פרומפטים ל-חשבונאות וכספים

עזור לי לבנות תחזית תזרים מזומנים ל-12 חודשים עבור [שם העסק], בתחום [פעילות] עם מחזור שנתי של כ-[מחזור]. נתוני פתיחה: יתרת מזומנים נוכחית [סכום], תקבולים חודשיים ממוצעים [סכום] עם ימי אשראי לקוחות ממוצעים של [ימים], הוצאות קבועות חודשיות [סכום], התחייבויות ידועות: [מע"מ, ביטוח לאומי, מס הכנסה, הלוואות, משכורות].

בנה טבלה חודשית: תקבולים (בהתחשב בפער הגבייה), תשלומים לפי קטגוריות עיקריות, יתרה חודשית ותזרים מצטבר. פרט את כל הנחות העבודה כדי שאוכל לעדכן אותן.

הוסף תרחיש פסימי (ירידה של 20% בהכנסות, עיכוב של 15 יום בגבייה) וסמן את החודשים בהם התזרים יורד מתחת ל-[סף התראה]. סיים ב-3 פעולות לביצוע לפני חודשי הלחץ. מסמך זה יוצג לאישור רואה החשבון שלי.

נסח סדרה מלאה של תזכורות עבור חשבונית שלא שולמה בסך [סכום] כולל מע"מ שהוצאה על ידי [שם העסק] ל-[לקוח], בפיגור של [מספר ימים] ימים. היסטוריית התקשרות: [הקשר, למשל: לקוח ותיק שמשלם בזמן / לקוח חדש].

הפק 4 מכתבים: תזכורת 1 (7 ימים מהפיגור, ידידותית, הנחה שמדובר בשכחה), תזכורת 2 (21 ימים, נחושה, תזכורת לגבי ריביות פיגורים לפי ההסכם), תזכורת 3 (35 ימים, הודעה על צעדים הבאים: עצירת שירות, העברה לטיפול משפטי), מכתב התראה לפני נקיטת הליכים (45 ימים, בדואר רשום, כולל: סימוכין לחשבונית, סכום, מועד אחרון לתשלום והשלכות).

כל מכתב צריך להיות קצר, ענייני, ללא תוקפנות וללא התנצלות. הוסף תסריט לשיחת טלפון לביצוע בין תזכורת 1 ל-2.

נתח את הרווחיות של [שם העסק] על בסיס הנתונים הבאים: תחומי פעילות או שירותים: [רשימת פעילויות עם מחזור ועלויות ישירות לכל אחת], הוצאות עקיפות שנתיות: [סכום וסוג], הערכת זמן מושקע לכל פעילות: [חלוקה].

חשב עבור כל פעילות: רווח גולמי, אחוז רווח על עלויות ישירות, תרומה לכיסוי הוצאות קבועות, והערכת רווח נקי לאחר חלוקת הוצאות עקיפות (הצע מפתח חלוקה ונמק אותו). הצג טבלה השוואתית וסווג את הפעילויות ל-3 קבוצות: לפיתוח, לשימור, לבחינה מחדש או תמחור מחדש.

עבור הקבוצה של "בחינה מחדש", הצע אפשרויות קונקרטיות (העלאת מחיר, הפחתת עלויות ייצור, ביטול הפעילות) עם הערכת ההשפעה של כל אחת. ציין נתונים חסרים שעלולים להחליש את הניתוח.

אני מנהל את [שם העסק], [סוג התאגדות: חברה בע"מ/עוסק מורשה] במגזר [תחום], ואני מתכונן לפגישת המאזן השנתי עם רואה החשבון שלי. נתוני מפתח לשנה החולפת: מחזור [סכום] ([שינוי] לעומת שנה קודמת), רווח [סכום], יתרת מזומנים [סכום]. נושאים שמעסיקים אותי: [נושאים, למשל: עלייה בהוצאות הנהלה וכלליות, משיכות בעלים, השקעות מתוכננות].

הכן: רשימה של 10 שאלות מסווגות לפי נושאים (ניתוח המאזן, היבטי מס, דיבידנדים ושכר, מימון [פרויקט]), רשימת מסמכים ונתונים שעלי להביא, ועבור כל שאלה - מה צריכה לכלול תשובה טובה כדי שאוכל להעמיק אם התשובה תהיה כללית מדי.

הוסף מילון מונחים של 8 מושגים שאני עשוי לשמוע (EBITDA, תזרים מפעילות שוטפת, הון חוזר...) מוסברים במשפט אחד, עם יישום על הנתונים שלי במידת האפשר.

עצב לוח בקרה (Dashboard) ניהולי חודשי עבור [שם העסק], בתחום [פעילות], [מספר] עובדים, מחזור שנתי [סכום]. האתגרים המרכזיים שלי השנה: [אתגרים, למשל: שמירה על תזרים, שיפור הרווחיות, צמצום תלות בלקוח מרכזי].

בחר מקסימום 8 מדדים (KPIs) הקשורים ישירות לאתגרים אלו. עבור כל מדד: הגדרה מדויקת ונוסחת חישוב, מקור הנתונים ([כלים זמינים: חשבונית ירוקה, בנק, מערכת הנהלת חשבונות]), תדירות עדכון, יעד רצוי וסף התראה המותאמים לעסק שלי.

ארגן את הלוח ב-3 בלוקים: פעילות (מכירות, צנרת מכירות), רווחיות (מרווחים, הוצאות), ותזרים (יתרה, חובות לקוחות, פיגורי תשלום). תאר שגרת קריאה חודשית של 30 דקות: באיזה סדר לקרוא, אילו שאלות לשאול, ומתי להפעיל תוכנית פעולה.

אתה מסייע למנהל [שם העסק], [חברה בע"מ/עוסק מורשה], [רשום במע"מ], המוכר [מוצרים או שירותים] ל-[קהל לקוחות: עסקים, פרטיים או שניהם]. להלן הפרטים המופיעים כיום בדגם החשבונית שלי: [הדבק את הפרטים מהדגם].

הכן צ'קליסט מלא של פרטי החובה בחשבונית מס/קבלה בישראל (פרטי העסק והלקוח, מספר עוסק מורשה/ח.פ, מספור רציף, תאריך, פירוט שורות, מע"מ בנפרד, תנאי תשלום). עבור כל פרט: ציין אם קיים / חסר / דורש תיקון בדגם שלי, עם הנוסח המדויק להוספה.

ציין פרטים ספציפיים למצבי ([פטור ממע"מ, שירותים לחו"ל, מכירה לפרטיים]) תוך שמירה על כלליות במקרה של ספק. סיים בגרסה מתוקנת של אזור התחתית של החשבונית, מוכנה להעתקה. יש לאשר את התוצאה הסופית מול רואה החשבון לפני השימוש.

עזור לי להגדיר את תנאי התשלום שיופיעו בהצעות המחיר של [שם העסק], המוכר [שירותים או מוצרים] בסכום ממוצע של [סכום] ל-[סוג לקוחות]. מצב נוכחי: [תנאים נוכחיים, למשל: שוטף + 30 ללא מקדמה, פיגורים תכופים].

הצע סט תנאים מלא: מקדמה בעת ההזמנה (אחוז מנומק לפי מחזור הייצור של [זמן]), לוח תשלומים לסכומים מעל [סף], מועד תשלום היתרה, הנחת מזומן לתשלום מוקדם עם חישוב העלות הריאלית שלה, וקנסות פיגורים כפי שמופיע בחוק או בחוזה.

עבור כל בחירה: הנוסח המדויק להכנסה להצעה, ההשפעה הצפויה על התזרים, והסיכון המסחרי הנלווה. השווה בין שתי גרסאות: גרסה סטנדרטית וגרסה זהירה ללקוחות חדשים. סיים ב-3 שאלות שעלי לשאול את עצמי לפני מתן תנאים חריגים ללקוח שמנהל משא ומתן.

