Prompty pro Účetnictví a finance

Pomozte mi sestavit plán cash flow na 12 měsíců pro firmu [název firmy], obor [činnost] s ročním obratem přibližně [obrat]. Vstupní data: aktuální zůstatek [částka], průměrné měsíční příjmy [částka] s průměrnou splatností faktur [počet] dní, fixní měsíční náklady [částka], známé platby: [DPH, sociální a zdravotní pojištění, daň z příjmů, splátky úvěrů, mzdy].

Sestavte tabulku po měsících: příjmy (zohledněte odklad splatnosti), výdaje podle hlavních kategorií, měsíční saldo, kumulovaný zůstatek. Uveďte všechny předpoklady, abych je mohl upravit.

Přidejte krizový scénář (pokles obratu o 20 %, prodloužení splatnosti o 15 dní) a označte měsíce, kdy hotovost klesne pod [limit]. Na závěr navrhněte 3 opatření, která lze aktivovat před kritickými měsíci. Tento dokument nechám schválit svým účetním poradcem.

Připravte kompletní sérii upomínek pro neuhrazenou fakturu ve výši [částka] vč. DPH vystavenou firmou [moje firma] pro [klient], která je po splatnosti [počet] dní. Historie vztahu: [kontext, např. obvykle platí včas / nový klient].

Vytvořte 4 dokumenty: 1. upomínka (7 dní po splatnosti, zdvořilá, předpoklad zapomenutí), 2. upomínka (21 dní po splatnosti, důrazná, připomenutí úroků z prodlení dle smlouvy nebo zákona), 3. upomínka (35 dní po splatnosti, oznámení o zastavení plnění a předání k vymáhání), předžalobní výzva (45 dní po splatnosti, zasílaná doporučeně, obsahující zákonné náležitosti: číslo faktury, částka, náhradní lhůta plnění).

Každý text musí být krátký, věcný, bez agresivity. Přidejte scénář pro telefonickou urgenci, kterou provedu mezi 1. a 2. upomínkou.

Analyzujte ziskovost firmy [název] na základě těchto dat: obory činnosti nebo nabídky: [seznam s obratem a přímými náklady], roční nepřímé náklady: [částka a typ], odhadovaný čas strávený na aktivitách: [rozdělení].

Vypočítejte pro každou aktivitu: hrubou marži, marži na přímých nákladech v %, příspěvek na úhradu fixních nákladů a odhad čisté marže po rozdělení režijních nákladů (navrhněte a zdůvodněte klíč rozdělení). Prezentujte srovnávací tabulku a rozdělte aktivity do 3 skupin: rozvíjet, udržet, přehodnotit/zdražit.

Pro skupinu „přehodnotit“ navrhněte konkrétní možnosti (zvýšení ceny, snížení nákladů, ukončení) s odhadovaným dopadem. Upozorněte na chybějící data, která by mohla analýzu zkreslit.

Jsem majitelem [název firmy], právní forma [s.r.o./OSVČ] v oboru [sektor], a připravuji se na roční schůzku s účetním nad výsledky hospodaření. Klíčová čísla: obrat [částka] ([změna] oproti minulému roku), výsledek hospodaření [částka], stav hotovosti [částka]. Co mě zajímá: [body, např. nárůst provozních nákladů, výplata podílu na zisku, plánované investice].

Připravte: seznam 10 otázek rozdělených podle témat (analýza výsledovky, daně, optimalizace nákladů, financování [projektu]), seznam podkladů, které mám přinést, a u každé otázky uveďte, co by měla obsahovat kvalitní odpověď, abych mohl jít do hloubky.

Přidejte stručný slovník 8 pojmů, které pravděpodobně zazní (EBITDA, odpisy, pracovní kapitál, časové rozlišení...) vysvětlených jednou větou a aplikovaných na mé odvětví.

Navrhněte měsíční manažerský report pro firmu [název], obor [činnost], [počet] zaměstnanců, roční obrat [částka]. Moje priority pro tento rok: [priority, např. hlídat cash flow, zvýšit marži, snížit závislost na hlavním klientovi].

Vyberte maximálně 8 ukazatelů přímo napojených na tyto priority. Pro každý uveďte: přesnou definici, vzorec výpočtu, zdroj dat ([dostupné nástroje: Fakturoid, banka, účetní software]), frekvenci aktualizace a cílovou hodnotu s varovným limitem.

Uspořádejte report do 3 bloků: obchod (prodeje, pipeline), ziskovost (marže, náklady), cash flow (zůstatek, pohledávky po splatnosti). Popište 30minutový měsíční rituál vyhodnocení: v jakém pořadí data číst, jaké otázky si klást a kdy začít jednat.

Pomáháte majiteli firmy [název], [s.r.o./OSVČ], [plátce/neplátce DPH], který prodává [produkty/služby] pro [klientela: firmy, koncoví spotřebitelé]. Zde je obsah mého aktuálního vzoru faktury: [vložte údaje z faktury].

Sestavte kompletní checklist povinných náležitostí faktury v ČR (identifikace stran, DIČ, evidenční číslo dokladu, data uskutečnění zdanitelného plnění, rozpis DPH, splatnost, informace o zápisu v OR/ŽR). U každé položky uveďte: v pořádku / chybí / opravit, včetně přesné formulace, která chybí.

Upozorněte na specifika mé situace ([osvobození od DPH, režim přenesené daňové povinnosti, prodej nepodnikatelům]). Na závěr vytvořte opravenou verzi patičky faktury připravenou ke zkopírování. Výsledek nechte potvrdit účetním před nasazením do ostrého provozu.

Pomozte mi definovat platební podmínky pro cenové nabídky firmy [název], která prodává [služby/produkty] v průměrné hodnotě [částka] pro [typ klientů]. Aktuální stav: [stávající podmínky, např. splatnost 30 dní bez zálohy, časté pozdní platby].

Navrhněte sadu podmínek: záloha při objednávce (procento zdůvodněné výrobním cyklem [délka]), splátkový kalendář pro zakázky nad [limit], splatnost doplatku, případné skonto za včasnou platbu, úroky z prodlení a náklady spojené s uplatněním pohledávky.

