими документи и цифри, които да нося, и насоки какво трябва да включва един добър отговор, за да мога да изискам детайли, ако отговорът е твърде общ.

Добавете кратък речник на 8 термина, които вероятно ще бъдат споменати (EBITDA, паричен поток, оборотен капитал...), обяснени с едно изречение и приложени към моите цифри, където е възможно.

Проектирайте месечно табло за управление за [име на компанията], дейност [сфера], [брой] служители, годишен оборот [сума]. Основни приоритети за тази година: [напр. контрол на кеш флоу, подобряване на маржа, намаляване на зависимостта от един голям клиент].

Изберете максимум 8 показателя (KPI), пряко свързани с тези приоритети. За всеки от тях: точно определение и формула, източник на данни ([налични инструменти: софтуер за фактуриране, банково извлечение, счетоводни данни]), честота на актуализация, целева стойност и праг за тревога, съобразени с моя контекст.

Организирайте таблото в 3 блока: Оперативна дейност (продажби, нови запитвания), Рентабилност (марж, разходи), Ликвидност (наличност, вземания от клиенти, забавени плащания). Опишете 30-минутен месечен ритуал за преглед: в какъв ред да се четат данните, какви въпроси да се задават и при какъв сигнал да се предприемат незабавни действия.

Вие асистирате на управителя на [име на компанията], [правна форма], [регистрирана или не по ДДС], която продава [продукти или услуги] на [тип клиенти: фирми, физически лица или и двете]. Ето текущото съдържание на моя шаблон за фактура: [поставете реквизитите от шаблона].

Изгответе пълен чеклист на задължителните реквизити за фактура в България (идентификация на страните, ЕИК, ДДС номер, номерация, дати, описание на стоките/услугите, данъчна основа, ставка на ДДС, условия за плащане). За всеки реквизит посочете: наличен / липсващ / за корекция в моя шаблон, с точната формулировка, която трябва да се добави.

Обърнете внимание на специфични изисквания за моята ситуация ([напр. основание за неначисляване на ДДС, касова отчетност, продажби към крайни клиенти]). Завършете с коригирана версия на долната част на фактурата, готова за копиране. Резултатът трябва да бъде съгласуван със счетоводителя преди реална употреба.

Помогнете ми да определя условията за плащане, които да включа в офертите на [име на компанията], продаваща [услуги или продукти] със средна стойност [сума] на [тип клиенти]. Текуща ситуация: [напр. плащане до 30 дни без аванс, чести забавяния].

Предложете пълен набор от условия: авансово плащане при поръчка (обоснован процент спрямо производствения цикъл от [продължителност]), график на плащанията за суми над [праг], срок за окончателно плащане, евентуална отстъпка за предсрочно плащане с изчислен реален ефект, неустойки за забава и административни такси за събиране.

За всеки избор посочете: точната формулировка за офертата, очаквания ефект върху паричния поток и свързания търговски риск. Сравнете два варианта: стандартен и консервативен за нови клиенти. Завършете с 3 въпроса, които да си задам, преди да предложа изключения на клиент, който преговаря.

Структурирайте пълния процес на фактуриране за [име на компанията], дейност [сфера], [брой] фактури месечно, управлявани в момента от [кой и с какви инструменти]. Установени проблеми: [напр. късно издаване на фактури, подписани оферти, които не се фактурират, забравени напомняния].

Опишете целевия процес стъпка по стъпка: издаване на оферта, одобрение и подписване, стартиране на фактурирането (при поръчка, при доставка или на етапи), издаване на фактура с максимален срок след събитието, изпращане и потвърждение за получаване, проследяване на плащането и автоматизирано напомняне.

За всяка стъпка определете: отговорник, целеви срок, софтуерен инструмент и контролен механизъм за откриване на пропуски (напр. месечно съпоставяне на подписани оферти спрямо издадени фактури). Идентифицирайте 3-те най-слаби места в текущата организация и предложете корекция за всяко. Формат: таблица на процеса + списък с месечни проверки.

Водете ме при извършването на месечното банково равнение за [име на компанията]. Контекст: [брой] банкови сметки, счетоводство на [софтуер], около [обем] транзакции месечно. Ситуация: [напр. никога не е правено официално, необясними разлики, забавяне от няколко месеца].

Дайте метод стъпка по стъпка: необходими документи, ред на операциите, отмятане на движенията, идентифициране на разликите. Класифицирайте типичните разлики: преводи в процес, неосчетоводени банкови такси, непознати плащания, дублирани записи и как се третира всеки случай.

Предоставете модел на протокол за равнение: банково салдо, счетоводно салдо, списък с елементи в процес на изясняване, остатъчна разлика (която трябва да е нула). Добавете правило за третиране на персистираща разлика (праг, над който се проучва детайлно). Завършете с 10-минутен чеклист за всеки месец.

Помогнете ми да подредя клиентските партиди в [име на компанията]. Контекст: [обем] фактури месечно, плащания чрез [начини на плащане], счетоводство на [софтуер]. Симптоми: [напр. неразнесени плащания, грешни салда на клиенти, несъответствия от стотинки].

Предложете поетапен план за изчистване: извличане на необвързаните суми, сортиране по давност и сума, правила за разнасяне на двусмислени плащания (липсващо основание, общо плащане за няколко фактури, надплатени суми), третиране на малки разлики (закръгляния, банкови такси) с праг за отписване, съгласуван със счетоводителя.