בנה את תהליך החיוב המלא של [שם העסק], בתחום [פעילות], [כמות] חשבוניות בחודש, המנוהל כיום על ידי [מי ובאילו כלים]. בעיות שזוהו: [בעיות, למשל: חשבוניות יוצאות באיחור, הצעות חתומות שלא חויבו, שכחה של תזכורות גבייה].

תאר את המסלול הרצוי שלב אחר שלב: הוצאת הצעת מחיר, אישור וחתימה, הפעלת החיוב (בהזמנה, באספקה, לפי התקדמות), הוצאת החשבונית תוך זמן מקסימלי מהאירוע המזכה, שליחה ומעקב קבלה, גבייה והתאמה, והפעלה אוטומטית של תזכורות.

לכל שלב הגדר: אחראי, יעד זמן, כלי תומך, והבקרה שמזהה תקלות (למשל: התאמה חודשית בין הצעות חתומות לחשבוניות שהוצאו). זהה את 3 נקודות הכשל הסבירות ביותר בארגון שלי והצע פתרון לכל אחת. פורמט: טבלת מסלול + רשימת בקרות חודשיות, מקסימום עמוד אחד.

הנחה אותי בביצוע התאמת בנקים חודשית עבור [שם העסק]. הקשר: [מספר] חשבונות בנק, הנהלת חשבונות ב-[כלי], כ-[כמות] תנועות בחודש. מצב: [למשל: התאמה שמעולם לא בוצעה באופן רשמי, הפרשים לא מוסברים, פיגור של מספר חודשים].

פרט את השיטה שלב אחר שלב: מסמכים לאיסוף, סדר הפעולות, בדיקת תנועות וזיהוי הפרשים. סווג את ההפרשים הנפוצים: צ'קים שהוצאו וטרם נפרעו, הפקדות בדרך, עמלות בנק שלא נרשמו, הוראות קבע לא מזוהות, כפילויות ברישום, וכיצד לטפל בכל אחד.

ספק מודל לדוח התאמה: יתרת בנק, יתרת ספרים, רשימת פריטים בהתאמה, והפרש סופי שחייב להיות אפס. הוסף כלל לטיפול בהפרש שנותר (מאיזה סכום להעמיק בבדיקה, למי לדווח). סיים בצ'קליסט של 10 דקות לביצוע כל חודש כדי למנוע הצטברות פיגורים.

עזור לי לעשות סדר בהתאמות (Lettrage) בכרטיסי הלקוחות של [שם העסק]. הקשר: [כמות] חשבוניות בחודש, תשלומים מתקבלים ב-[אמצעי תשלום], הנהלת חשבונות ב-[כלי]. תסמינים: [למשל: תשלומים שלא שויכו לחשבוניות, יתרות לקוחות שגויות, זיכויים שלא מומשו, הפרשים של אגורות בכל מקום].

הצע תהליך ניקוי בשלבים: הוצאת דוח יתרות לא מותאמות, מיון לפי ותק וסכום, כללי שיוך לתשלומים לא ברורים (חסר סימוכין, תשלום מרוכז לכמה חשבוניות, תשלום יתר), טיפול בהפרשים קטנים (עיגולים, עמלות) עם סף למחיקה באישור רואה חשבון.

ספק פורמט לטבלת מעקב ניקוי: שם לקוח, סכום לא מותאם, ותק, סיבה שזוהתה, פעולה לביצוע וסטטוס. סיים ב-3 כללי רישום להטמעה כדי שהבעיה לא תחזור (דרישת סימוכין בחשבונית, שיוך ביום קבלת התשלום, סקירה חודשית).

נתח את דוח גיול החובות של [שם העסק]: [הדבק את הדוח או רשימה: לקוח, סכום, ימי פיגור]. יתרת חוב כוללת: [סכום]. מחזור שנתי: [סכום]. תנאי תשלום סטנדרטיים: [ימים].

הפק: חלוקת החוב לפי תקופות (טרם הגיע מועד הפירעון, 1-30 יום, 31-60, 61-90, מעל 90), ריכוזיות סיכון (חלקם של 5 החובות הגדולים ביותר), ורשימת מצבים חריגים: לקוחות מעל [סף] ימים, לקוחות שקצב הפיגור שלהם מחמיר, סכומים קטנים וישנים ש"מלכלכים" את הדוח.

לכל קטגוריה, הצע את הפעולה המתאימה: תזכורת פשוטה, שיחת טלפון, עצירת אספקה, מכתב התראה, או העברה לחובות מסופקים באישור רואה חשבון. סיים ב-3 מדדים למעקב חודשי לניהול החוב (DSO, אחוז חוב בפיגור, סכום במחלוקת) עם אופן החישוב שלהם על הנתונים שלי.

בנה תוכנית לצמצום ימי אשראי הלקוחות (DSO) של [שם העסק]. נתונים: מחזור שנתי [סכום], יתרת לקוחות ממוצעת [סכום], תנאי תשלום חוזיים [ימים], ימי אשראי בפועל [ימים]. ארגון הגבייה הנוכחי: [מי גובה, מתי, איך].

חשב תחילה את ה-DSO הנוכחי ואת הפער מול התנאים החוזיים, וכמת כמה שווה כל יום של DSO במזומן ש"תקוע" אצל הלקוחות.

סקור את המנופים לפי סדר המחזור: איכות החיוב (חשבונית מדויקת ומהירה), מקדמות, תנאים שנקבעו במכירה, תזכורת מונעת לפני מועד הפירעון, סדרת גבייה שיטתית, טיפול במחלוקות שמעכבות תשלום, ואמצעי תשלום מוצעים (כמו Bit או כרטיס אשראי). לכל מנוף: מאמץ הטמעה, רווח משוער בימים על הנתונים שלי (הנחות ברורות), וזמן עד להשפעה.

ספק תוכנית ל-3 חודשים: מה עושים, מי עושה, מתי, ויעד DSO מנומק.

עזור לי להגדיר את מדיניות אשראי הלקוחות של [שם העסק], בתחום [פעילות], מחזור [סכום], שחווה [הקשר: חובות אבודים לאחרונה, צמיחה מהירה עם לקוחות חדשים]. פרופיל לקוחות טיפוסי: [פרופיל].

הגדר כללים פשוטים וישימים: בדיקות לפני פתיחת כרטיס (מידע משפטי ופיננסי ציבורי, סימני אזהרה), תנאי ברירת מחדל ללקוח חדש (מקדמה, תקרת אשראי), טבלת תקרת אשראי לפי פרופיל לקוח עם לוגיקת חישוב מנומקת, תנאים לשחרור הדרגתי של האשראי לאחר היסטוריית תשלומים תקינה, וכלל לחסימת הזמנות במקרה של חריגה או פיגור.

פרט מי מחליט על חריגות ואיך הן מתועדות. ציין במונחים כלליים כלים חיצוניים אפשריים (ביטוח אשראי, מידע עסקי, פקטורינג) עם שאלות על עלות שיש לבחון, ללא המלצה על ספק מסוים. פורמט: מדיניות של עמוד אחד + צ'קליסט לפתיחת לקוח.

הכן איתי את תיק הבקשה למימון עבור [שם העסק]: [מטרת המימון, למשל: רכישת ציוד, רכב, שיפוצים, הון חוזר] בסך [סכום] לתקופה של [משך מבוקש]. נתוני מפתח: מחזור [סכום] ([מגמה]), רווח [סכום], יתרת מזומנים [סכום], חובות נוכחיים [החזרים חודשיים].

פרט את המסמכים שהבנק ידרוש (מאזנים, דוחות רווח והפסד עדכניים, תחזית, דפי בנק, הצעות מחיר לנכס הממומן) וסדר הצגת התיק.