U každé volby uveďte: přesnou formulaci do nabídky, očekávaný dopad na cash flow a obchodní riziko. Porovnejte dvě varianty: standardní a přísnější pro nové klienty. Zakončete 3 otázkami, které si musím položit, než klientovi schválím individuální výjimku.

Sestavte kompletní proces fakturace pro firmu [název], obor [činnost], [počet] faktur měsíčně, které dnes spravuje [kdo a v jakém nástroji]. Problémy: [např. faktury vystavované pozdě, podepsané nabídky nefakturovány, zapomenuté upomínky].

Popište cílový proces krok za krokem: vystavení nabídky, schválení a podpis, spuštění fakturace (při objednávce, dodání, milníku), vystavení faktury s maximální prodlevou, odeslání a potvrzení přijetí, párování plateb, automatické spuštění upomínek.

U každého kroku určete: odpovědnou osobu, cílový čas, podpůrný nástroj a kontrolní mechanismus (např. měsíční odsouhlasení podepsaných zakázek vs. vystavených faktur). Identifikujte 3 nejslabší místa v mé současné organizaci a navrhněte nápravu. Formát: tabulka procesu + seznam měsíčních kontrol na jednu stranu.

Veďte mě při měsíčním párování banky pro firmu [název]. Kontext: [počet] bankovních účtů, účetnictví vedené v [nástroj], přibližně [počet] pohybů měsíčně. Stav: [např. párování se nedělá formálně, nevysvětlené rozdíly, zpoždění několik měsíců].

Poskytněte postup krok za krokem: podklady k přípravě, pořadí operací, kontrola pohybů, identifikace rozdílů. Rozdělte typické rozdíly do kategorií: odeslané platby nezaúčtované bankou, platby na cestě, bankovní poplatky, neznámé inkasa, duplicity v zadání a způsob řešení každého z nich.

Navrhněte vzor protokolu o párování: zůstatek v bance, zůstatek v účetnictví, seznam položek v řešení, výsledný rozdíl (musí být nula). Přidejte pravidlo pro řešení přetrvávajících rozdílů. Zakončete 10minutovým checklistem, který budu opakovat každý měsíc.

Pomozte mi vyčistit saldo odběratelů firmy [název]. Kontext: [počet] faktur měsíčně, platby přijímány přes [platební metody], účetnictví v [nástroj]. Problémy: [např. nepřiřazené platby, chybné zůstatky u klientů, nezaúčtované dobropisy, drobné rozdíly všude].

Navrhněte postup vyčištění v krocích: export nespárovaných položek, třídění podle stáří a částky, pravidla pro přiřazení nejasných plateb (chybějící VS, hromadná platba více faktur, přeplatky), řešení drobných rozdílů (zaokrouhlení, bankovní poplatky) s limitem pro odpis do nákladů/výnosů po schválení účetním.

Poskytněte formát sledovací tabulky: účet, nespárovaná částka, stáří, identifikovaná příčina, akce, stav. Zakončete 3 pravidly pro zadávání dat, aby se problém neopakoval (povinný VS, párování v den platby, měsíční revize).

Analyzujte věkovou strukturu pohledávek firmy [název]: [vložte seznam: klient, částka, dny po splatnosti]. Celkové pohledávky: [částka]. Roční obrat: [částka]. Standardní splatnost: [počet] dní.

Vytvořte: rozdělení pohledávek do pásem (před splatností, 1–30 dní, 31–60, 61–90, nad 90), koncentraci rizika (podíl 5 největších dlužníků) a seznam anomálií: klienti nad [limit] dní, zhoršující se platební morálka, staré drobné částky.

Pro každou kategorii navrhněte postup: běžná upomínka, telefonát, zastavení dodávek, předžalobní výzva, odpis do opravných položek (ke konzultaci s účetním). Zakončete 3 ukazateli pro měsíční sledování (DSO, podíl pohledávek po splatnosti, sporné pohledávky) s výpočtem na mých datech.

Sestavte plán na snížení průměrné doby inkasa pohledávek (DSO) pro firmu [název]. Data: roční obrat [částka], průměrný stav pohledávek [částka], smluvní splatnost [dny], reálná splatnost [dny, pokud znáte]. Aktuální systém upomínání: [kdo, kdy, jak].

Nejdříve vypočítejte aktuální DSO a rozdíl oproti smlouvám. Vyčíslete, kolik peněz v hotovosti představuje každý jeden den DSO.

Poté projděte opatření v pořadí cyklu: kvalita fakturace (rychlost a správnost), zálohy, vyjednané podmínky při prodeji, preventivní připomenutí před splatností, systematické upomínky, řešení reklamací blokujících platbu, nabízené platební metody. U každého opatření uveďte: náročnost zavedení, odhadovaný přínos ve dnech na MÝCH číslech (jasné předpoklady) a dobu do projevení efektu.

Výstupem bude 3měsíční plán: co, kdo, kdy a zdůvodněný cílový DSO.

Pomozte mi definovat úvěrovou politiku pro firmu [název], obor [činnost], obrat [částka], která řeší [kontext: nedávné neplatiče, rychlý růst s novými klienty]. Typičtí klienti: [profil].

Definujte jednoduchá a aplikovatelná pravidla: prověření před otevřením účtu (ARES, insolvenční rejstřík, nespolehlivý plátce DPH, varovné signály), výchozí podmínky pro nového klienta (záloha, limit pohledávek), matice maximálního limitu podle profilu klienta, podmínky pro postupné uvolnění limitu po dobré platební historii, pravidlo pro blokaci objednávek při překročení limitu nebo prodlení.

Určete, kdo rozhoduje o výjimkách a jak se evidují. Zmiňte obecně možnosti externích nástrojů (pojištění pohledávek, prověřování firem) bez doporučení konkrétního poskytovatele. Formát: politika na jednu stranu + checklist pro založení nového klienta.