Предоставете формат на таблица за проследяване: клиент, необвързана сума, давност, идентифицирана причина, действие, статус. Завършете с 3 правила за въвеждане на данни, за да не се повтори проблемът (задължителна референция към фактура, разнасяне в деня на постъпване, месечен преглед).

Анализирайте хронологията на вземанията от клиенти за [име на компанията]: [поставете списъка: клиент, сума, период на забавяне]. Общи вземания: [сума]. Годишен оборот: [сума]. Стандартни условия за плащане: [срок].

Изгответе: разпределение на вземанията по периоди (непадежирали, 1-30 дни, 31-60, 61-90, над 90), концентрация на риска (дял на 5-те най-големи просрочия) и списък с аномалии: клиенти над [праг] дни, влошаващи се плащания, стари малки суми, които замърсяват отчета.

За всяка категория предложете подходящо действие: напомняне, обаждане, спиране на доставки, покана за доброволно изпълнение, класифициране като трудносъбираеми (за обсъждане със счетоводителя). Завършете с 3 показателя за месечно проследяване (DSO, дял на просрочените вземания, суми в спор) с техния начин на изчисляване.

Изгответе план за намаляване на средния срок за събиране на вземанията (DSO) за [име на компанията]. Данни: Годишен оборот [сума], средни вземания от клиенти [сума], договорни условия [срок], реално отчетен срок [реални дни, ако са известни]. Текуща организация на събиране: [кой напомня, кога, как].

Първо изчислете текущия DSO и разликата с договорните условия, след което остойностете какво представлява всеки ден DSO като блокиран паричен ресурс.

След това прегледайте лостовете по етапи: качество на фактурирането, авансови плащания, договорени условия при продажба, превантивно напомняне преди падеж, системна последователност за събиране, разрешаване на спорове, предлагани методи за плащане. За всеки лост посочете: трудност на внедряване, прогнозна печалба в дни въз основа на МОИТЕ данни (с ясни хипотези) и време до постигане на ефект.

Представете 3-месечен план: какво, кой, кога и обоснована цел за DSO.

Помогнете ми да дефинирам кредитна политика към клиентите за [име на компанията], дейност [сфера], оборот [сума], която се сблъсква с [контекст: скорошни лоши вземания, бърз растеж с нови клиенти]. Типични клиенти: [профил].

Дефинирайте прости и приложими правила: проверки преди откриване на клиентска сметка (публична финансова информация, сигнали за риск), условия по подразбиране за нов клиент (аванс, лимит на задължението), скала за максимален лимит според профила на клиента с логика за изчисление, условия за постепенно увеличаване на лимита при добра история, правило за блокиране на поръчки при превишаване или забава.

Уточнете кой взема решения за изключения и как се проследяват те. Споменете общо външните инструменти (застраховане на кредити, факторинг) с въпроси за цената им, без да препоръчвате конкретен доставчик. Формат: политика от една страница + чеклист за нов клиент.

Подгответе с мен досието за кандидатстване за финансиране на [име на компанията]: [цел на финансирането, напр. покупка на оборудване, автомобил, ремонт, оборотен капитал] за сума от [сума] за период от [желана продължителност]. Ключови цифри: Оборот [сума] ([промяна]), Резултат [сума], Наличност [сума], Текуща задлъжнялост [месечни вноски].

Избройте документите, които банката ще изиска (ОПР, Баланс, актуално състояние, прогнози, извлечения, оферти за актива) и реда на представяне.

Съставете аргументацията: за какво служи финансирането, каква възвръщаемост ще донесе, как ще се изплаща (капацитет за погасяване въз основа на моите цифри с ясни хипотези) и възможни обезпечения в общи линии. Подгответе 8 вероятни въпроса от банковия служител с насоки за отговорите. Посочете слабите места в моето досие и как да ги представя честно. Прогнозата трябва да бъде прегледана от счетоводител преди изпращане.

Изчислете и обяснете нуждите от оборотен капитал (НОК) за [име на компанията], [дейност]. Данни: вземания от клиенти [сума], наличности/склад [сума], задължения към доставчици [сума], годишен оборот [сума], годишни покупки [сума]. Контекст: [напр. растеж, който притиска ликвидността, сезонност].

Изчислете НОК в лева и изразете всеки компонент в дни (срок на събиране, оборот на запасите, срок на плащане към доставчици), като разясните всяка формула.

Анализирайте: какво означава този НОК за ликвидността ми, как ще се промени автоматично, ако оборотът нарасне с [хипотеза за растеж], и какво финансиране ще изисква това.

Завършете с лостове за намаляване по компоненти (клиенти, склад, доставчици), с изчислен ефект от реалистично подобрение върху МОИТЕ данни (напр. плащане от клиенти 10 дни по-рано) и откъде е най-добре да се започне.

Ликвидността на [име на компанията] е напрегната: текущо салдо [сума], разрешен овърдрафт [сума]. Помогнете ми да изградя седмично управление за следващите 13 седмици. Очаквани постъпления: [списък: клиент, сума, вероятна дата, надеждност]. Предстоящи плащания: [заплати, осигуровки, ДДС, доставчици, наеми, вноски по кредити с дати и суми].

Съставете таблица седмица по седмица: постъпления, претеглени според надеждността им, плащания, класифицирани по критичност (първо заплати, осигуровки и данъци; след това стратегически доставчици; накрая преговаряеми доставчици), прогнозно салдо и отбелязване на всяка седмица под [праг].