בנה את הטיעונים: למה משמש המימון, מה הוא יניב או ימנע, איך הוא יוחזר (כושר החזר מחושב על הנתונים שלי עם הנחות ברורות), וערבויות אפשריות במונחים כלליים. הכן 8 שאלות סבירות של הבנקאי עם תשובה מוצעת לכל אחת ונתונים שיש לדעת בעל פה. סמן נקודות תורפה בתיק שלי ואיך להציג אותן בכנות. יש להציג את התחזית לרואה החשבון לפני השליחה.

חשב והסבר את צורך ההון החוזר (BFR) של [שם העסק], בתחום [פעילות]. נתונים: יתרת לקוחות [סכום], מלאי [סכום], חובות לספקים [סכום], מחזור שנתי [סכום], רכישות שנתיות [סכום]. הקשר: [למשל: צמיחה שיוצרת לחץ תזרימי, עונתיות].

חשב את ההון החוזר בשקלים ובטא כל מרכיב בימים (ימי אשראי לקוחות, ימי מלאי, ימי אשראי ספקים), תוך פירוט כל נוסחה כדי שאוכל לחזור על החישוב מדי רבעון.

פרש את התוצאה: מה המשמעות של הון חוזר זה עבור התזרים שלי, איך הוא ישתנה מכנית אם המחזור יגדל ב-[הנחת צמיחה], ומה זה דורש מבחינת מימון.

סיים במנופים לצמצום לפי מרכיב (לקוחות, מלאי, ספקים), עם השפעה כספית של שיפור ריאלי על הנתונים שלי (למשל: לקוחות שמשלמים 10 ימים מוקדם יותר), הנחות עבודה ברורות, ובאיזה מנוף כדאי להתחיל בהתחשב בהקשר שלי.

התזרים של [שם העסק] לחוץ: יתרה נוכחית [סכום], מסגרת אשראי מאושרת [סכום]. עזור לי לבנות ניהול שבועי ל-13 שבועות. תקבולים צפויים: [רשימה: לקוח, סכום, תאריך סביר, רמת ודאות]. תשלומים קרובים: [משכורות, הפרשות סוציאליות, מע"מ, ספקים, שכירות, החזרי הלוואות עם תאריכים וסכומים].

בנה טבלה שבועית: תקבולים משוקללים לפי ודאות, תשלומים מסווגים לפי קריטיות (קודם משכורות, מסים והתחייבויות בנקאיות, אחר כך ספקים אסטרטגיים, ולבסוף ספקים שניתן לדחות), יתרה חזויה, וסמן כל שבוע שבו היתרה יורדת מתחת ל-[סף].

עבור שבועות קריטיים, הצע פעולות לפי הסדר: האצת תקבולים (גבייה ממוקדת, מקדמות), דחיות תשלום מול ספקים ספציפיים, ואפשרויות לפריסת חובות מול מוסדות במונחים כלליים. סיים בשגרת עדכון שבועית של 20 דקות ו-2 סימנים שמחייבים התייעצות מיידית עם רואה החשבון.

אתה מסייע למנהל להכין החלטה על השקעת עודפי מזומנים, מבלי לתת ייעוץ השקעות: אתה בונה את השאלות והקריטריונים, ההחלטה תתקבל מול הבנק ורואה החשבון.

הקשר: ל-[שם העסק] יש עודף תזרים של [סכום] מעבר לכרית הביטחון. טווח זמן לפני צורך סביר במזומן: [טווח, למשל: 6 חודשים, שנתיים, לא ידוע]. פרויקטים שעשויים לדרוש מזומן זה: [פרויקטים אפשריים].

עזור לי להחליט תחילה: איזה סכום נשאר ככרית ביטחון נזילה (הצע לוגיקת חישוב מבוססת על הוצאות חודשיות של [סכום] ותנודתיות הפעילות), איזה סכום ניתן להשקיע ולאיזה טווח.

הכן רשימת שאלות להשוואה בין פתרונות שהבנק יציע: נזילות הכספים, סיכון להפסד הון, תשואה נטו מעמלות, היבטי מס שיש להבהיר עם רואה החשבון, וקנסות יציאה. פורמט: מזכר של עמוד אחד עם חישוב הכרית, סכומים לפי טווחי זמן, וטבלת השוואה ריקה למילוי בפגישה.

בנה את תקציב [שנה] עבור [שם העסק], מחזור מתוכנן [סכום], [מספר] עובדים, מאורגן לפי [מרכזי עלות או צוותים: רשימה]. נתוני פתיחה: ביצוע אשתקד לפי קטגוריות גדולות [נתונים זמינים], שינויים ידועים: [גיוסים, העלאות שכירות, פרויקטים, פעילויות שנסגרו].

בנה את התקציב לפי מרכז עלות עם הסעיפים הרלוונטיים לכל אחד (שכר ועלות מעביד, כלים, קבלני משנה, נסיעות, שיווק...). לכל סעיף: סכום אשתקד, הנחת שינוי מנוסחת במשפט אחד שניתן לבדיקה, סכום מתוקצב, ואחראי לסעיף.

הפרד בין הוצאות מחויבות (חוזיות, שלא ניתן לצמצם בטווח קצר) לבין הוצאות גמישות, וחשב את החלק של כל אחת. הוסף רזרבה לבלתי צפוי מנומקת במקום להחביא שוליים בכל סעיף.

ספק: טבלת תקציב מאוחדת ולפי מרכזים, רשימה של 10 הנחות היסוד המשמעותיות ביותר לאישור, ולוח זמנים לבקרה (באיזו תדירות, מי מציג מה).

עזור לי לעדכן את תחזית סוף השנה של [שם העסק] נכון לסוף [חודש נוכחי]. תקציב מקורי: מחזור [סכום], הוצאות [סכום], רווח [סכום]. ביצוע בפועל עד כה: מחזור [סכום], הוצאות [סכום]. אירועים שקרו מאז קביעת התקציב: [אירועים: לקוח שנוסף או עזב, גיוס שנדחה, עליית עלויות].

בנה את התחזית (Forecast): עבור המחזור, התבסס על הביצוע בפועל והקרן את שאר השנה שורה אחר שורה (הכנסות קבועות, עסקאות חתומות שטרם חויבו, צנרת מכירות משוקללת לפי הסתברות: [צנרת]). עבור ההוצאות, הפרד בין מה שכבר בוצע או מחויב לבין מה שנותר גמיש, ושקלל את האירועים שפורטו.

הצג את התוצאה כ"גשר": תקציב מקורי, השפעות חיוביות, השפעות שליליות, ותחזית מעודכנת, כאשר כל הפרש מוסבר במשפט. סמן הנחות רעועות שעלולות לשנות את התחזית ביותר מ-[סף]. סיים בהחלטות שיש לקבל כעת אם התחזית נמוכה מהתקציב: רשימת הוצאות גמישות שניתן לבטל במחצית השנייה וסכומן.

נתח את ההפרשים בין התקציב לביצוע בפועל של [שם העסק] עבור [תקופה]. נתונים: [טבלה או רשימה: סעיף תקציבי, סכום מתוקצב, סכום בפועל]. הקשר רלוונטי: [אירועי התקופה].

עבור כל הפרש הגבוה מ-[סף בשקלים או באחוזים], אפיין את מהותו: אפקט כמות (יותר או פחות פעילות מהצפוי), אפקט מחיר או עלות יחידה, אפקט תזמון (הוצאה שנדחתה ולא בוטלה), טעות בתקציב המקורי, או חריגה ריאלית שיש לתקן. אפיון זה קריטי: הפרש תזמון לא דורש אותה פעולה כמו חריגה ריאלית.