Připravte se mnou podklady pro žádost o financování firmy [název]: [účel, např. nákup stroje, auto, rekonstrukce, provozní úvěr] ve výši [částka] na [doba]. Klíčová čísla: obrat [částka] ([vývoj]), zisk [částka], hotovost [částka], aktuální zadlužení [splátky].

Seznamte mě s dokumenty, které bude banka vyžadovat (daňová přiznání, výsledovky, rozvahy, výpisy, kalkulace investice) a pořadím prezentace.

Sestavte argumentaci: k čemu financování slouží, co přinese nebo čemu zabrání, jak se bude splácet (schopnost splácet na mých číslech s jasnými předpoklady) a možné formy zajištění v obecné rovině. Připravte 8 pravděpodobných otázek bankéře a odpovědi na ně. Upozorněte na slabá místa mé žádosti a jak je čestně prezentovat. Finanční plán nechte před odesláním zkontrolovat účetním.

Vypočítejte a vysvětlete čistý pracovní kapitál (ČPK) firmy [název], obor [činnost]. Data: pohledávky [částka], zásoby [částka], závazky z obchodního styku [částka], roční obrat [částka], roční nákupy [částka]. Kontext: [např. růst, který vyčerpává hotovost, sezónnost].

Vypočítejte ČPK v korunách a vyjádřete každou složku ve dnech (doba obratu pohledávek, zásob, závazků) s vysvětlením vzorců, abych mohl výpočet opakovat čtvrtletně.

Interpretujte výsledky: co tento ČPK znamená pro mou hotovost, jak se změní, pokud obrat vzroste o [předpoklad] %, a co to znamená pro potřebu financování.

Zakončete pákami pro snížení ČPK podle složek (klienti, zásoby, dodavatelé) s vyčísleným dopadem realistického zlepšení na MÝCH datech (např. platby o 10 dní dříve) a určete, čím začít vzhledem k mé situaci.

Hotovost firmy [název] je napjatá: aktuální zůstatek [částka], povolený kontokorent [částka]. Pomozte mi sestavit týdenní řízení na 13 týdnů. Očekávané příjmy: [seznam: klient, částka, pravděpodobné datum, spolehlivost]. Nadcházející výdaje: [mzdy, odvody, DPH, dodavatelé, nájmy, splátky úvěrů s daty a částkami].

Sestavte tabulku po týdnech: příjmy vážené spolehlivostí, výdaje seřazené podle kritičnosti (mzdy a odvody, daně, strategičtí dodavatelé, vyjednatelní dodavatelé), projektovaný zůstatek a označte týdny, kdy klesne pod [limit].

Pro kritické týdny navrhněte kroky: zrychlení inkasa (cílené urgence, zálohy), vyjednání odkladů s konkrétními partnery a možnosti splátkových kalendářů u institucí v obecné rovině. Zakončete týdenním rituálem aktualizace (20 min) a definujte 2 signály, kdy musím okamžitě kontaktovat účetního.

Pomáháte majiteli připravit rozhodnutí o uložení přebytku hotovosti. Neposkytujete investiční poradenství: strukturujete otázky a kritéria, rozhodnutí padne po poradě s bankou a účetním.

Kontext: [název firmy] má přebytek hotovosti [částka] nad rámec bezpečnostní rezervy. Horizont potřeby peněz: [např. 6 měsíců, 2 roky, neznámý]. Plánované projekty: [projekty].

Pomozte mi nejdříve rozhodnout: jaká částka zůstane nedotknutelná jako rezerva (navrhněte výpočet založený na měsíčních nákladech [částka] a volatilitě oboru), jaká částka je k uložení a na jak dlouho.

Připravte srovnávací tabulku pro řešení od banky: dostupnost prostředků, riziko ztráty, výnos po zdanění a poplatcích, daňové dopady ke konzultaci s účetním, sankce za předčasný výběr. Formát: jednostránkový zápis s vypočtenou rezervou a prázdnou tabulkou pro schůzku v bance.

Sestavte rozpočet na rok [rok] pro firmu [název], plánovaný obrat [částka], [počet] zaměstnanců, rozdělenou na [střediska nebo týmy]. Vstupní data: výsledky aktuálního roku po hlavních položkách [čísla], známé změny: [nábor, zvýšení nájmu, projekty, ukončení aktivit].

Strukturujte rozpočet podle středisek s relevantními položkami (mzdové náklady vč. odvodů, nástroje, subdodávky, cestovné, marketing...). U každé položky: částka loni, předpoklad změny jednou větou, rozpočtovaná částka, odpovědná osoba.

Rozlište fixní závazky (smluvní, krátkodobě neovlivnitelné) od variabilních nákladů a vypočítejte podíl každé skupiny. Přidejte zdůvodněnou rezervu na nepředvídané výdaje namísto skrytých marží v položkách.

Výstup: konsolidovaná tabulka a tabulky za střediska, seznam 10 nejdůležitějších předpokladů ke schválení a kalendář revizí (jak často, kdo co prezentuje).

Pomozte mi aktualizovat odhad výsledku (forecast) firmy [název] ke konci měsíce [aktuální měsíc]. Původní rozpočet: obrat [částka], náklady [částka], zisk [částka]. Skutečnost k dnešku: obrat [částka], náklady [částka]. Události od schválení rozpočtu: [získaný/ztracený klient, odložený nábor, nárůst cen].

Sestavte forecast: u obratu vyjděte ze skutečnosti a projektujte zbytek roku po položkách (stávající smlouvy, podepsané zakázky, pipeline vážená pravděpodobností: [pipeline]). U nákladů rozlište fixní závazky a ovlivnitelné výdaje a zahrňte uvedené události.

Prezentujte výsledek formou „mostu“: původní rozpočet, pozitivní vlivy, negativní vlivy, aktualizovaný odhad, každý rozdíl vysvětlen jednou větou. Upozorněte na křehké předpoklady, které by mohly výsledek změnit o více než [limit]. Zakončete rozhodnutími: seznam ovlivnitelných nákladů, které lze ještě v druhém pololetí zrušit.