За критичните седмици предложете действия по ред: ускоряване на постъпленията (целеви напомняния, аванси), договаряне на отсрочки с конкретни контрагенти и възможности за разсрочване към институции (НАП) в общи линии. Завършете с 20-минутен седмичен ритуал за актуализация и 2 сигнала, които налагат незабавна консултация със счетоводителя.

Вие помагате на управител да подготви решение за инвестиране на свободни парични средства, без да давате инвестиционни съвети: структурирате въпросите и критериите, решението ще се вземе с банката и счетоводителя.

Контекст: [име на компанията] разполага с излишък от [сума] над резерва за сигурност. Хоризонт преди вероятна нужда от средствата: [хоризонт, напр. 6 месеца, 2 години]. Проекти, които биха могли да изискат тези средства: [евентуални проекти].

Помогнете ми първо да реша: каква сума остава недосегаема като резерв (предложете логика на база месечни разходи от [сума] и волатилност на дейността), каква сума може да се инвестира и за какъв период.

Подгответе таблица с въпроси за сравняване на решенията от банката: ликвидност на средствата, риск от загуба на капитал, нетна доходност след такси, данъчно третиране (за уточнение със счетоводителя), наказателни такси при предсрочно теглене. Формат: бележка от една страница с изчисления резерв и празна сравнителна таблица за срещата.

Съставете бюджет за [година] за [име на компанията], планиран оборот [сума], [брой] служители, организирани в [центрове на разходи или екипи: списък]. Начални данни: изпълнение за текущата година по основни пера [налични цифри], известни промени: [назначения, увеличение на наеми, проекти].

Структурирайте бюджета по центрове на разходи с релевантни пера за всеки (разходи за персонал с осигуровки, инструменти, подизпълнители, командировки, маркетинг...). За всяко перо: сума от миналата година, хипотеза за промяна, бюджетна сума, отговорник.

Разграничете ангажираните разходи (договорни, непреки в краткосрочен план) от управляемите разходи и изчислете дела на всеки вид. Добавете буфер за непредвидени разходи с обосновка, вместо скрити маржове във всяко перо.

Предоставете: консолидирана таблица и по центрове, списък с 10-те най-важни хипотези за одобрение и график за преглед (ритъм, кой какво представя).

Помогнете ми да актуализирам годишната прогноза (forecast) за [име на компанията] към края на [текущ месец]. Първоначален бюджет: Оборот [сума], Разходи [сума], Резултат [сума]. Реализирано до момента: Оборот [сума], Разходи [сума]. Събития след приемане на бюджета: [напр. спечелен/загубен клиент, отложено назначаване, ръст на цени].

Изградете прогнозата: за оборота тръгнете от реализираното и проектирайте остатъка от годината (сигурен абонамент, подписани договори, претеглен пайплайн с моите вероятности: [пайплайн]). За разходите разграничете вече поетите ангажименти от тези, които могат да се управляват, и интегрирайте изброените събития.

Представете резултата като сравнение: първоначален бюджет, благоприятни ефекти, неблагоприятни ефекти, актуализирана прогноза, с обяснение за всяко отклонение. Посочете рисковите хипотези, които биха променили резултата с повече от [праг]. Завършете с решения, които трябва да се вземат сега, ако прогнозата е под бюджета.

Анализирайте отклоненията между бюджет и реалност за [име на компанията] за [период]. Данни: [таблица или списък: бюджетно перо, бюджетна сума, реална сума]. Полезен контекст: [събития за периода].

За всяко отклонение над [праг в лева или %] определете неговия характер: ефект на обема (повече или по-малко дейност), ефект на цената или единичния разход, времеви ефект (отложен разход, а не спестен), грешка в първоначалния бюджет или реално отклонение за коригиране. Тази квалификация е ключова: времевото отклонение не изисква същите действия като реалното преразходване.

Представете: таблица на квалифицираните отклонения, обобщение на 3-те реални проблема за решаване с коригиращо действие и отговорник, и перата, чийто бюджет трябва да се коригира за догодина. Завършете с това как тези отклонения променят очаквания годишен резултат.

Съставете прогноза за оборота за [период] за [име на компанията], като тръгнете от реалните данни, а не от желан процент на растеж. Данни: текущи редовни клиенти и договори [списък със суми и дати за подновяване], подписани сделки, които предстои да бъдат фактурирани [списък], търговски пайплайн [сделки, суми, етап, вероятност], исторически процент на конверсия [ако е известен], производствен капацитет [евентуални ограничения].

Подредете слоевете по степен на сигурност: гарантиран оборот (редовен и подписан), вероятни подновявания с оценка на риска за всеки клиент, претеглен пайплайн и накрая слой от нови, неидентифицирани сделки, обоснован от историята.

Съпоставете общата сума с производствения капацитет и отбележете евентуален таван. Представете: таблица по слоеве и по месеци/тримесечия, списък с 10-те най-чувствителни хипотези и песимистичен сценарий. Всяка цифра трябва да има проследима хипотеза.

Изгответе финансовата част за 3 години за проекта [проект: стартиране, нова дейност] на [име на компанията]. Начални хипотези: [продажна цена, очакван обем първата година, директни единични разходи, предвидени фиксирани разходи, първоначални инвестиции, наличен капитал].