הצג: טבלת הפרשים מאופיינת (סעיף, תקציב, בפועל, הפרש, מהות, הסבר קצר), סיכום של 3 החריגות האמיתיות שיש לטפל בהן עם פעולה מתקנת ואחראי, הפרשי תזמון שיש להחזיר לתחזית, וסעיפים שבהם התקציב המקורי לא היה ריאלי ויש לתקן לשנה הבאה. סיים בהשפעת ההפרשים הללו על תחזית סוף השנה.

בנה תחזית מחזור מכירות ל-[תקופה] עבור [שם העסק] תוך התבססות על נתוני השטח, ולא על אחוז צמיחה שרירותי. נתונים: לקוחות קבועים וחוזים קיימים [רשימה עם סכומים ומועדי חידוש], עסקאות חתומות שטרם חויבו [רשימה], צנרת מכירות (Pipeline) [עסקאות, סכומים, שלב, הסתברות], היסטוריית המרה אם ידועה [אחוזים], קיבולת ייצור או אספקה [מגבלה אפשרית].

בנה את השכבות לפי סדר ודאות: מחזור מובטח (קבוע וחתום), חידושים סבירים עם הערכת סיכון לכל לקוח, צנרת מכירות משוקללת לפי הסתברויות שאספק, ורק בסוף שכבת עסקאות חדשות שטרם זוהו המבוססת על היסטוריה.

השווה את הסך הכל לקיבולת הייצור וסמן תקרה אפשרית. הצג: טבלה לפי שכבות וחודשים/רבעונים, רשימת 10 ההנחות הרגישות ביותר, ותרחיש פסימי (חידושים בספק אבדו, צנרת נחלשה). אין להציג מספר ללא הנחת עבודה מתועדת.

בנה את הפרק הפיננסי ל-3 שנים עבור הפרויקט [פרויקט: הקמה, פעילות חדשה, שירות חדש] של [שם העסק או היזם]. הנחות יסוד: [מחיר מכירה, נפח צפוי בשנה הראשונה, עלויות ישירות ליחידה, הוצאות קבועות מתוכננות, השקעה ראשונית, הון עצמי זמין].

בנה לפי הסדר: תוכנית השקעות ומימון ראשונית, דוח רווח והפסד חזוי לכל שנה, תוכנית תזרים מזומנים חודשית לשנה א' (זה מה שמפיל פרויקטים, לא הרווח השנתי), ונקודת איזון (Break-even) בכמות ובמחזור עם החודש המשוער להגעה אליה.

כללים: כל מספר נובע מהנחת עבודה מפורטת וניתנת לשינוי, העלייה בפעילות בשנה א' היא הדרגתית ומנומקת, פערי גבייה ומע"מ נלקחים בחשבון בתזרים. סמן את 3 ההנחות שאם יתבררו כשגויות יכשילו את הפרויקט, והצע לכל אחת בדיקה זולה לפני שמתחייבים. יש לאשר את המכלול מול רואה חשבון.

חשב את נקודת האיזון (Seuil de rentabilité) של [שם העסק או פעילות]. נתונים: הוצאות קבועות שנתיות [סכום ופירוט עיקריות], מחיר מכירה ממוצע [סכום], עלות משתנה ליחידה [סכום] (או אחוז רווח גולמי [אחוז] אם החישוב גלובלי), עונתיות אפשרית במחזור: [חלוקה].

חשב: רווח גולמי ליחידה ובאחוזים, נקודת איזון במחזור ובכמות (מספר מכירות, ימי עבודה או לקוחות לפי הפעילות), והתאריך המשוער בשנה שבו אגיע לאיזון בהתחשב בעונתיות. פרט כל נוסחה כדי שאוכל לעדכן את החישוב בעצמי.

בדוק רגישות: השפעה על נקודת האיזון של העלאת מחיר ב-[הנחה], ירידה בהוצאות קבועות ב-[הנחה], והרעה בעלויות המשתנות ב-[הנחה]. סיים בניתוח כנה: מה נקודת האיזון הזו אומרת על החוסן או השבריריות של המודל שלי, ומהו המנוף הריאלי ביותר להורדתה.

חשב את עלות המכר של [מוצר או שירות] הנמכר על ידי [שם העסק]. נתונים: עלויות ישירות [חומרים, רכש, קבלני משנה ליחידה], זמן עבודה ליחידה [שעות ופרופילים], עלות מעביד של האנשים הרלוונטיים [שכר כולל הכל], הוצאות עקיפות שנתיות [סכום: שכירות, כלים, מנהלה], נפח ייצור או מכירה שנתי [כמות], זמן יצרני ריאלי של הצוותים [אם ידוע, אחרת הצע הנחה זהירה].

חשב תחילה עלות ישירה ליחידה, אחר כך עלות שעת עבודה תוך שקלול זמן לא יצרני (חופשות, שיווק, מנהלה), ואז חלק יחסי בהוצאות עקיפות עם מפתח חלוקה מוצע ומנומק.

הצג את עלות המכר המלאה במבנה מדורג, השווה אותה למחיר המכירה הנוכחי שלי [מחיר] וחשב את הרווח הריאלי. סמן את סעיפי העלות הכי פחות ודאיים ואת ההשפעה של טעות של 10% בכל אחד. סיים ב-2 דרכים קונקרטיות להפחתת העלות מבלי לפגוע באיכות.

עזור לי לקבוע את המחיר עבור [מוצר או שירות] של [שם העסק]. נתונים: עלות מכר מלאה [סכום], מחירים נהוגים בשוק [טווח שזוהה ועל ידי מי], הערך שניתן ללקוח [מה הלקוח מרוויח או חוסך, אם ניתן לכימות], מיצוב מבוקש [בסיסי, סטנדרטי, פרימיום], מגבלת נפח [קיבולת ייצור או מכירה].

שלב בין שלוש גישות: מחיר רצפה הנגזר מהעלויות שלי עם רווח מינימלי מקובל [אחוז], מחיר שוק עם מיצוב מנומק בתוך הטווח, ומחיר לפי ערך כשהוא ניתן להוכחה.

הצע מחיר יעד מנומק ושתי וריאציות למבנה: מחיר אחיד או סדרה של 2-3 רמות מחיר עם התוכן של כל רמה. חשב לכל אפשרות את הרווח ליחידה ואת הנפח הדרוש לעמידה ביעדי [יעד מחזור או רווח]. סיים בטיעון של 3 משפטים להגנה על המחיר מול לקוח שמשווה, ובסף ההנחה שמתחתיו יש לסרב לעסקה.

הכן את הדוח החודשי של [שם העסק] המיועד ל-[נמענים: שותפים, משקיעים, קבוצה]. נתוני החודש: מחזור [סכום] (לעומת תקציב [סכום], לעומת אשתקד [סכום]), רווח/מרווח [סכום או אחוז], הוצאות [סכום], יתרת מזומנים בסוף חודש [סכום], מספר עובדים [מספר]. אירועים מרכזיים: [אירועי החודש, טובים ורעים].

ארגן בעמוד אחד: סיכום ב-3 משפטים (מצב העסק החודש, נקודת התראה, החלטה נדרשת אם יש), טבלת מדדי מפתח עם עמודות תקציב ואשתקד, הסבר לכל הפרש משמעותי בשורה עניינית אחת, תזרים ותחזית ל-3 חודשים, אירועים מרכזיים ויעדים קרובים.

כללים: אין להסתיר או לטשטש הפרשים שליליים, להימנע מאופטימיות יתר בשפה (אסור לכתוב "בדרך הנכונה" ללא הוכחה), לציין נתונים חריגים או חד-פעמיים ככאלה. סיים בשאלה שהדוח הזה אמור לענות עליה עבור השותפים שלי וודא שהוא עונה עליה.

ארגן את הסגירה החודשית של [שם העסק], הנהלת חשבונות מבוצעת על ידי [פנימי, משרד חיצוני, משולב] ב-[כלי]. מטרה: נתונים אמינים זמינים תוך [יעד] ימי עסקים מסוף החודש. כיום: [מצב, למשל: נתונים זמינים ב-20 לחודש, רמת אמינות משתנה].