Analyzujte odchylky skutečnosti od rozpočtu firmy [název] za období [období]. Data: [tabulka nebo seznam: položka, rozpočet, skutečnost]. Kontext: [události v období].

U každé odchylky nad [limit v Kč nebo %] určete její povahu: vliv objemu (více/méně práce), vliv ceny nebo jednotkového nákladu, vliv načasování (výdaj se posunul, nezmizel), chyba v rozpočtu nebo reálné plýtvání. Toto určení je klíčové: časový posun nevyžaduje stejnou akci jako plýtvání.

Prezentujte: tabulku odchylek s vysvětlením, přehled 3 hlavních problémů k řešení s nápravným opatřením a odpovědnou osobou, časové posuny k zahrnutí do forecastu a položky rozpočtu k opravě pro příští rok. Zakončete dopadem těchto odchylek na celoroční výsledek.

Sestavte plán tržeb na [období] pro firmu [název] na základě reálných dat, nikoliv jen procentuálního růstu. Data: stávající klienti a smlouvy [seznam s částkami a termíny obnovení], podepsané zakázky čekající na fakturaci [seznam], obchodní pipeline [případy, částky, fáze, pravděpodobnost], historická úspěšnost konverze [pokud znáte], kapacitní omezení [pokud existují].

Skládejte vrstvy podle míry jistoty: jisté tržby (stávající a podepsané), pravděpodobná obnovení smluv s rizikem u každého klienta, pipeline vážená pravděpodobností a nakonec vrstva nových neidentifikovaných obchodů podložená historií.

Porovnejte celkový součet s výrobní kapacitou a upozorněte na možný strop. Prezentujte: tabulku po vrstvách a měsících/čtvrtletích, seznam 10 nejcitlivějších předpokladů a pesimistický scénář (ztráta nejistých smluv, horší pipeline). Žádné číslo bez dohledatelného předpokladu.

Sestavte finanční část na 3 roky pro projekt [projekt: založení, nová aktivita] firmy [název]. Vstupní předpoklady: [prodejní cena, očekávaný objem 1. rok, jednotkové přímé náklady, fixní náklady, počáteční investice, vlastní kapitál].

Sestavte v tomto pořadí: plán počátečních investic a zdrojů financování, plánovaný výkaz zisku a ztráty po letech, měsíční cash flow pro 1. rok (to je klíčové pro přežití), bod zvratu v objemu i tržbách s odhadem měsíce jeho dosažení.

Pravidla: každé číslo vychází z uvedeného předpokladu, náběh v 1. roce je postupný a zdůvodněný, v cash flow jsou zohledněny splatnosti a DPH. Upozorněte na 3 předpoklady, jejichž nesplnění projekt ohrožuje, a navrhněte levný způsob jejich otestování. Celek bude sloužit jako podklad pro účetního.

Vypočítejte bod zvratu pro firmu nebo aktivitu [název]. Data: roční fixní náklady [částka a hlavní položky], průměrná prodejní cena [částka], jednotkový variabilní náklad [částka] (nebo marže na variabilních nákladech [sazba] %), sezónnost tržeb: [rozdělení].

Vypočítejte: marži na variabilních nákladech (jednotkovou i v %), bod zvratu v tržbách a v objemu (počet prodejů, fakturovaných dní nebo klientů) a přibližné datum v roce, kdy ho dosáhnu vzhledem k sezónnosti. Vysvětlete vzorce pro budoucí aktualizaci.

Otestujte citlivost: vliv zvýšení ceny o [předpoklad], snížení fixních nákladů o [předpoklad], zhoršení variabilních nákladů o [předpoklad]. Zakončete zhodnocením: co tento bod zvratu říká o stabilitě mého modelu a jaký je nejrealističtější způsob jeho snížení.

Vypočítejte vlastní náklady na [produkt nebo službu] prodávanou firmou [název]. Data: přímé náklady [materiál, nákupy, subdodávky na jednotku], časová náročnost na jednotku [hodiny a profily], mzdové náklady zapojených osob [superhrubá mzda], roční nepřímé náklady [částka: nájem, nástroje, administrativa], roční objem produkce/prodeje [objem], reálný produktivní čas týmů [pokud znáte, jinak navrhněte opatrný odhad].

Nejdříve vypočítejte jednotkový přímý náklad, poté náklad na odpracovanou hodinu včetně neproduktivního času (dovolené, administrativa) a nakonec podíl nepřímých nákladů se zdůvodněným klíčem rozdělení.

Prezentujte úplné vlastní náklady, porovnejte je s aktuální prodejní cenou [cena] a vypočítejte reálnou marži. Upozorněte na nejisté položky a vliv 10% chyby u každé z nich. Navrhněte 2 cesty ke snížení nákladů bez dopadu na kvalitu.

Pomozte mi stanovit cenu pro [produkt nebo službu] firmy [název]. Data: úplné vlastní náklady [částka], ceny na trhu [zjištěné rozmezí a konkurence], hodnota pro klienta [co klient získá nebo ušetří], zamýšlená pozice [levný, standard, prémiový], kapacitní omezení [výroba nebo prodej].

Propojte tři pohledy: minimální cena vycházející z nákladů s přijatelnou marží [sazba], tržní cena se zdůvodněním pozice v rozmezí, cena na základě hodnoty (pokud je prokazatelná).

Navrhněte cílovou cenu s argumentací a dvě varianty struktury: jednotná cena nebo 2–3 úrovně (balíčky) s obsahem každé z nich. Vypočítejte pro každou možnost jednotkovou marži a objem nutný k dosažení cílů [obrat nebo zisk]. Zakončete 3 větami pro obhajobu ceny před klientem a určete limit slevy, pod který nepůjdete.

Připravte měsíční report firmy [název] určený pro [příjemci: společníci, investoři]. Čísla za měsíc: obrat [částka] (vs. rozpočet [částka], vs. loni [částka]), marže [částka nebo %], náklady [částka], hotovost na konci měsíce [částka], počet zaměstnanců [počet]. Hlavní události: [události měsíce, dobré i špatné].