Изградете по ред: план за първоначални инвестиции и финансиране, прогнозен отчет за приходите и разходите по години, месечен план за паричните потоци за година 1 (той е критичен за оцеляването), точка на пречупване (break-even) в обем и оборот с вероятния месец на достигане.

Правила: всяка цифра произтича от изброена хипотеза, натоварването през година 1 е прогресивно и обосновано, забавянията в плащанията и ДДС са включени в паричния поток. Посочете 3-те хипотези, които при грешка биха провалили проекта, и предложете евтин начин за тестването им. Всичко трябва да бъде съгласувано със счетоводител.

Изчислете точката на рентабилност (праг на безупречност) за [име на компанията или дейност]. Данни: годишни фиксирани разходи [сума и детайли], средна продажна цена [сума], променлив разход за единица [сума] (или процент на маржа върху променливите разходи [процент]), сезонност на оборота: [разпределение].

Изчислете: марж върху променливите разходи (единичен и в %), праг на рентабилност като оборот и като обем (брой продажби, фактурирани дни или клиенти), и приблизителната дата в годината, на която се достига този праг предвид сезонността. Разяснете формулите.

Тествайте чувствителността: ефект върху прага при увеличение на цените с [хипотеза], при намаление на фиксираните разходи с [хипотеза], при влошаване на променливия разход с [хипотеза]. Завършете с честен анализ: какво казва този праг за стабилността на модела и кой е най-реалистичният лост за неговото понижаване.

Изчислете себестойността на [продукт или услуга], продаван от [име на компанията]. Данни: директни разходи [материали, покупки, подизпълнители за единица], работно време за единица [часове и профили], разход за работодателя за съответните лица [заплати с осигуровки], годишни непреки разходи [сума: наем, инструменти, администрация], годишен обем производство/продажби [обем], реално продуктивно време на екипите [ако е известно].

Изчислете първо директния единичен разход, след това цената на отработения час (включвайки непродуктивното време: отпуски, администрация), и накрая дял от непреките разходи с предложена и обоснована логика за разпределение.

Представете пълната себестойност, съпоставете я с текущата ми продажна цена от [сума] и изчислете реалния марж. Посочете най-несигурните разходни пера и ефекта от 10% грешка във всяко от тях. Завършете с 2 конкретни идеи за намаляване на разходите без влошаване на качеството.

Помогнете ми да определя цената на [продукт или услуга] за [име на компанията]. Данни: пълна себестойност [сума], пазарни цени [наблюдаван диапазон и конкуренти], стойност за клиента [какво печели или спестява клиентът, ако е измеримо], желано позициониране [нисък клас, стандарт, премиум], ограничение в обема [капацитет].

Комбинирайте трите подхода: минимална цена на база разходи с приемлив марж [процент], пазарна цена с обосновано позициониране в диапазона, цена на база стойност (value-based), когато тя е доказуема.

Предложете аргументирана целева цена и два варианта за структура: единна цена или гама от 2-3 нива с описание на всяко. Изчислете за всяка опция единичния марж и необходимия обем за постигане на целите за [оборот или резултат]. Завършете с аргументация в 3 изречения за защита на цената пред клиент и праг на отстъпка, под който не трябва да се пада.

Подгответе месечния отчет на [име на компанията], предназначен за [получатели: съдружници, инвеститори]. Цифри за месеца: Оборот [сума] (спрямо бюджет [сума], спрямо миналата година [сума]), марж [сума или %], разходи [сума], ликвидност в края на месеца [сума], брой служители [брой]. Ключови събития: [добри и лоши през месеца].

Структурирайте на една страница: резюме в 3 изречения (състояние на бизнеса, точка на внимание, очаквано решение), таблица с ключови показатели със сравнение с бюджет и предходна година, коментар на всяко значимо отклонение с едно изречение, паричен поток и прогноза за 3 месеца, предстоящи задачи.

Правила: без прикриване на неблагоприятни отклонения, без излишен оптимизъм („в процес на развитие“ е забранено без факти), отбелязване на еднократни или необичайни цифри. Завършете с въпроса, на който този отчет трябва да отговори за съдружниците, и проверете дали го прави.

Организирайте месечното приключване за [име на компанията], счетоводство водено [вътрешно, от кантора, смесено] на [софтуер]. Цел: надеждни цифри, налични до [целеви срок] работни дни след края на месеца. Сега: [ситуация, напр. данни след 20-о число, различна степен на точност].

Съставете подреден чеклист: приключване на фактурите за продажби (cut-off), опис на покупките за периода дори без получена фактура, банкови равнения, каса (ако е приложимо), отчети за разходи, опростени месечни провизии за съгласуване със счетоводителя, финални проверки за логика (марж спрямо обичайния, разходи спрямо бюджет).

За всяка задача: отговорник, краен ден (Д+1, Д+3...), източник на данни и контрола за завършеност. Разграничете бързото месечно приключване (с допустими оценки) от стриктното годишно приключване. Предоставете примерен график и 3 стъпки за трайно постигане на [целеви срок].

Подгответе досието за годишно приключване на [име на компанията], финансова година приключваща на [дата], счетоводство водено [вътрешно, от кантора]. Моята цел е да отида на срещата с пълна документация, за да спестя време и да гарантирам точността на баланса.