בנה צ'קליסט סגירה מסודר: חיתוך חשבוניות מכירה של החודש (Cut-off), רישום רכישות של התקופה גם ללא קבלת חשבונית עדיין, התאמות בנקים, קופה אם רלוונטי, דוחות הוצאות, הפרשות חוזרות פשוטות לאישור רואה החשבון, ובקרות סבירות סופיות (רווח החודש לעומת הרגיל, הוצאות לעומת תקציב).

לכל משימה: אחראי, יום יעד (J+1, J+3...), מקור נתונים, והבקרה שמוכיחה שהיא הסתיימה. הפרד בין סגירה חודשית מהירה (הערכות מתועדות מתקבלות) לבין סגירה קפדנית של סוף שנת מס. ספק לוח זמנים לדוגמה לחודש ורשימת 3 פרויקטים לעמידה ב-[יעד זמן] לאורך זמן.

הכן את תיק הסגירה השנתית של [שם העסק], שנת מס המסתיימת ב-[תאריך], הנהלת חשבונות מבוצעת [פנימי, משרד חיצוני, משולב]. המטרה שלי: להגיע לפגישת הסגירה עם תיק מלא כדי לחסוך זמן ולשפר את אמינות המאזן.

הכן רשימת פריטים לאיסוף והסבר, סעיף אחר סעיף: אישורי יתרות בנקים לסוף שנה, ספירת מלאי עם שיטת הערכה, דוח יתרות לקוחות עם חובות מסופקים מזוהים ומתועדים, חשבוניות ספקים שטרם התקבלו, הוצאות מראש, מצב הלוואות, קופה, דוחות הוצאות סגורים, ומחלוקות משפטיות פעילות שיש לדווח עליהן.

לכל סעיף: המסמך הנדרש, מי מכין אותו אצלי, ומלכודת נפוצה שיש להימנע ממנה. הוסף רשימת נושאים לדיווח יזום לרואה החשבון (אירועים חריגים בשנת המס: [אירועים]) במקום לתת לו לגלות אותם לבד. פורמט: צ'קליסט לפי סעיפים עם סטטוס, להתחלה [מספר] שבועות לפני הסגירה.

עזור לי להכין את רישום פקודות היומן לסוף שנה עבור [שם העסק] לסגירת [תאריך]. אני לא רושם את הפקודות בעצמי: אני מכין תיק מסודר לרואה החשבון שלי, שיאשר ויבצע את הרישום.

הנחה אותי קטגוריה אחר קטגוריה: הוצאות לשלם (שירותים וסחורות שהתקבלו לפני הסגירה, חשבונית אחרי: איפה לחפש אותן בפעילות שלי [פעילות], איך לאמוד אותן), הכנסות לקבל (סופק או בוצע ולא חויב), הוצאות מראש (מנויים, ביטוחים, שכירות שגולשת לשנה הבאה), הכנסות מראש אם קיבלתי תשלום מראש, והפרשות לתיעוד (מחלוקות משפטיות: [מחלוקות], חובות מסופקים עם היסטוריית גבייה).

לכל קטגוריה: הגדרה במשפט פשוט, 3 דוגמאות קונקרטיות בהקשר שלי, שיטת האומדן, והמסמך המגבה שיש לצרף. פורמט פלט: טבלה לכל קטגוריה (פריט, סכום משוער, מסמך מגבה, הערה) מוכנה לשליחה למשרד.

אתה מסייע למנהל לבצע בקרה עצמית על דוח המע"מ לפני הגשה. אינך מכין את הדוח ואינך נותן ייעוץ מס: אתה מספק בקרות סבירות, האישור הסופי הוא באחריות רואה החשבון.

הקשר: [שם העסק], דיווח [חודשי/דו-חודשי], דוח לתקופה [תקופה]. נתונים שהוכנו: מע"מ עסקאות [סכום] על מחזור של [סכום], מע"מ תשומות [סכום] על רכישות של [סכום]. אלמנטים מיוחדים בתקופה: [למשל: יבוא, רכישת נכס גדול, זיכויים, עסקאות פטורות].

בצע את הבקרות: סבירות מע"מ עסקאות מול המחזור לפי שיעור המס (חישוב מחדש), סבירות מע"מ תשומות מול נפח הרכישות, השוואה לדוחות מתקופות קודמות והסבר לכל סטייה משמעותית, טיפול באלמנטים המיוחדים שפורטו (לבדיקה מול המשרד במקרה של ספק), והצלבה מול הנהלת החשבונות.

פורמט: צ'קליסט בקרה עם סטטוס תקין/נכשל/לבירור, ורשימת נקודות להצגה לרואה החשבון לפני השליחה.

אתה מסייע למנהל להכין דיון על סיווג המע"מ שלו עם רואה החשבון. אינך ממליץ על סיווג: אתה מבהיר את הקריטריונים ומכין את השאלות, ההחלטה תתקבל עם איש המקצוע.

הקשר: [שם העסק], [פעילות], מחזור שנתי [סכום] ([צפי לשינוי]), לקוחות [עסקים, פרטיים, ייצוא], השקעות מתוכננות [השקעות], מצב נוכחי [סיווג נוכחי או הקמה].

הסבר במונחים פשוטים וכלליים את הלוגיקה: עוסק פטור והתקרות שלו (יש לבדוק עדכונים בחוק), עוסק מורשה ודיווח חודשי/דו-חודשי, ומה כל סיווג משנה בפועל עבורי: תזרים (תשלום מע"מ לעומת החזר על השקעות), נטל אדמיניסטרטיבי, ותדמית מול לקוחות עסקיים.

הכן רשימת שאלות למשרד רואה החשבון, מותאמות לנתונים שלי, והמידע שיש להביא לפגישה. סמן מצבים בהקשר שלי שדורשים תשומת לב מיוחדת ([ייצוא, לקוחות בחו"ל, פעילות מעורבת]). פורמט: מזכר הכנה של עמוד אחד.

אתה מסייע למנהל להכין פגישה עם רואה החשבון בנושא מע"מ על עסקאות בינלאומיות. הישאר כללי: ללא קביעת שיעורי מס או תקרות, נקודות אלו יאושרו על ידי איש המקצוע.

הקשר: [שם העסק] מבצע [סוגי זרמים: מכירת סחורות לפרטיים בחו"ל, שירותים לעסקים בחו"ל, ייבוא, מכירות דרך פלטפורמות כמו אמזון/אטסי]. נפחים משוערים לפי מדינות: [חלוקה]. מצב נוכחי: [למשל: הכל מחויב במע"מ ישראלי, רשום ב-OSS או לא].

עזור לי למפות כל זרם: מהות (מוצר או שירות), לקוח (עסקי או פרטי), מדינה, והשאלה שעולה במונחים כלליים (מקום המיסוי, חובת דיווח מקומית, שימוש ב-One Stop Shop, חובות הצהרה נלוות).

הפק: טבלת זרמים עם השאלה הצמודה לכל אחד, רשימת בדיקות לביצוע (תקינות מספרי עוסק של לקוחות בחו"ל, בדיקת תקרות מכירה מרחוק), ושאלות מסודרות למשרד. אין להסיק מסקנות סופיות: רק תיק הכנה.

נסח את מדיניות החזרי ההוצאות של [שם העסק], [מספר] עובדים, הכוללת [פרופילים רלוונטיים: אנשי מכירות שטח, יועצים, מנהלים]. מצב נוכחי: [למשל: אין כלל כתוב, החזרים ללא סדר, מתחים סביב הוצאות מסוימות]. כלי בשימוש: [כלי או גיליון].