Strukturujte na jednu stranu: shrnutí ve 3 větách (zdraví firmy, varovný bod, očekávané rozhodnutí), tabulka klíčových ukazatelů se srovnáním, věcný komentář ke každé významné odchylce, cash flow a výhled na 3 měsíce, milníky a příští kroky.

Pravidla: žádné skrývání nepříznivých odchylek, zákaz prázdného optimismu bez důkazů, jasné označení mimořádných položek. Zakončete otázkou, na kterou má tento report společníkům odpovědět, a ověřte, zda tak činí.

Zorganizujte měsíční závěrku firmy [název], účetnictví vedené [interně/externě] v [nástroj]. Cíl: spolehlivá čísla dostupná do [počet] pracovních dnů po skončení měsíce. Dnes: [stav, např. data jsou až 20. v měsíci, pokaždé jiná kvalita].

Sestavte checklist závěrky: uzavření vydaných faktur (cut-off), evidence nákupů období i bez faktury, párování banky, pokladna, cestovní náhrady, zjednodušené časové rozlišení ke konzultaci s účetním, finální kontroly (marže měsíce vs. obvyklá, náklady vs. rozpočet).

U každého úkolu určete: odpovědnou osobu, cílový den (D+1, D+3...), zdroj dat a kontrolu dokončení. Rozlište rychlou měsíční závěrku (akceptované odhady) od přísné roční závěrky. Navrhněte harmonogram a 3 kroky k trvalému dodržení termínu.

Připravte podklady pro roční závěrku firmy [název], účetní období končí [datum], účetnictví [interní/externí]. Můj cíl: přijít na schůzku s kompletní složkou, ušetřit čas a zajistit správnost bilance.

Sestavte seznam položek k doložení: bankovní potvrzení k rozvaze, inventura zásob s metodou ocenění, přehled pohledávek s identifikací a doložením těch rizikových, seznam přijatých faktur po splatnosti, náklady a výnosy příštích období, přehled úvěrů, pokladna, vyúčtování služebních cest, probíhající spory.

U každé položky uveďte: požadovaný dokument, kdo ho u mě připraví a na co si dát pozor. Přidejte seznam bodů, které mám účetnímu aktivně sdělit (neobvyklé události roku: [události]). Formát: checklist podle položek se stavem, zahájení [počet] týdnů před závěrkou.

Pomozte mi připravit podklady pro závěrkové operace firmy [název] k [datum]. Účtování neprovádím sám: připravuji podklady pro účetního, který je prověří a zaúčtuje.

Veďte mě po kategoriích: dohadné položky pasivní (služby a dodávky přijaté před závěrkou, faktura přijde později: kde je hledat v oboru [činnost], jak je vyčíslit), dohadné položky aktivní (dodáno/provedeno, nefakturováno), náklady příštích období (předplatné, pojištění, nájmy přesahující rok), výnosy příštích období, opravné položky (spory: [spory], rizikové pohledávky s historií upomínek).

U každé kategorie uveďte: definici jednou větou, 3 příklady v mém kontextu, způsob vyčíslení, doklad k přiložení. Výstup: tabulka po kategoriích (položka, odhadovaná částka, doklad, komentář) připravená k odeslání účetnímu.

Pomáháte majiteli provést kontrolu přiznání k DPH před odesláním. Přiznání nesestavujete a nedáváte daňové rady: poskytujete logické kontroly, finální schválení je na účetním.

Kontext: [název firmy], plátce DPH, přiznání za [období]. Připravená čísla: DPH na výstupu [částka] z obratu [částka], DPH na vstupu [částka] z nákupů [částka]. Zvláštní položky: [např. pořízení z EU, přenesená daňová povinnost, velká investice, dobropisy].

Proveďte kontroly: vazba DPH na výstupu vs. obrat podle sazeb, vazba DPH na vstupu na objem nákupů, porovnání s předchozími obdobími a vysvětlení výkyvů, řešení uvedených zvláštních položek (k ověření s účetním), křížová kontrola s účetnictvím.

Formát: checklist s výsledkem vyhovuje/nevyhovuje/prověřit a seznam bodů k dotazu na účetního před odesláním.

Pomáháte majiteli připravit diskuzi o režimu DPH s účetním. Režim nedoporučujete: vyjasňujete kritéria a připravujete otázky, rozhodnutí padne s odborníkem.

Kontext: [název firmy], [činnost], roční obrat [částka] ([očekávaný vývoj]), klienti [firmy, lidé, export], plánované investice [investice], aktuální stav [režim nebo vznik].

Vysvětlete jednoduše logiku: limit pro povinnou registraci (aktuální výše), rozdíl mezi měsíčním a čtvrtletním plátcem, a co každá varianta znamená pro mě: cash flow (odvod DPH vs. vratka z investic), administrativa, image před firemními klienty.

Připravte seznam otázek pro účetního s mými čísly a podklady pro schůzku. Upozorněte na situace v mém kontextu, které vyžadují pozornost ([export, zahraniční klienti, kombinace činností]). Formát: jednostránková příprava.

Pomáháte majiteli připravit podklady pro účetního ohledně DPH u přeshraničních obchodů. Zůstáváte v obecné rovině: žádné pevné sazby ani limity, ty potvrdí odborník.

Kontext: [název firmy] realizuje [typy toků: prodej zboží lidem v EU, služby firmám v EU, prodej mimo EU, nákupy z EU, prodej přes tržiště]. Přibližné objemy podle zemí: [rozdělení]. Aktuální stav: [např. vše fakturováno s českou DPH, DIČ pro EU přiděleno/nepřiděleno, registrace v OSS ano/ne].

Pomozte mi zmapovat každý tok: povaha (zboží/služba), klient (firma/nepodnikatel), země a otázka DPH v obecné rovině (místo plnění, reverse-charge, režim jednoho správního místa OSS, evidenční povinnosti).

Výstup: tabulka toků s připojenou otázkou, seznam ověření (platnost DIČ v VIES, limity pro prodej na dálku) a strukturované dotazy na účetního. Žádné definitivní závěry, pouze příprava podkladů.