Съставете списък с елементите за събиране и обосновка по пера: банкови потвърждения към края на годината, инвентаризация на наличностите с метод на оценка, състояние на вземанията от клиенти с идентифицирани и документирани рискови суми, опис на неполучени фактури от доставчици, разходи за бъдещи периоди, състояние на кредитите, каса, отчетени разходи на персонала, текущи правни спорове.

За всяко перо посочете: очаквания документ, кой го подготвя и класически капан, който да се избегне. Добавете списък с неща, които трябва да се съобщят проактивно на счетоводителя (необичайни събития: [събития]). Формат: чеклист по пера със статус, за стартиране [брой] седмици преди приключването.

Помогнете ми да подготвя описа за инвентаризационните записвания за [име на компанията] за приключването на [дата]. Аз не правя записванията сам: подготвям подредено досие за моя счетоводител, който ще ги валидира и осчетоводи.

Водете ме категория по категория: неполучени фактури (услуги и доставки, получени преди приключването, но фактурирани след това: къде да ги търся за моя бизнес [дейност], как да ги остойностя), фактури за издаване (доставено или извършено, но нефактурирано), разходи за бъдещи периоди (абонаменти, застраховки, наеми, обхващащи следващата година), приходи за бъдещи периоди, провизии (текущи спорове: [евентуални спорове], рискови вземания с история на напомнянията).

За всяка категория: просто определение, 3 конкретни примера в моя контекст, начин на остойностяване и документ, който да се приложи. Формат: таблица по категории (елемент, прогнозна сума, документ, коментар), готова за изпращане към кантората.

Вие помагате на управител да направи самоконтрол на ДДС декларацията преди подаване. Вие не съставяте декларацията и не давате данъчни консултации: предоставяте логически проверки, финалната валидация е на счетоводителя.

Контекст: [име на компанията], режим на ДДС [напр. общ ред], декларация за [период]. Подготвени цифри: Начислен ДДС [сума] върху оборот от [сума], ДДС с право на данъчен кредит [сума] върху покупки от [сума]. Специфични елементи за периода: [напр. вътреобщностно придобиване, протоколи по чл. 117, големи инвестиции, кредитни известия].

Извършете проверките: съответствие на начисления ДДС спрямо оборота по ставки (преизчисляване), логика на ползвания данъчен кредит спрямо обема покупки, сравнение с предходни периоди и обяснение на големи разлики, третиране на изброените специфични елементи (проверка със счетоводителя при съмнение), съпоставка със счетоводните сметки за ДДС.

Формат: чеклист със статус преминал/неуспешен/за проучване и списък с точки за обсъждане със счетоводителя.

Вие помагате на управител да подготви разговор за режима по ДДС със счетоводителя. Вие не препоръчвате режим: изяснявате критериите и подготвяте въпросите, решението се взема с професионалист.

Контекст: [име на компанията], [дейност], годишен оборот [сума] ([очакван ръст]), клиенти [фирми, физически лица, износ], планирани инвестиции [инвестиции], текуща ситуация [напр. предстои регистрация или достигане на праг].

Обяснете с прости думи логиката: прагове за задължителна регистрация (съгласно актуалния ЗДДС в България), доброволна регистрация, и какво променя всяка логика конкретно за мен: ликвидност (плащане на ДДС спрямо възстановяване при инвестиции), административна тежест, имидж пред бизнес клиенти.

Подгответе списък с въпроси към кантората, персонализирани с моите цифри, и информацията, която трябва да нося. Посочете ситуации в моя контекст, които изискват внимание ([износ, клиенти от ЕС, смесени дейности]). Формат: подготвителна бележка от една страница.

Вие помагате на управител да подготви среща със счетоводителя относно ДДС при трансгранични сделки. Информацията е обща: без твърдения за конкретни ставки или прагове, те ще бъдат потвърдени от професионалиста.

Контекст: [име на компанията] извършва [видове потоци: продажби на стоки на физически лица в ЕС, услуги към фирми в ЕС, износ извън ЕС, вътреобщностни придобивания, продажби през маркетплейс]. Приблизителни обеми по държави: [разпределение]. Текуща ситуация: [напр. всичко се фактурира с български ДДС, има или няма VIES регистрация, регистрация в OSS].

Помогнете ми да картографирам всеки поток: вид (стока или услуга), клиент (фирма или лице), държава и въпроса за ДДС, който възниква (място на изпълнение, обратно начисляване, режим OSS, отчетни задължения).

Изгответе: таблица на потоците със съответния въпрос, списък с проверки (валидност на ДДС номера на клиенти, прагове за дистанционни продажби) и подредени въпроси към кантората. Без окончателни заключения: само подготвително досие.

Разработете политика за служебните разходи (дневни, пътни, квартирни) за [име на компанията], [брой] служители, включително [засегнати профили: търговски представители, консултанти, управители]. Текуща ситуация: [напр. няма писмени правила, възстановяване на сляпо, напрежение за определени разходи]. Инструмент: [софтуер или таблица].

Напишете политика от 1-2 страници, покриваща: видове разходи (храна, настаняване, транспорт, личен автомобил съгласно Наредбата за командировките в страната и чужбина, без фиксиране на суми), предложени лимити с обосновка, изисквани документи (фактура на името на фирмата, фискален бон, отчет за командировка), срокове за отчитане, процес на одобрение (кой кого одобрява, включително разходите на управителя), третиране на специфични случаи.

Тон: ясен и професионален, правилата защитават всички. Добавете каре „5-те най-чести грешки, заради които разходът не се признава“. Данъчното третиране трябва да се съгласува със счетоводителя.