נסח מדיניות של עמוד עד שניים הכוללת: הוצאות ברות-החזר לפי קטגוריה (ארוחות, לינה, נסיעות, החזר קילומטראז' לפי תעריפי החשב הכללי ללא ציון סכום מדויק), תקרות מוצעות עם לוגיקה מנומקת לאישור ההנהלה, מסמכים נדרשים (חשבונית מס על שם העסק במידת האפשר, פירוט אורחים ומטרה בארוחות עסקיות), מועד אחרון להגשה והשלכות איחור, מסלול אישור (מי מאשר למי, כולל הוצאות מנהל), וטיפול במקרים מיוחדים ([מקרים ספציפיים לעסק]).

טון: ברור ולא חשדני, הכללים מגנים על כולם. הוסף תיבה של "5 הטעויות שגורמות לדחיית דוח הוצאות". יש לאשר את הטיפול המיסויי מול רואה החשבון.

הקם מערך בקרה על דוחות ההוצאות של [שם העסק]: [כמות] דוחות בחודש, מדיניות בתוקף: [כללים עיקריים: תקרות, מסמכים, זמנים]. טריגר: [למשל: עלייה בנפח, חשד לכפילויות, פשוט עבודה נכונה].

הצע תוכנית בקרה מידתית: בקרות מערכתיות מהירות על 100% מהדוחות (נוכחות מסמך, עמידה בתקרה, חישוב מתמטי), ובקרות עומק מדגמיות או ממוקדות.

פרט את הסימנים המצדיקים התמקדות: כפילויות אפשריות (אותו סכום, אותו תאריך, שני עובדים או חודשים שונים), הוצאות בדיוק מתחת לתקרה באופן חוזר, מסמכים לא קריאים, הוצאות בסופי שבוע וחופשות, קילומטראז' לא עקבי עם פגישות, חלק חריג של מזומן. לכל סימן: איך לזהות אותו בפועל ב-[כלי או גיליון], ללא האשמות מראש.

תאר את הנוהל במקרה של חריגה: בקשת הסבר ניטרלית, תיקון, והסלמה במקרה של חזרה. פורמט: צ'קליסט בקרה חודשי + טבלת מעקב חריגות (דוח, סימן, הסבר, תוצאה).

ארגן את מסלול הרכש ואישור חשבוניות הספקים של [שם העסק], [מספר] עובדים, [כמות] חשבוניות ספקים בחודש. בעיות נוכחיות: [למשל: חשבוניות שמגיעות ללא הזמנה ידועה, תשלומי כפל שנמנעו ברגע האחרון, פיגורים בגלל חוסר במסלול ברור].

תאר את המסלול הרצוי: בקשת רכש ואישור לפני התחייבות מעל [סף] (מי מוסמך להתחייב, עד איזה סכום), אישור קבלת סחורה או שירות על ידי המזמין, התאמה בין חשבונית-הזמנה-קבלה לפני העברה לתשלום, לוח זמנים לתשלום (עמידה במועדים, לא מוקדם מדי ולא מאוחר מדי), ותיוק.

לכל שלב: אחראי, זמן יעד, והבקרה שחוסמת מקרים חריגים: חשבונית ללא הזמנה, הפרש סכום מעל [סובלנות], ספק לא מוכר, שינוי פרטי בנק (אימות שיטתי בערוץ נפרד למניעת הונאה). התאם את המסלול לגודל שלי: פשוט ל-[מספר] עובדים, ללא בירוקרטיה מיותרת. פורמט: תרשים שלבים + טבלת ספי אישור + רשימת 5 בקרות נגד הונאה.

הכן את המשא ומתן על תנאי התשלום של [שם העסק] מול ספקיו. הקשר: [סיבה: הון חוזר לחוץ, צמיחה, בחינה שנתית]. ספקים מרכזיים: [רשימה: ספק, נפח רכישה שנתי, תנאים נוכחיים, ותק הקשר, תלות הדדית].

עבור כל ספק, העריך את עמדת הכוח שלי: משקל הרכישות שלי אצלו, חלופות קיימות, איכות היסטוריית התשלומים שלי (לקוח שמשלם בזמן מנהל מו"מ טוב יותר), ומה אני יכול להציע בתמורה (התחייבות לנפח, בלעדיות חלקית, הבטחה לתשלום ללא פיגור).

הכן עבור 3 המשאים ומתנים העיקריים: המטרה (יעד ימי אשראי, הנחת מזומן אם התזרים מאפשר, מחירים), תרחיש הפתיחה, ויתורים אפשריים לפי הסדר, נקודת שבירה, וניסוח הבקשה תוך עמידה במגבלות החוק (חוק מוסר תשלומים). 

פורמט: דף הכנה למו"מ לכל ספק, חצי עמוד לכל אחד.

ארגן סקירה מלאה של ההוצאות הקבועות של [שם העסק], בסך [סכום] לשנה. להלן הרשימה: [שורות: מהות, ספק, סכום שנתי, תאריך חידוש חוזה אם ידוע]. מטרה: [למשל: הפחתה של X% מבלי לפגוע בכושר הייצור].

לכל שורה, החל את המודל: למה היא משמשת בפועל, מה יקרה אם נבטל אותה, מתי החוזה מתחדש (פספוס חלון ביטול עולה שנה שלמה), האם המחיר עדיין תחרותי בשוק, והאם קיימת חלופה זולה יותר באיכות מספקת.

סווג ל-4 החלטות: לשמור כפי שזה, לנהל מו"מ (עם הטיעון והמועד לביצוע), לצמצם (רמת שירות או נפח לא מתאימים), לבטל (עם תאריך הודעה מראש). כמת את החיסכון השנתי לכל החלטה ואת הסך הכל, תוך ציון חסכונות עם השפעה דחויה.

פורמט: טבלת סקירה + לוח זמנים לחלונות מו"מ שאסור לפספס ב-12 החודשים הקרובים + 3 הפעולות לביצוע השבוע.

בצע ביקורת על המנויים והעלויות החוזרות של [שם העסק], [מספר] עובדים. מקורות זמינים: [דפי בנק, חשבוניות, רשימת כלים מוכרים]. להלן מה שזוהה: [רשימה: כלי או שירות, עלות, תדירות, מספר רישיונות, מי משתמש].

בנה מלאי מלא ועזור לי לאתר את מה שחסר: חיובים חוזרים לא מזוהים בבנק, מנויים של עובדים שעזבו, כלים ששתי מחלקות משלמות עליהם בנפרד, חידושים שנתיים שנשכחו.

לכל שורה, אפיין: שימוש ריאלי (על ידי מי, באיזו תדירות), כפילות פונקציונלית עם כלי אחר, רישיונות בתשלום לעומת פעילים, והתאמת מסלול המחיר לצורך. סווג ל: לשמור, לצמצם רישיונות, לשנות מסלול, למזג עם כלי אחר, לבטל.

כמת את החיסכון השנתי ופרט את נוהל הביטול (הודעה מראש, ייצוא נתונים לפני סגירה, עדכון משתמשים). סיים בכלל ניהולי למניעת הישנות התופעה: מי מוסמך לרכוש מנוי ואיפה הוא מדווח.

נתח את הרווחיות לפי לקוח של [שם העסק]. נתונים: [רשימת לקוחות מרכזיים עם מחזור שנתי לכל אחד], עלויות ישירות משויכות [לפי לקוח אם ידוע, אחרת נתונים להערכה], ועלויות נסתרות שאני חושד בהן: זמן ניהול וסבבי תיקונים [לקוחות "זוללי זמן" מזוהים], תנאי תשלום בפועל [פיגורים לפי לקוח], הנחות שניתנו, ובקשות מחוץ לטווח שלא חויבו.

חשב לכל לקוח את הרווח הריאלי: מחזור נטו מהנחות, פחות עלויות ישירות, פחות הערכת זמן ניהול (הצע שיטה פשוטה עם תעריף שעתי של [תעריף]), פחות עלות הפיגור בתשלום.