Sestavte směrnici o cestovních náhradách a drobných výdajích pro firmu [název], [počet] zaměstnanců, z toho [profese: obchodníci, konzultanti, vedení]. Aktuální stav: [např. žádná psaná pravidla, proplácení nahodilé, neshody u některých výdajů]. Používaný nástroj: [nástroj nebo tabulka].

Vypracujte směrnici na 1–2 strany pokrývající: proplácené kategorie (stravné, ubytování, doprava, náhrady za auto s odkazem na vyhlášku bez konkrétních sazeb), navržené limity se zdůvodněním ke schválení vedením, požadované doklady (faktura na firmu, účel cesty, seznam hostů u reprezentace), termíny pro odevzdání, schvalovací proces (kdo schvaluje komu, včetně majitele), řešení specifických případů ([vlastní případy]).

Tón: jasný a profesionální, pravidla chrání všechny. Přidejte rámeček „5 nejčastějších chyb, kvůli kterým nebude výdaj proplacen“. Daňové dopady nechte potvrdit účetním.

Nastavte systém kontroly vyúčtování pro firmu [název]: [počet] dokladů měsíčně, platná pravidla: [hlavní limity, doklady]. Důvod: [např. rostoucí objem, podezření na duplicity, správná praxe].

Navrhněte přiměřený plán kontroly: rychlá systematická kontrola 100 % dokladů (přítomnost dokladu, dodržení limitu, počty) a hloubková kontrola na vzorku nebo při varovných signálech.

Seznamte mě se signály k prověření: možné duplicity (stejná částka, datum, dva lidé nebo dva měsíce), výdaje těsně pod limitem, nečitelné doklady, výdaje o víkendech a svátcích, kilometry neodpovídající schůzkám, neobvyklý podíl hotovosti. U každého signálu uveďte: jak ho zjistit v [nástroj/tabulka] bez předjímání viny.

Popište postup při zjištění anomálie: neutrální žádost o vysvětlení, oprava, eskalace při opakování. Formát: měsíční checklist kontroly + tabulka sledování anomálií.

Zorganizujte proces nákupu a schvalování přijatých faktur pro firmu [název], [počet] zaměstnanců, [počet] faktur měsíčně. Aktuální problémy: [např. faktury bez objednávky, riziko dvojí úhrady, urgence dodavatelů kvůli zdlouhavému schvalování].

Popište cílový proces: požadavek na nákup a schválení PŘED objednáním nad [limit] (kdo může co objednat, do jaké výše), potvrzení převzetí/služby osobou, která objednala, párování faktura-objednávka-příjemka před platbou, platební kalendář (dodržování splatnosti, ani dříve, ani později), archivace.

U každého kroku určete: odpovědnost, termín a kontrolu anomálií: faktura bez objednávky, rozdíl v částce nad [tolerance], neznámý dodavatel, změna čísla účtu (systémové ověření jiným kanálem – prevence podvodu). Přizpůsobte proces mé velikosti bez zbytečné byrokracie. Formát: schéma procesu + tabulka schvalovacích limitů + 5 kontrol proti podvodům.

Připravte vyjednávání platebních podmínek firmy [název] s dodavateli. Kontext: [důvod: napjaté cash flow, růst, roční revize]. Hlavní dodavatelé: [seznam: dodavatel, roční objem nákupu, aktuální podmínky, délka vztahu, vzájemná závislost].

U každého dodavatele vyhodnoťte mou pozici: váha mých nákupů u něj, dostupné alternativy, kvalita mé platební historie (dobře platící klient vyjednává lépe) a co mohu nabídnout protihodnotou (příslib objemu, částečná exkluzivita, garance včasných plateb).

Připravte pro 3 prioritní jednání: cíl (cílová splatnost, skonto při rychlé platbě, ceny), úvodní scénář, možné ústupky v pořadí, bod zlomu a formulaci požadavku v rámci zákonných limitů splatnosti mezi podnikateli v ČR.

Formát: vyjednávací karta pro každého dodavatele na půl strany.

Zorganizujte kompletní revizi fixních nákladů firmy [název], celkem [částka] ročně. Zde je seznam: [položky: typ, dodavatel, roční částka, datum ukončení/obnovy smlouvy]. Cíl: [např. snížit o X % bez dopadu na provoz].

U každé položky aplikujte mřížku: k čemu konkrétně slouží, co se stane při zrušení, kdy se smlouva obnovuje (propásnuté výpovědní lhůty stojí peníze), odpovídá cena trhu, existuje levnější alternativa dostatečné kvality.

Rozdělte do 4 rozhodnutí: ponechat, vyjednat (s argumentem a termínem), optimalizovat (změna rozsahu/objemu), zrušit (s termínem výpovědi). Vyčíslete roční úsporu u každého rozhodnutí a celkem, s označením úspor s odloženým efektem.

Formát: revizní tabulka + kalendář termínů pro vyjednávání na 12 měsíců + 3 prioritní úkoly pro tento týden.

Proveďte audit předplatných a opakovaných nákladů firmy [název], [počet] zaměstnanců. Dostupné zdroje: [bankovní výpisy, faktury, seznam nástrojů]. Zde je to, co jsem identifikoval: [seznam: nástroj/služba, cena, periodicita, počet licencí, uživatel].

Sestavte kompletní inventuru a pomozte mi najít chybějící položky: neidentifikované platby na výpisech, předplatná sjednaná bývalými zaměstnanci, nástroje placené dvakrát různými týmy, zapomenuté roční obnovy.

U každé položky posuďte: reálné využití (kdo, jak často), funkční duplicita s jiným nástrojem, placené vs. aktivní licence, vhodnost tarifu. Rozdělte na: ponechat, snížit počet licencí, změnit tarif, sloučit s jiným nástrojem, zrušit.

Vyčíslete roční úsporu a uveďte postup zrušení (výpovědní lhůta, export dat, informování uživatelů). Zakončete pravidlem pro schvalování nových předplatných. 