Внедрете система за контрол на разходите на персонала за [име на компанията]: [брой] отчета месечно, действаща политика: [основни правила]. Повод: [напр. нарастващ обем, съмнения за дублиране, добра практика].

Предложете пропорционален план за контрол: бързи системни проверки на 100% от отчетите (наличие на документ, спазен лимит, аритметика) и задълбочени проверки на случаен принцип или при сигнал.

Избройте сигналите, които изискват внимание: възможни дубликати (същата сума, същата дата, двама служители), разходи точно под лимита системно, нечетливи документи, разходи по време на отпуск или уикенд, несъответстващи километри, необичаен дял плащания в брой. За всеки сигнал: как да се открие в [софтуер или таблица] без предварително обвинение.

Опишете процедурата при откриване на аномалия: неутрално искане за обяснение, корекция и ескалация при повторение. Формат: месечен чеклист за контрол + таблица за проследяване на аномалии.

Организирайте процеса на покупки и одобрение на фактури от доставчици за [име на компанията], [брой] служители, [обем] фактури месечно. Текущи проблеми: [напр. фактури без поръчка, риск от двойни плащания, забавяния поради липса на процес].

Опишете целевия процес: заявка за покупка и одобрение ПРЕДИ ангажиране над [праг] (кой какво може да поръчва, до каква сума), потвърждение на получената стока/услуга от приемащото лице, съпоставка фактура-поръчка-приемане преди плащане, график за плащания (спазване на падежи), архивиране.

За всяка стъпка: отговорник, срок и контрола за аномалии: фактура без поръчка, разлика в сумата над [толеранс], непознат доставчик, променен IBAN (задължителна проверка по втори канал – критично срещу измами). Адаптирайте процеса към мащаба на фирмата без излишна бюрокрация. Формат: схема на процеса + таблица с нива на одобрение + 5 контроли срещу измами.

Подгответе преговорите за условията на плащане на [име на компанията] с нейните доставчици. Контекст: [причина: напрегнат оборотен капитал, растеж, годишен преглед]. Основни доставчици: [списък: доставчик, годишен обем покупки, текущи условия, продължителност на отношенията, взаимна зависимост].

За всеки доставчик оценете моята позиция: дял на моите покупки в неговия оборот, алтернативи, качество на моята история на плащания (редовният платец преговаря по-добре) и какво мога да предложа в замяна (ангажимент за обем, частична ексклузивност, гарантирано плащане без забава).

Подгответе за 3-те приоритетни преговора: цел (целеви срок, отстъпка за бързо плащане, ако ликвидността позволява), сценарий за започване, възможни отстъпки, критична точка и формулировка на искането съгласно законовите ограничения за срокове на плащане в България.

Формат: фиш за преговори по доставчици, половин страница за всеки.

Организирайте пълен преглед на фиксираните разходи на [име на компанията], общо [сума] годишно. Ето списъка: [пера: вид, доставчик, годишна сума, дата на изтичане или подновяване на договора]. Цел: [напр. намаляване с Х% без засягане на производството].

За всяко перо приложете критериите: за какво служи реално, какво става, ако се премахне, кога се подновява договорът (пропуснатите срокове за предизвестие струват скъпо), цената пазарна ли е още, има ли по-евтина алтернатива с достатъчно качество.

Класифицирайте в 4 решения: запазване, предоговаряне (с аргумент и краен срок), промяна на мащаба (неподходящо ниво на услуга), прекратяване (с дата за предизвестие). Изчислете годишната икономия по решения и общо, като отбележите тези с отложен ефект.

Формат: таблица за преглед + календар на сроковете за предоговаряне за 12 месеца + 3 най-спешни действия за седмицата.

Направете одит на абонаментите и повтарящите се разходи на [име на компанията], [брой] служители. Налични източници: [банкови извлечения, фактури, списък с инструменти]. Ето какво идентифицирах: [списък: инструмент, цена, периодичност, брой лицензи, потребители].

Изгответе пълен опис, като ми помогнете да открия липсващите: неидентифицирани плащания в извлеченията, абонаменти на напуснали служители, дублирани инструменти в различни екипи, забравени годишни подновявания.

За всяко перо определете: реално ползване (от кого, колко често), функционално дублиране с друг инструмент, платени спрямо активни лицензи, подходящ ли е тарифният план. Класифицирайте в: запазване, намаляване на лицензи, смяна на план, сливане, прекратяване.

Изчислете годишната икономия и опишете процедурата за прекратяване (предизвестие, експорт на данни, информиране на потребителите). Завършете с правило за управление: кой може да купува абонамент и къде се декларира той.

Анализирайте рентабилността по клиенти за [име на компанията]. Данни: [списък с основни клиенти и годишен оборот], директни разходи [по клиенти, ако са известни, или база за оценка], и скрити разходи, които подозирам: време за управление и комуникация [идентифицирани трудни клиенти], реални условия на плащане [забавяния по клиенти], предоставени отстъпки, нефактурирани допълнителни искания.

Изчислете за всеки клиент реалния марж: оборот след отстъпки, минус директни разходи, минус остойностяване на времето за управление (предложете прост метод с часова ставка [сума]), минус цената на забавеното плащане.