סווג את הלקוחות ל-4 קבוצות: רווחיים לפיתוח, רווחיים לשימור, רווחיות נמוכה לתימחור מחדש, ולקוחות שפוגעים בערך העסק. עבור שתי הקבוצות האחרונות: פעולה קונקרטית לכל לקוח (העלאת מחיר מכומתת, חיוב על חריגות, הגדרת גבולות מחדש, או פרידה כמוצא אחרון) ונסח תסריט לשיחה. סמן נתונים חסרים שמחלישים את הדירוג.

עזור לי להחליט עבור [שם העסק]: האם כדאי לבצע בתוך העסק או להוציא למיקור חוץ את [פונקציה או משימה, למשל: הנהלת חשבונות שוטפת, ייצור X, שירות לקוחות]? נפח פעילות: [נפח]. אפשרויות: גיוס עובד או זמן פנימי [עלות משוערת], ספק חיצוני [הצעת מחיר או טווח ידוע].

השווה עלויות מלאות, לא רק עלויות גלויות. צד פנימי: שכר ועלות מעביד, ציוד, הכשרה, ניהול, עלות החלפה בחופשות, עקומת למידה. צד מיקור חוץ: מחיר הספק, זמן ניהול פנימי של הספק (שלא נעלם לעולם), עלויות מעבר, ותלות.

הוסף קריטריונים לא כספיים עם משקל ברור: קריטיות הפונקציה, סודיות, זמינות נדרשת, יכולת חזרה מההחלטה בשני הכיוונים, וסיכון לאובדן ידע.

הצג: טבלת השוואה בעלות שנתית מלאה עם הנחות עבודה, נקודת שוויון בנפח (מאיזה נפח ביצוע פנימי הופך זול יותר), המלצה מנומקת, ותנאים שידרשו בחינה מחדש של ההחלטה בעוד שנה.

הערך את ההשקעה הבאה עבור [שם העסק]: [השקעה, למשל: מכונה, תוכנה, שיפוץ, רכב] בעלות של [סכום] (בתוספת עלויות נלוות: התקנה, הכשרה, תחזוקה). רווחים צפויים: [רווחים מיוחלים: חיסכון בזמן, קיבולת נוספת, עלויות שנחסכו], אורך חיים משוער: [שנים].

בנה את החישוב: עלות רכישה ובעלות מלאה לאורך אורך החיים, רווחים שנתיים מכומתים על בסיס הנתונים שלי ([תעריפים שעתיים, נפחים]) עם כל הנחת עבודה מפורטת וזהירה, זמן החזר השקעה פשוט, והשוואה לתרחיש של "לא לעשות כלום" שגם לו יש עלות ([תקלות, זמן אבוד, תקרה בקיבולת]).

כללים: אין לכלול רווחים "אסטרטגיים" לא מכומתים בחישוב (רשום אותם בנפרד), הנחות עבודה זהירות במכוון, ובדיקת רגישות למקרה שהרווחים יהיו נמוכים ב-30% מהצפוי. סיים ב: ההחלטה שהמספרים מציעים, אפשרויות מימון לבחינה מול הבנק ורואה החשבון במונחים כלליים, והמדד למעקב לאחר הרכישה לווידוא התממשות הרווחים.

עזור לי לעשות סדר במעקב אחר הרכוש הקבוע של [שם העסק]. הקשר: [מצב, למשל: טבלה שמעולם לא נוהלה, פערים בין רישומי רואה החשבון למציאות, ציוד שנזרק ועדיין מופיע בספרים]. סוגי נכסים: [ציוד מחשוב, מכונות, רכבים, שיפוצים במושכר].

בנה את יומן המעקב: לכל נכס, המידע שיש לתעד (תיאור מדויק, תאריך וערך רכישה, מספר חשבונית, מיקום, משתמש, מצב). שיעורי הפחת נשארים באחריות רואה החשבון: התפקיד שלי הוא לספק לו בסיס נתונים מדויק.

ארגן ספירה פיזית לסידור הנתונים: איך לבצע אותה לפי אזורים, להשוות מול דוח הרכוש הקבוע מהנהלת החשבונות, ולתעד פערים (נכסים לגריעה, נכסים קיימים שלא נרשמו, נכסים שלא נמצאו).

פורמט: מודל יומן בטבלה, נוהל ספירה, נוהל כניסה ויציאה של נכס (מי מדווח, עם איזה מסמך), ושגרת התאמה שנתית מול רואה החשבון לפני הסגירה.

אתה מסייע למנהל למסגר את החשיפה שלו לסיכוני מטבע חוץ, במונחים כלליים: החלטות על גידור יתקבלו מול הבנק ורואה החשבון.

הקשר: [שם העסק] מחייב ב-[סכומים ומטבעות בצד המכירות] ומשלם ב-[סכומים ומטבעות בצד הרכישות], עם פערי זמן בין התחייבות לתשלום של [זמן]. מצב: [למשל: אין ניהול סיכונים, המרה לפי שער מזדמן, שחיקת רווחיות כשהשער משתנה].

עזור לי תחילה למדוד את החשיפה נטו לכל מטבע: תזרים נכנס פחות יוצא, לאיזה טווח זמן, ומה משמעות של שינוי של [הנחת שינוי] בשער על הרווח השנתי שלי, מחושב על הנתונים שלי.

הצג את הגישות העיקריות במונחים פשוטים: אי-עשייה מודעת, חיוב במטבע המקומי (והעברת הסיכון ללקוח), קיזוז טבעי בין רכישות למכירות באותו מטבע, ואפשרויות גידור בנקאיות לבחינה מול הבנק (שאלות על עלות, התחייבות ופשטות). 

פורמט: טבלת חשיפה לפי מטבע, השפעה כספית של תרחיש שינוי, ורשימת שאלות לפגישה בבנק. ללא המלצות ספקולטיביות.

עצב את הניהול הפיננסי של [שם החנות], המוכרת [מוצרים] דרך [ערוצים: אתר עצמאי, מרקטפלייסים], [כמות] הזמנות בחודש, סל ממוצע [סכום]. כלים: [כלי מכירה, תשלום, הנהלת חשבונות]. אתגר מרכזי: [אתגר, למשל: לדעת אם הצמיחה בפרסום רווחית, ניהול המלאי].

הגדר את המדדים החשובים למודל זה: רווח לאחר עלויות משתנות לכל הזמנה (מחיר פחות עלות מוצר, משלוח, אריזה, עמלות סליקה ומרקטפלייס, עלות פרסום להזמנה), אחוז החזרות ועלותן המלאה, ערך לקוח לאורך זמן (LTV) אם הנתונים מאפשרים, קצב סיבוב מלאי, תזרים "תקוע" במלאי, וחלקו של כל ערוץ ברווח (לא רק במחזור).

לכל מדד: נוסחה מדויקת, מקור נתונים בכלים שלי, תדירות, וסף התראה מנומק. סמן מלכודות נפוצות: מחזור שמסתיר רווח שלילי לאחר פרסום, מבצעים ששוחקים את הרווח, ומלאי מנופח שמייצר רווחיות מדומה. פורמט: לוח בקרה של עמוד אחד + שגרת קריאה שבועית.

עצב את הניהול הפיננסי של [סוכנות או חברת שירותים], [מספר] עובדים מתוכם [מספר] יצרניים, מחזור [סכום], המוכרת [שירותים: ריטיינר, פרויקטים, בנק שעות]. אתגר מרכזי: [אתגר, למשל: שחיקת רווחיות, תלות בלקוח אחד, חוסר נראות ל-3 חודשים קדימה].