Analyzujte ziskovost podle klientů firmy [název]. Data: [seznam hlavních klientů s ročním obratem], přiřaditelné přímé náklady [pokud znáte], a skryté náklady, které tuším: čas na správu a komunikaci [nároční klienti], reálná splatnost [zpoždění u klientů], poskytnuté slevy, požadavky nad rámec smlouvy nefakturované.

Vypočítejte pro každého klienta reálnou marži: obrat po slevách, minus přímé náklady, minus ocenění času na správu (navrhněte metodu odhadu s hodinovou sazbou [sazba]), minus náklady na pozdní platby.

Rozdělte klienty do 4 skupin: ziskoví k rozvoji, ziskoví k udržení, nízká marže k úpravě ceny/pravidel, ztrátoví. Pro poslední dvě skupiny navrhněte: konkrétní akci (zvýšení ceny, fakturace víceprací, úprava rozsahu, ukončení spolupráce) a scénář rozhovoru. Upozorněte na chybějící data, která ovlivňují přesnost.

Pomozte mi rozhodnout pro firmu [název]: máme [funkci/úkol, např. účetnictví, výrobu dílu X, zákaznickou podporu] zajišťovat interně, nebo externě? Objem: [objem]. Možnosti: nábor nebo interní čas [očekávaný náklad], dodavatel [nabídka nebo odhad].

Porovnejte úplné náklady, nikoliv jen ty zjevné. Interně: superhrubá mzda, vybavení, školení, management, náklady na zástupnost, náběh znalostí. Externě: cena dodavatele, interní čas na řízení dodavatele (který nikdy nezmizí), náklady na přechod, závislost.

Přidejte nefinanční kritéria s váhou: kritičnost funkce, důvěrnost, požadovaná rychlost reakce, vratnost rozhodnutí, riziko ztráty know-how.

Prezentujte: tabulku srovnání ročních nákladů s předpoklady, bod zvratu v objemu (kdy se vyplatí interní řešení), zdůvodněné doporučení a podmínky pro revizi rozhodnutí za rok.

Posuďte následující investici pro firmu [název]: [investice, např. stroj, software, auto] za cenu [částka] (plus vedlejší náklady: instalace, školení, údržba). Očekávané přínosy: [úspora času, vyšší kapacita, vyhnutí se nákladům], odhadovaná životnost: [doba].

Sestavte výpočet: celkové náklady na pořízení a vlastnictví (TCO) po dobu životnosti, roční přínosy vyčíslené na mých datech ([sazby, objemy]) s opatrnými předpoklady, prostá doba návratnosti a srovnání se scénářem „nic nedělat“, který má také své náklady ([poruchy, ztracený čas, omezená kapacita]).

Pravidla: žádné nevyčíslené „strategické“ přínosy ve výpočtu (uveďte je zvlášť), citlivostní analýza pro případ, že přínosy budou o 30 % nižší. Zakončete: co naznačují čísla, možnosti financování k prověření s bankou a účetním, a ukazatel pro sledování po nákupu, zda se sliby plní.

Pomozte mi dát do pořádku evidenci majetku firmy [název]. Kontext: [stav, např. tabulka se nevede, rozdíly mezi účetnictvím a realitou, vyřazený majetek je stále v knihách]. Typy majetku: [IT, stroje, auta, vybavení].

Sestavte registr: u každé položky uveďte informace k evidenci (přesný název, datum a cena pořízení, číslo faktury, umístění, uživatel, stav). Doby a výpočty odpisů jsou věcí účetního: mým úkolem je dodat mu přesný základ.

Zorganizujte fyzickou inventuru: jak ji provést po zónách, jak ji spárovat s účetním soupisem a jak doložit rozdíly (majetek k vyřazení, nalezený neevidovaný majetek, chybějící položky).

Formát: vzor registru v tabulce, postup inventury, proces zařazení a vyřazení majetku (kdo hlásí, s jakým dokladem) a rituál ročního odsouhlasení s účetním před závěrkou.

Pomáháte majiteli zmapovat expozici vůči měnovému riziku v obecné rovině: rozhodnutí o zajištění padnou s bankou a účetním.

Kontext: [název firmy] fakturuje [částky a měny v prodejích] a platí [částky a měny v nákupech], s prodlevou mezi objednávkou a platbou [délka]. Stav: [např. žádné řízení, směna dle aktuálního kurzu, marže klesá při pohybu kurzu].

Pomozte mi nejdříve změřit čistou expozici podle měn: příjmy minus výdaje, v jakém horizontu, a co by změna kurzu o [předpoklad] % znamenala pro mou roční marži na mých číslech.

Prezentujte hlavní přístupy: vědomé nepodnikání kroků, fakturace v CZK s přenesením rizika na klienta (obchodní dopad), přirozené zajištění (párování nákupů a prodejů v téže měně), bankovní zajištění k prověření (otázky na cenu, závaznost a jednoduchost).

Formát: tabulka expozice, vyčíslený dopad kurzové změny a seznam otázek pro bankéře. Žádná spekulativní doporučení.

Navrhněte finanční řízení pro [e-shop], který prodává [produkty] přes [kanály: vlastní web, tržiště], [počet] objednávek měsíčně, průměrný košík [částka]. Nástroje: [prodej, platby, účetnictví]. Priorita: [např. ziskovost reklamy, řízení zásob].

Definujte ukazatele pro tento model: marže po variabilních nákladech na objednávku (cena minus nákup, doprava, balné, poplatky za platbu a tržiště, marketing na objednávku), míra vratek a jejich úplný náklad, celoživotní hodnota klienta (LTV), obrátka a krytí zásob, hotovost vázaná v zásobách, podíl kanálů na marži (nejen na obratu).

U každého ukazatele: vzorec, zdroj dat, frekvence, varovný limit na mých číslech. Upozorněte na pasti: obrat maskující ztrátu po reklamě, slevy ničící marži, zásoby zvyšující zdánlivý zisk. Formát: jednostránkový dashboard + týdenní rituál vyhodnocení.

Navrhněte finanční řízení pro [agenturu/poradenskou firmu], [počet] lidí, z toho [počet] produktivních, obrat [částka], prodávající [služby: paušál, projekt, hodiny]. Priorita: [např. klesající marže, závislost na klientovi, výhled na 3 měsíce].