Класифицирайте клиентите в 4 групи: печеливши за развитие, печеливши за задържане, нисък марж за преразглеждане на цени, губещи. За последните две групи: конкретно действие (увеличение на цената, таксуване на допълнителни услуги, промяна на обхвата, прекратяване в краен случай) и скрит скрипт за разговор. Посочете липсващите данни, които влияят на точността.

Помогнете ми да реша за [име на компанията]: да се изпълнява ли вътрешно или да се аутсорсне [функция, напр. текущо счетоводство, производство на Х, клиентска поддръжка]? Обем: [обем]. Опции: наемане на човек/вътрешно време [прогнозен разход], външен изпълнител [оферта или диапазон].

Сравнете пълните разходи, а не само преките. За вътрешното изпълнение: заплата с осигуровки, оборудване, обучение, мениджмънт, цена на заместване при отсъствие. За аутсорсинга: цена на услугата, вътрешно време за управление, разходи за преход, зависимост.

Добавете нефинансови критерии с тежест: критичност на функцията, конфиденциалност, необходима бързина на реакция, обратимост на решението, риск от загуба на ноу-хау.

Представете: сравнителна таблица на годишните разходи с изброени хипотези, точка на равновесие (при какъв обем вътрешното става по-евтино), аргументирана препоръка и условия, при които решението трябва да се преразгледа след година.

Оценете следната инвестиция за [име на компанията]: [инвестиция, напр. машина, софтуер, автомобил] на стойност [сума] (плюс съпътстващи разходи: инсталация, обучение, поддръжка). Очаквани ползи: [спестено време, допълнителен капацитет, избегнати разходи], прогнозен полезен живот: [години].

Изградете изчислението: пълна цена на придобиване и притежание за периода, годишни ползи, остойностени на база моите данни ([часови ставки, обеми]) с консервативни хипотези, срок на откупуване и сравнение със сценария „нищо не се променя“, който също има цена ([аварии, загубено време, ограничен капацитет]).

Правила: без неостойностени „стратегически“ ползи в сметката (избройте ги отделно), тестване на чувствителността при 30% по-ниски ползи от очакваното. Завършете с: какво показват цифрите, възможности за финансиране за обсъждане с банката и счетоводителя, и показател за проследяване след покупката за проверка на резултатите.

Помогнете ми да подредя проследяването на дълготрайните активи в [име на компанията]. Контекст: [ситуация, напр. липса на регистър, разлики между счетоводния опис и реалността, бракувано оборудване, което още е в баланса]. Видове активи: [компютри, машини, автомобили, подобрения на наети активи].

Изградете регистър за проследяване: за всеки актив – точно описание, дата и стойност на придобиване, номер на фактура, местоположение, потребител, състояние. Сроковете и изчисляването на амортизациите са отговорност на счетоводителя: моята роля е да предоставя точна база.

Организирайте физическа инвентаризация: как да се проведе по зони, съпоставка със счетоводните данни и документиране на разликите (активи за бракуване, налични незаписани активи, липсващи активи).

Формат: модел на регистър в таблица, процедура за инвентаризация, процедура за заприходяване и отписване (кой декларира, с какъв документ) и годишен ритуал за равнение със счетоводството.

Вие помагате на управител да анализира излагането на валутен риск в общи линии: решенията за хеджиране се вземат с банката и счетоводителя.

Контекст: [име на компанията] фактурира [суми и валути при продажби] и плаща [суми и валути при покупки], със срокове между поръчка и плащане от [период]. Ситуация: [напр. липса на управление, обмяна по текущ курс, свиване на маржа при промяна на курса].

Помогнете ми първо да измеря нетната експозиция по валути: входящи минус изходящи потоци, за какъв хоризонт, и какво би означавала промяна на курса с [хипотеза] за моя годишен марж, изчислено върху моите цифри.

Представете основните подходи: съзнателно поемане на риска, фактуриране в собствена валута с прехвърляне на риска към клиента (търговски ефект), естествен хеджинг (покупки и продажби в една и съща валута), банкови инструменти за проучване (въпроси за цена, ангажимент и сложност).

Формат: таблица на експозицията по валути, изчислен ефект от промяна на курса и списък с въпроси за среща с банката. Без спекулативни препоръки.

Проектирайте финансовото управление на [онлайн магазин], продаващ [продукти] чрез [канали: собствен сайт, маркетплейс], [брой] поръчки месечно, средна количка [сума]. Инструменти: [продажби, плащания, счетоводство]. Основен приоритет: [напр. рентабилност на рекламата, управление на склада].

Дефинирайте ключовите показатели за този модел: марж върху променливите разходи на поръчка (цена минус продукт, доставка, опаковка, такси за плащане и маркетплейс, рекламен разход за поръчка), процент на връщане и неговата пълна цена, жизнена стойност на клиента (LTV), оборот и покритие на склада, блокиран капитал в наличности, дял на всеки канал в маржа (не само в оборота).

За всеки показател: формула, източник на данни, честота, праг за тревога. Посочете класическите капани: оборот, който маскира отрицателен марж след реклама, промоции, които унищожават печалбата, склад, който изкуствено надува счетоводната рентабилност. Формат: табло от една страница + седмичен ритуал.

Проектирайте финансовото управление на [агенция или компания за услуги], [брой] служители, от които [брой] консултанти, оборот [сума], продаваща [услуги: на час, на проект, абонамент]. Основен приоритет: [напр. свиващи се маржове, зависимост от клиент, видимост за 3 месеца].