הגדר את המדדים הספציפיים למודל זה: שיעור ניצולת (זמן שחויב מתוך זמן זמין, עם הגדרה כנה לזמן זמין), תעריף יומי ממוצע (TJM) שחויב בפועל לעומת המחירון (הפער נובע מהנחות וחריגות זמן לא מחויבות), רווחיות לפי פרויקט או לקוח, אחוז מחזור חוזר, צבר הזמנות בחודשי עבודה, חובות לקוחות ופיגורים, ותלות בלקוח הגדול ביותר באחוזים מהמחזור.

לכל מדד: נוסחה, מקור ([כלים: דיווח שעות, חיוב, הנהלת חשבונות]), תדירות, וסף התראה מותאם לנתונים שלי. הסבר את 3 הדרכים השקטות שבהן המודל הזה נשחק: שירות יתר בפרויקטים פיקס, זמן לא מחויב של בכירים, וחוסר היערכות לתקופות יובש. פורמט: לוח בקרה חודשי + 3 שאלות למחשבה מדי חודש.

הבנק שלי מבקש דוח מצב (מאזן בוחן/סקירה) של [שם העסק] ליום [תאריך] במסגרת [סיבה: בקשת מימון, סקירה שנתית, חידוש מסגרות]. הכן איתי את התיק. דוח המצב עצמו יופק או יאושר על ידי רואה החשבון שלי: התפקיד שלי הוא להכין את הנתונים וההסברים.

פרט מה עלי לאסוף ולוודא לפני הפנייה למשרד: חיוב לקוחות מעודכן לתאריך הדוח, חשבוניות ספקים של התקופה, מצב מלאי, התאמות בנקים מבוצעות, וניקוי יתרות לקוחות ממחלוקות ידועות.

הכן את הסבר הניהול שילווה את הנתונים: פעילות התקופה לעומת אשתקד עם הסברים ([אירועי התקופה]), רווחיות וציון אלמנטים חד-פעמיים, תזרים ועונתיות (אם הדוח נופל על שפל עונתי, יש לציין זאת בגיבוי נתונים), ותחזית קונקרטית ([צבר הזמנות, חתימות אחרונות]).

פורמט: צ'קליסט הכנה + מבנה להסבר של עמוד אחד, טון ענייני, ללא ייפוי המציאות: הבנקאי משווה זאת לדפי הבנק שכבר ברשותו.

נסח את המזכר הפיננסי החודשי של [שם העסק] לישיבת ההנהלה של [תאריך]. קהל יעד: [משתתפים, כולל כאלו שאינם מרקע פיננסי]. נתוני החודש: [מחזור, רווח, הוצאות, תזרים, לעומת תקציב ואשתקד]. אירועים: [נקודות ציון]. החלטות נדרשות: [החלטות מצופות, למשל: אישור גיוס, הקפאת הוצאה, טיפול בלקוח אסטרטגי].

ארגן במקסימום עמוד אחד: המסר המרכזי ב-2 משפטים בראש הדף (מה החודש מלמד על הכיוון הכללי), 3 מדדי מפתח עם השוואה והסבר קצר לכל אחד, נקודת ההתראה המרכזית עם השפעה כספית אם לא יבוצע שינוי, והחלטות נדרשות המנוסחות כך שניתן להכריע בהן (אופציה א', אופציה ב', המלצה מנומקת).

כללי כתיבה: שפה נגישה ללא מונחים מקצועיים מורכבים (כל מונח טכני יוסבר בסוגריים בפעם הראשונה), ללא טבלאות של יותר מ-5 שורות, ללא נתון ללא השוואה, וללא קביעת עובדה ללא הצגת השלכה או פעולה. המזכר חייב להיות קריא ב-3 דקות.

בצע אבחון של הפרדת סמכויות ב-[שם העסק], [מספר] עובדים. ארגון הפונקציות הרגישות כיום: [מי עושה מה: רישום חשבונאי, אישור תשלומים, גישה לחשבון הבנק, הקמת ספקים, ניהול שכר, הפקדת צ'קים/מזומן, דוחות הוצאות].

זהה כפילויות מסוכנות במבנה שלי: אותו אדם שמקים ספק ומאשר את התשלום אליו, אדם שרושם את התנועות ומבצע התאמת בנק, ניהול שכר ללא בקרה של דרג שני, או גישה לבנק ללא אישור כפול מעל סף מסוים.

בעסק קטן קשה להפריד הכל: הצע לכל סיכון בקרה מפצה ריאלית, למשל אישור כפול בבנק מעל [סף], סקירה חודשית של המנהל על רשימה מוגדרת (ספקים חדשים ושינויי פרטי בנק, העברות החודש, זיכויים שהוצאו), אימות שינוי פרטי בנק בערוץ נפרד, ומבט נוסף על דוחות השכר.

פורמט: טבלת סיכון, מצב נוכחי, בקרה מוצעת, מי מבצע ובאיזו תדירות. טון ענייני: בקרות אלו מגנות גם על העובדים הישרים מכל חשד.

ארגן את הסדר והתיוק של מסמכי הנהלת החשבונות של [שם העסק]. מצב נוכחי: [למשל: חשבוניות מפוזרות בין מיילים, מגירות ודרייב, זמן אבוד בכל פנייה של רואה החשבון, מסמכים שלא נמצאים]. נפחים: [כמות מסמכים בחודש], כלים: [כלים: תוכנת הנהלת חשבונות, דרייב, מייל ייעודי].

הצע תוכנית תיוק פשוטה וישימה: מבנה תיקיות לפי שנת מס ואז לפי מהות (מכירות, רכישות, בנק, שכר, מסים, משפטי, דוחות הוצאות), מוסכמת שיום קבצים קבועה (תאריך, שם ספק/לקוח, סכום), ערוץ כניסה יחיד למסמכים (כתובת מייל או תיקייה שבה הכל מתרכז, כולל חשבוניות שמתקבלות אצל קולגות), ושגרת תיוק שבועית של [זמן].

פרט את כללי השמירה במונחים כלליים (מסמכי חשבונאות ומס נשמרים מספר שנים, יש לוודא משך מדויק מול רואה החשבון) ואת עקרון הסריקה המוכרת לצרכי מס שיש להבהיר מולו.

פורמט: מבנה תיקיות לדוגמה, מוסכמת שיום עם 5 דוגמאות, צ'קליסט לשגרה שבועית, ונוהל לסגירת הפיגור הקיים ב-[מספר] סבבים.

הכן חומר הסברה להנגשת דוח רווח והפסד של [שם העסק] עבור [קהל יעד: מנהלים, ראשי צוותים, כלל הצוות] לרגל [אירוע: ישיבה שנתית, קליטת עובד, עדכון חודשי]. נתונים ריאליים או מעוגלים לשימוש: מחזור [סכום], רכישות והוצאות חיצוניות [סכום], עלויות שכר [סכום], הוצאות אחרות [סכום], רווח [סכום]. מטרה: [למשל: שכל אחד יבין לאן הכסף הולך ועל מה הוא יכול להשפיע].

בנה הסבר במבנה של "מפל" פשוט: מתוך 100 שקלים שנכנסו, כמה הולכים לרכש, כמה לשכר, כמה להוצאות קבועות וכמה נשארים. תרגם כל מושג לשפה יומיומית עם אנלוגיה קונקרטית, ללא ז'רגון (הסבר את ההבדל בין רווח לתזרים מזומנים עם דוגמה מוחשית מהפעילות שלי).

קשר כל סעיף גדול להחלטות היומיומיות של המשתתפים: מה המשמעות של הנחה שניתנה, שעה שלא חויבה או בזבוז משאבים ברמה השנתית, מחושב על הנתונים שלי.

פורמט: מבנה מצגת של מקסימום 8 שקפים, תרשים המפל המספרי, 3 שאלות טריוויה לבדיקת הבנה, ושאלות מאתגרות צפויות מהקהל עם תשובות כנות.