Definujte ukazatele pro tento model: vytíženost týmu (fakturovaný čas vs. disponibilní čas), reálná průměrná hodinová sazba vs. ceníková (rozdíl tvořen slevami a neplacenými vícepracemi), marže na projekt/klienta, podíl opakovaných tržeb, backlog (zásobník práce) v měsících, pohledávky a zpoždění, závislost na největším klientovi v % obratu.

U každého ukazatele: vzorec, zdroj ([nástroje: výkaz času, fakturace, účetnictví]), frekvence, limit pro mé čísla. Vysvětlete 3 tiché zabijáky modelu: „over-servicing“ u fixních cen, nefakturovaný čas seniorů, nečekaná hluchá místa. Formát: měsíční dashboard + 3 klíčové otázky pro každý měsíc.

Moje banka žádá průběžné výsledky firmy [název] k [datum] kvůli [důvod: žádost o úvěr, roční revize, obnova limitů]. Připravte se mnou podklady. Samotné výkazy sestaví nebo potvrdí účetní: mým úkolem je připravit data a komentář.

Seznamte mě s tím, co musím zajistit před předáním účetnímu: kompletní fakturace k datu, zaevidované nákupy období, stav zásob, spárovaná banka, vyčištěné pohledávky od sporů.

Připravte manažerský komentář k výsledkům: vývoj období vs. loni s vysvětlením ([události]), ziskovost a označení mimořádných položek, cash flow a sezónnost (pokud výsledky padají do sezónního útlumu, vysvětlete to na číslech), konkrétní výhled ([zakázky, nové smlouvy]).

Formát: checklist přípravy + osnova komentáře na jednu stranu, věcný tón, bez přikrašlování: bankéř srovnává s výpisy, které už má.

Sestavte měsíční finanční report firmy [název] pro poradu vedení dne [datum]. Publikum: [účastníci, i nefinančníci]. Čísla za měsíc: [obrat, marže, náklady, hotovost vs. rozpočet a vs. loni]. Události: [hlavní fakta]. Rozhodnutí k přijetí: [např. schválit nábor, zmrazit výdaj, urgovat klienta].

Strukturujte na max. jednu stranu: hlavní sdělení ve 2 větách na úvod (kam směřujeme), 3 klíčová čísla se srovnáním a vysvětlením, hlavní varovný bod s vyčísleným dopadem při nečinnosti, a požadovaná rozhodnutí formulovaná k hlasování (varianta A, varianta B, doporučení).

Pravidla psaní: srozumitelný slovník (odborné termíny vysvětlete v závorce při prvním použití), žádná tabulka nad 5 řádků, žádné číslo bez srovnání, žádné zjištění bez návrhu akce. Report musí být čitelný do 3 minut před poradou.

Proveďte diagnostiku rozdělení kompetencí ve firmě [název], [počet] zaměstnanců. Aktuální stav citlivých funkcí: [kdo co dělá: zadávání faktur, schvalování plateb, přístup k účtům, zakládání dodavatelů, správa mezd, manipulace s hotovostí, vyúčtování].

Identifikujte rizikové kumulace v mém nastavení: stejná osoba zakládá dodavatele a schvaluje mu platby, zadává a páruje banku, spravuje mzdy bez kontroly druhého stupně, přístup k účtu bez duálního schvalování nad limit.

V malé firmě nelze vše oddělit: navrhněte pro každé riziko reálnou kompenzační kontrolu, např. duální autorizace plateb nad [limit], měsíční revize majitelem (noví dodavatelé a změny účtů, výpis plateb, dobropisy), ověřování změn účtů jiným kanálem.

Formát: tabulka riziko, aktuální stav, navržená kontrola, kdo, jak často. Věcný tón: tyto kontroly chrání i poctivé zaměstnance před podezřením.

Zorganizujte třídění a archivaci účetních dokladů firmy [název]. Aktuální stav: [např. faktury roztroušené v mailech, šuplících a na disku, časové ztráty při požadavcích účetního, chybějící doklady]. Objem: [počet] dokladů měsíčně, nástroje: [účetnictví, cloud, vyhrazený mail].

Navrhněte jednoduchý a udržitelný systém: struktura složek podle let a typu (prodej, nákup, banka, mzdy, daně, smlouvy, vyúčtování), systém pojmenování souborů (datum, dodavatel/klient, částka), jednotné místo vstupu (jedna adresa nebo složka, kam jde vše, i od kolegů), týdenní rituál třídění v délce [čas].

Uveďte obecné lhůty pro uchovávání (účetní a daňové doklady se uchovávají několik let, přesné lhůty potvrdí účetní) a princip průkaznosti digitálních faktur ke konzultaci s ním.

Formát: vzorová struktura, pravidla pojmenování s 5 příklady, checklist týdenního rituálu a postup pro zpracování restů v [počet] blocích.

Připravte podklad pro vysvětlení výsledovky (výkazu zisku a ztráty) firmy [název] pro [publikum: manažeři, tým] při příležitosti [porada, onboarding]. Reálná nebo zaokrouhlená čísla: obrat [částka], nákupy a služby [částka], mzdové náklady [částka], ostatní náklady [částka], výsledek [částka]. Cíl: [např. aby každý pochopil, kam jdou peníze a co může ovlivnit].

Sestavte jednoduché vysvětlení formou kaskády: ze 100 Kč utržených od klienta, kolik jde na nákupy, kolik na lidi, kolik na provoz a kolik zbude. Přeložte pojmy do běžné řeči pomocí přirovnání, bez žargonu (vysvětlete rozdíl mezi ziskem a hotovostí na příkladu z oboru).

Propojte každou položku s každodenním rozhodováním účastníků: co znamená sleva, nefakturovaná hodina nebo plýtvání v měřítku celého roku na mých číslech.

Formát: osnova prezentace na max. 8 slidů, číselná kaskáda, 3 kvízové otázky pro ověření pochopení a pravděpodobné záludné otázky publika s upřímnými odpověďmi.