Дефинирайте показателите за този модел: процент на натовареност (фактурирано спрямо налично време), реална средна дневна/часова ставка спрямо обявената (разликата идва от отстъпки и нефактурирано време), марж по проекти или клиенти, дял на редовните приходи, обем на поръчките в месеци работа, вземания и забавяния, зависимост от най-големия клиент в % от оборота.

За всеки показател: формула, източник ([отчитане на време, фактуриране, счетоводство]), честота, праг за тревога. Обяснете 3-те класически „тихи“ проблема: прекомерно обслужване при фиксирана цена, нефактурирано време на старши служители, непредвидени периоди без проекти. Формат: месечно табло + 3 ключови въпроса за всеки месец.

Моята банка изисква междинен отчет за [име на компанията] към [дата] във връзка с [причина: искане за финансиране, годишен преглед]. Подгответе с мен досието. Счетоводният отчет ще бъде изготвен от счетоводителя: моята роля е да подготвя данните и коментара.

Избройте какво трябва да събера и проверя преди да подам към счетоводството: актуално фактуриране към датата, опис на разходите за периода, състояние на склада, направени банкови равнения, изчистен списък на вземанията от спорове.

Подгответе управленския коментар към цифрите: дейност за периода спрямо миналата година с обяснения ([събития]), рентабилност и отбелязване на еднократни ефекти, ликвидност и сезонност (ако отчетът съвпада със сезонен спад, обяснете го с цифри), конкретни перспективи ([нови договори]).

Формат: чеклист за подготовка + структура на коментара от една страница, фактологичен тон: банкерът сравнява с извлеченията, които вече има.

Изгответе месечната финансова справка на [име на компанията] за мениджърския екип за [дата]. Аудитория: [участници, включително нефинансисти]. Цифри за месеца: [оборот, марж, разходи, ликвидност спрямо бюджет и миналата година]. Събития: [ключови факти]. Решения за вземане: [напр. одобрение на назначение, замразяване на разход, преговори с клиент].

Структурирайте на максимум една страница: основно послание в 2 изречения (накъде вървим), 3 ключови цифри със сравнение и кратко обяснение, основна точка на внимание с изчислен ефект, ако не се действа, и предложени решения за гласуване (вариант А, вариант Б, препоръка).

Правила за писане: достъпен език (техническите термини се обясняват в скоби), без таблици над 5 реда, всяка цифра със сравнителна база, без констатация без предложение за действие. Справката трябва да се чете за 3 минути.

Направете диагностика на разделението на функциите в [име на компанията], [брой] служители. Текуща организация на чувствителните дейности: [кой какво прави: счетоводни записи, одобрение на плащания, достъп до банкови сметки, създаване на доставчици, управление на заплати, работа с пари в брой, разходни отчети].

Идентифицирайте рисковите съвместявания в моята структура: едно и също лице да създава доставчик и да одобрява плащания към него, да въвежда данни и да прави банково равнение, да управлява заплати без вторичен контрол, достъп до банка без двойна валидация над определен праг.

В малка фирма пълното разделение е невъзможно: предложете за всеки риск реалистичен компенсаторен контрол, например двойна банкова валидация над [праг], месечен преглед от управителя на списък (нови доставчици, променени IBAN, преводи за месеца, издадени кредитни известия), проверка на банкови сметки по втори канал.

Формат: таблица с риск, текуща ситуация, предложен контрол, отговорник, честота. Фактологичен тон: тези контроли защитават и честните служители от подозрения.

Организирайте подреждането и архивирането на счетоводните документи на [име на компанията]. Текуща ситуация: [напр. документи разпръснати в имейли, чекмеджета и облачни папки, загубено време при искане от счетоводството, липсващи оригинали]. Обем: [брой документи месечно], инструменти: [софтуер, облак, имейл].

Предложете прост и устойчив план: структура на папките по години и вид (продажби, покупки, банка, ТРЗ, данъци, правни, разходни отчети), системно правило за именуване на файловете (дата, доставчик/клиент, сума), единен входен канал за документи (адрес или папка, където всичко се събира), седмичен ритуал за подреждане за [време].

Уточнете общите правила за съхранение (счетоводните и данъчните документи се пазят 10 години съгласно българското законодателство, потвърдете точните срокове със счетоводителя) и принципа на електронния архив. Формат: примерна структура, правило за именуване с 5 примера, чеклист за седмичен ритуал и процедура за наваксване на забавянето.

Подгответе материал за обяснение на отчета за приходите и разходите (ОПР) на [име на компанията] пред [аудитория: мениджъри, екип] по повод [събитие: годишна среща, обучение]. Реални или закръглени цифри: Оборот [сума], покупки и външни услуги [сума], разходи за персонал [сума], други разходи [сума], резултат [сума]. Цел: [напр. всеки да разбере къде отиват парите и на какво може да влияе].

Изградете обяснението като проста каскада: от 100 лева приходи колко отиват за стоки, колко за заплати, колко за структура и колко остават. Преведете всяко понятие на всекидневен език с конкретна аналогия, без жаргон (резултатът не е наличност в банката: обяснете разликата с пример от нашия бизнес).

Свържете всяко голямо перо с ежедневните решения на участниците: какво означава една отстъпка, един нефактуриран час или разхищение в мащаба на годината, изчислено върху моите цифри.

Формат: план за презентация с максимум 8 слайда, каскада с цифри, 3 въпроса за проверка на разбирането и вероятни трудни въпроси от екипа с честни отговори.